Te adaptezi sau dispari: Cum dezvolți un management modern și eficient

Scris de Marian RujoiuTrainer Extreme Training
www.traininguri.ro
www.marian-rujoiu.ro

Tehnicile de management se actualizeaza permanent. Fiecare companie este in cautare de instrumente care nu trebuie doar sa fie moderne ci si sa raspunda nevoilor actuale. Atunci cand te hotarasti sa implementezi o idee in companie, fie ca esti manager sau sef de echipa, vrei rezultate, vrei marirea eficientei.

Am intalnit companii care s-au plans ca au incercat fel si fel de softuri pentru cresterea eficientei sau pentru imbunatatirea comunicarii. Principalul impediment constatat este ca se alege o solutie astazi, insa maine ea nu mai corespunde cerintelor. Disney, o companie renumita pentru inovatie a gasit rapid o solutie. Aceasta nu a fost un soft performant si nici super indicatori de masurare sau formule complicate. Solutia este mai aproape decat credem si aceasta se numeste blog intern al companiei.

Da, ati inteles bine, prin crearea unui blog intern poti creste eficienta unei companii si poti imbunatatii comunicarea intre membrii echipei.

S-a constatat ca folosirea unor softuri comporta trei dezavantaje majore:
1. nevoile companiei sunt in schimbare permanenta (lipsa de dinamica)
2. sunt plictisitoare, nu permit discutie sau un flux al ideilor
3. stopeaza creativitatea si nu fructifica potentialul fiecarui membru al echipei
La fel, folosirea emailului pentru cresterea performantei comporta o serie de dezavantaje cum ar fi:
- este greu de gasit exact emailul care te intereseaza
- firul discutiei in cadrul unei echipe este greu de urmarit
- sunt greu de gasit unele tipizate sau documente (ultima varianta)
- feedbackul este primit (in cel mai bun caz) doar de cel care a trimis emailul
- emailul nu este un istrument care asigura memoria organizatiei (cand angajatul pleaca, este inlocuit sau este in concediu), cu greu poate continua cineva munca
- se primesc multe emailuri nedorite astfel ca, sortarea si separarea lor de cele importante ale companiei devine groaie

Lista dezavantajelor poate continua atat in cazul emailurilor cat si in cazul softurilor. Atentie, vreau sa precizez ca atat emailul cat si softurile iti pot asigura anumite avantaje, astfel ca ele trebuie pastrate. Blogul intern raspune avantajelor astfel ca emailurile vor fi doar reduse si nicidecum eliminate.

Un blog intern, protejat cu parola va fi accesat doar de angajati si de manager. In acest fel oricine va putea fi la curent cu orice idee din companie si poate avea acces instant la orice resursa sau document postat. Folosirea unui blog intern duce la o imbunatatire a managementului pe doua paliere (comunicare si administrare).

La nivel de comunicare, blogul intern poate fi folosit in urmatoarele moduri:
- managerul pune in discutie o idee, primeste feedback, care poate fi vazut de toti ceilalti. Intotdeauna de la o idee, iti vine alta si asa mai departe, astfel incat feedbackul devine mult mai consistent
- prin postarea unei informatii, toti angajatii sunt informati in timp record, iar atunci cand este vorba de o problema cineva poate veni cu o solutie rapid si are ocazia sa primeasca feedback la fel de rapid
- printr-un blog intern se asigura paternitatea ideilor. Dispare astfel discutia atat de intalnita privind paternitatea unei idei
- prin intermediul blogului intern pot fi puse la dispozitia angajatilor fie de catre angajator, fie de catre angajati, diferite informatii de ordin personal (discounturi, oferte speciale, locuri in care au mers, etc)
- blogul intern ofera fiecarui angajat ocazia de a-si expune o idee (nu toti angajatii cu idei bune vor lua cuvantul in sedinte si-si vor spune parerea). Ideea poate fi astfel scrisa, analizata si vazuta de toti, incepand de la manager pana la colegul de birou
- un blog intern poate asigura o dinamica a echipelor, o consolidare a acestora si o valorificare mai mare a potentialului fiecarui individ, crescand in acest fel apartenenta lor la valorile companiei.


La nivel administrativ blogul intern ofera instrumente prin care poate fi imbunatatit managementul:
- organizarea fisierelor si indexarea lor rapida
- oricine, in orice moment (in functie de eventualele restrictii necesare) va avea acces la documentul potrivit
- gasirea rapida a unor solutii
- semnalarea unor probleme foarte rapid
- ideile pot fi imbunatatite si discutate, de la egal la egal
- orice angajat nou, poate avea acces la memoria organizatiei
- se pot aduce oricand informari privind stadiul sau progresul intr-un anumit moment (intr-un soft veti pune doar o cifra corespondenta si nu este suficient)
- regulamente interne, tipizate, etc, toate pot fi arhivate si accesate rapid
- dispare problema ”ultimei variante” a unui document
- se pot trasa sarcini foarte rapid si se poate oferi feedback

Listele pot continua, blogul intern fiind un instrument performant. Blogul asa cum este el gandit este flexibil, in orce moment ii poti adauga diferite optiuni sau un nou design. El poate raspunde oricarei provocari, tocmai pentru ca nu este standardizat. Flexibilitatea este cuvantul cheie care defineste blogul intern. Va recomand Jeremy Wright – Blog marketing pentru a afla mai multe despre puterea blogului intern si a blogului corporate.

S-ar putea obiecta ca in acest fel angajatii pot oferi oricui din afara acces la acest blog prin transmiterea unui user si a unei parole. Și aici departamentul IT poate avea solutii, insa aceasta problema oricum exista in cazul emailului sau prin folosirea unui stick. Blogul intern nu este o solutie pentru cresterea sigurantei datelor ci pentru inovatie, performanta si comunicare.

Blogul intern reprezinta un plus, un instrument la care poate apela orice companie indiferent de numarul angajatilor. In concluzie, repet cateva motive pricipale pentru care ai putea apela la aceasta solutie:
1. este rapida
2. presupune costuri foarte reduse
3. ofera flexibilitate maxima
4. motiveaza non-financiar angajatii
5. creste performanta
6. consolideaza echipele
7. eficientizeaza din punct de vedere adminsitrativ
8. valorifica potentialul fiecarui membru al echipei
9. asigura o comunicare autentica intre angajati –angajtori si intre angajati-angajati
10. poate fi accesat de angajati din orice loc unde exista internet si poate fi actualizat permanent.

Iti doresc mult success in implementarea acestei solutii! Poti oricand sa-mi oferi feedbackul printr-un comentariu sau printr-un email la adresa rujoiu@traininguri.ro. De asemenea, putem oricand sa dezvoltam un dialog placut pe blogul meu personal www.marian-rujoiu.ro
Aminteste-ti ca in general ai doar doua variante: te adaptezi sau dispari, pana la urma este o alegere pe care trebuie sa o faci! Lipsa alegerii, reprezinta de fapt tot o alegere!

Iti doresc forta si vointa de a reusi!