împuternicire pt semnare conventie?

Ca urmare a ocuparii unui teren domeniul public dat in concesiunea unui srl, s-a constatat de catre un reprezentant al societatii faptul ca o firma x are amplasata o terasa (umbrele etc.) in fata unui spatiu comercial fara a avea conventie incheiata, sesizare facuta in scris conducerii societatii concesionare, prin care s/a aratat si suprafata ocupata.
Dupa o somatie prealabila societatate x printr-un imputernicit s-a prezentat in vederea incheierii conventiei, cu stampila firmei si cu o delegatie neautentificata care s-a luat de buna, nici contractele firmei concesionara a terenului nefiind autentificate-regula simetriei formelor.
Nu stiu daca imputernicirea a fost facuta de catre administratorul societatii care inteleg ca nu este in tara, iar in situatia unui eventual litigiu pt debite de ex sa nu se ridice problema incheierii conventiei cu o persoana care are o imputernicire neemisa de catre administrator.
Pe de alta parte avand adresa scrisa a repreyentantului cu privire la suprafata ocupata, iar in baza hotarilor AGA cu privire la taxe se poate calcula cu exactitate pretul pt suprafata ocupata, consider ca nu ar fi fost ilegal sa-l fi taxat chiar si fara incheierea unei conventii.
Ce parere aveti din punct de vedere juridic, firma concesionara are acoperire in aceasta speta?
Multumesc