Cum se face un NIR corect ?

Sunt nou in domeniu ca gestionar si de curand m-am confruntat cu o mica problema pe care as dori s-o lamuresc pentru a nu mai avea semne de intrebare pe viitor. Serviciul aprovizionare a facut o achizitie pentru 500 bucati din materialul x , dar furnizorul a trimis piesele intr-o cutie. Avizul de insotire a venit pe 1buc, dar serviciul contabilitate mi-a spus sa fac receptia pe 500 buc pentru a avea posibilitatea sa le scad din gestiune odata cu consumul acestora. Este corect ? Daca nu, ce este de facut ? Daca da , cum se face NIR-ul corect ? N-ar fi fost mai bine daca s-ar fi solicitat emiterea unui nou aviz de la furnizor cu 500 buc ? Multumesc !