Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 privind Arhivelor Naționale
art. 7
Creatorii și deținătorii de documente
sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.
"Inregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieşire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete. Când creatorul de documente primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă În această situaţie, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente: numărul de înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat, compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului. Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate. În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde."
[ link extern ] /