Cum realizezi la timp si corect documentele de resurse umane?

Articol scris de Manuela Trusca, Trainer Extreme Training (www.traininguri.ro)

Acest instrument te ajuta sa-ti organizezi, optimizezi si eficientizezi timpul si activitatile de zi cu zi in resurse umane astfel incat sa nu ai de-a face cu situatii ca acestea:

"Am uitat sa fac decizia!"
"Am uitat sa trec si in Revisal incetarea contractului"
"Am gresit numarul de zile de concediu de odihna. Ce ma fac???"
"Cat este amenda???"

Acestea sunt situatii care, desi prezente in multe departamente de HR, pot fi depasite foarte usor. Mai mult decat atat, le poti evita inainte de a te lovi de astfel de probleme si greseli umane. Pentru asta, iti propun o solutie eficienta si usor de aplicat pentru resurse umane. Mai jos sunt 20 de activitati de resurse umane importante care stau la baza a tot ceea ce faci.

1. In cazul vacantarii unor posturi in firma si ocuparii acestora, activitate prevazuta in Legea nr. 76/2002, trebuie sa elaborati un document standard conform legislatiei in vigoare. De asemenea, trebuie sa anunti AJOFM-ul, AMOFM-ul in maxim 5 zile de la vacantarea unui post. In 2 zile dupa ocuparea acestui post, trebuie sa anunti agentia respectiva pe raza careia se afla sediul firmei. Aceasta activitate nu se inregistreaza in Revisal.

2. Atunci cand este vorba despre obligatia de informare a viitorului angajat, stipulata la art 17. (2) din Codul muncii, este necesar sa-l informezi pe acesta in scris sau verbal. Legea nu prevede obligativitatea realizarii informarii in scris, dar noi recomandam acest lucru. Aceasta activitate trebuie realizata dupa luarea decizie de angajare si inainte de semnarea contractului individual de munca (CIM). De asemenea, nici in acest caz nu trebuie sa raportati in Revisal.

3. In ceea ce priveste efectuarea controlului medical la angajare si periodic al salariatilor, prevazut la art. 27 (1) – (5) si art. 28 din Codul Muncii, trebuie eliberat de catre medicul de medicina muncii un certificat pe care sa scrie "apt de munca", la angajare sau periodic. Controlul medical la angajare se efectueaza inainte de inceperea activitatii, in timp ce controlul periodic se face in functie de domeniul de activitate, termenele fiind stabilite prin lege. Aceasta activitate nu trebuie trecuta in Revisal.

4. Printre activitatile de resurse umane se numara si redactarea de referinte pentru fosti angajati sau solicitarea de referinte inainte sau dupa angajarea candidatilor pentru un post liber in companie. Acestea se acorda sau se solicita printr-un document scris sau printr-o convorbire telefonica. Prevederile legate de referinte sunt cuprinse in art. 29 (4) din Codul Muncii. Pentru aceasta activitate nu trebuie sa operezi inregistrari in Revisal.

5. Activitatea de angajare, mentionata la art. 10-16, 20-26, 192-200, 108-110 din Codul muncii si HG nr. 500/2011 privind Revisal, trebuie realizata prin intocmirea unui contract individual de munca, a unui contract individual de munca la domiciliu, a fisei postului si atunci cand este cazul a clauzei de confidentialitate, a clauzei de neconcurenta, a clauzei de  mobilitate si a clauzei de formare profesionala.

Contractul de munca se poate semna inainte de inceperea activitatii cu luni sau zile, dar cel tarziu cu o zi lucratoare inainte de inceperea respectivei activitati. In schimb, clauzele pot fi introduse in contract si dupa semnarea acestuia, in functie de necesitate.

Atentie! Contractul de munca individual se introduce in Revisal cel tarziu cu o zi lucratoare inainte de inceperea activitatii de catre anagajat.

6. Declararea functiei de baza in vederea calcularii impozitelor pentru salariat, precum si declararea persoanelor in intretinere, a casei de sanatate, a contului bancar, stipulate in Codul fiscal, se realizeaza printr-un document scris standardizat. De asemenea, declararea se face inainte de semnarea contractului individual de munca si nu se raporteaza in Revisal.

7. Atunci cand trebuie sa aduci la cunostinta angajatilor regulile din organizatie, activitate prevazuta la art. 241-246 din Codul muncii, poti face acest lucru in baza regulamentului intern al firmei, inainte de inceperea activitatii. Astfel, angajatul va fi informat asupra continutului Regulamentului Intern si va semna un document ca a luat la cunostinta asupra acestuia. Nu trebuie sa raportezi acest lucru in Revisal.

8. Daca intentionezi sa angajazezi o persoana, iar compania are peste 21 de angajati, situatie prevazuta in Codul muncii la art. 229-230, atunci trebuie sa intocmesti un contract colectiv de munca. Noul angajat trebuie sa ia la cunostinta continutul CCM inainte de inceperea activitatii. In acest caz nu trebui sa operezi inregistrari in Revisal.

9. In situatia in care trebuie adaugate anexe SSM (n.r. securitatea si sanatatea in munca), SU (n.r. situatii de urgenta), prevazute in Legea nr. 319/2006, in HG nr. 1425/2006 si in HG nr. 355/2007, acest lucru va fi realizat de specialistii in domeniu, nu de cei in resurse umane. Aceasta activitate trebuie efectuata inainte de inceperea activitatii unui angajat si nu se inregistreaza in Revisal.

10. Pentru a modifica contractul individual de munca trebuie sa folosesti acte aditionale, care vor fi semnate de angajati inainte de intrarea in vigoare a vigoare a modificarilor contractului. De aceasta data, trebuie sa introduci informatiile in Revisal cel tarziu in ziua a 20-a zi lucratoare dupa intrarea in vigoare a actului aditional. Modificarea CIM este prevazuta la art. 17 alin. 5, art. 3 alin. 2 lit a,c,-g, art. 41-48 din Codul muncii, precum si in HG nr. 500 /2011(privind Revisal).

11. Pentru acordarea concediului de odihna angajatilor, mentionat la art. 144-151 din Codul muncii, este necesar ca acestia sa depuna in acest sens o cerere (recomandam un formular standardizat). Aceasta cerere se va semna de catre angajat in functie de cerintele legale si de prevederile Regulamentului intern. Acordarea concediului de odihna nu trebuie inregistrata in Revisal.

12. De asemnea, si pentru acordarea concediului fara plata (art. 153 din Codul muncii si HG nr. 500 /2011 privind Revisal, Regulamentul intern) este necesara depunerea unei cereri (formular standardizat), dar si a unei decizii de suspendare. Aceasta se va semna de catre angajat in functie de cerintele legale si de prevederile Regulamentului intern. Spre deosebire acordarea concediului de odihna, acordarea celui fara plata se inregistreaza in Revisal in maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii.

13. Concediile privind evenimente familiale deosebite se acorda tot in baza unei cereri (formular standardizat), semnate de angajat, insa nu se raporteaza in Revisal. Acordarea acestor tipuri de concedii este cuprinsa in Codul muncii la art. 152, insa poate fi prevazuta si in contractul colectiv de munca din companie, contractul colectiv de munca CCM la nivel national, Legea nr. 210/1999 pentru tati, HG nr. 1364/2006 privind donarea de sange.

14. Eliberarea de adeverinte angajatilor, care vor fi folosite la medicul de familie sau la spital, reglementata prin Ordinul CNAS nr. 903/2007, se face la cererea acestora, existand documente standard recomandate prin lege. Aceasta activitate nu se inregistreaza in Revisal.

15. In ceea ce priveste adeverintele de venit, acestea se elibereaza tot la cererea angajatului si nu se raporteaza in Revisal. Exista documente standard interne pentru astfel de adeverinte.

16. Atunci cand gestionezi timpul de munca si concediile, activitate prevazuta in regulamentul intern, si in contractul colectiv de munca la nivel de unitate, trebuie sa folosesti o foaie colectiva de prezenta/pontaj.  Desi aceasta activitate nu se raporteaza in Revisal, trebuie realizata in permanenta, pentru ca este importanta pentru realizarea statelor de plata.

17. Daca trebuie detasat un angajat (conform art. 45-48 din Codul Muncii si art. 4e din HG nr. 500/2011), atunci trebuie intocmita o decizie de detasare. Acest lucru se raporteaza in Revisal anterior inceperii detasarii.

18. In cazul delegarii unui angajat, se folosesc documente interne, insa aceasta activitate nu se raporteaza in Revisal.

19. Atunci cand contractul individual de munca inceteaza, din diferite cauze, situatie prevazuta la art. 1.5. din HG nr. 500/2011, in Codul muncii si in Legea nr. 76/2002, trebuie intocmite urmatoarele documente:

• Decizie de incetare,
• Adeverinta de vechime,
• Nota de lichidare,
• Copie raport din Revisal,
• Decizie desfiintare post (numai la concediere)
• Anexa 26 Legea 76/2002, model HG nr. 174/2002 (pentru angajatii care intra in somaj).

Aceasta activitate se raporteaza in Revisal in prima zi lucratoare in care angajatul nu se mai prezinta la locul de munca.

20. De asemenea, daca un angajat va intra in concediu de ingrijire a copilului (conform OUG nr. 111/2000 si OUG nr. 148/2005), atunci va trebui sa realizezi o decizie de suspendare a contractului de munca si o adeverinta de venit standard pentru ultimele 12 luni lucrate). Acest lucru trebuie inregistrat in Revisal in maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii.

Acestea sunt cateva exemple din activitatea mea si a multor specialisti care isi desfasoara activitatea zi de zi in domeniul resurselor umane. M-am referit la cazurile cele mai frecvente din practica. Aceasta imagine de ansamblu va sta la baza activitatii voastre, iar respectarea legislatiei in domeniu va asigura realizarea la termen si intr-un mod corect a documentelor si inregistrarilor. Pentru colegii vostri, angajatii firmei, acest lucru este motiv de incredere si liniste.