UPDATE: Ce elemente trebuie să cuprindă, în 2017, documentele justificative ale unei societăţi?

Obligativitatea entităţilor înregistrate pe teritoriul României de a consemna operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz) se regăseşte în cuprinsul Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2.634/2015, ce a intrat în vigoare la începutul anului 2016.

Concret, o astfel de obligaţie revine persoanelor prevăzute la alineatele 1-4 ale articolului 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, după cum urmează:

• societăţilor comerciale, societăţilor/companiilor naţionale, regiilor autonome, institutelor naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţilor cooperatiste şi celorlalte persoane juridice;
• instituţiilor publice, asociaţiilor şi celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
• subunităţilor fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menţionate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţilor fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismelor de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurilor de pensii facultative, fondurilor de pensii administrate privat şi altor entităţi organizate pe baza Codului civil.

Principalele elemente pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative sunt reglementate de articolul 2 din Ordinul MFP nr. 2.634/2015, temei legislativ care aminteşte de:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Totodată, actul normativ citat stabileşte că în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.

Atenţie! Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile amintite mai sus. 

Potrivit normelor în vigoare, documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.

Dacă documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, acestea trebuie să aibă la bază, pentru a fi înregistrate în contabilitate, contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, precum şi documentul prin care se face dovada plăţii (dispoziţie de plată/încasare, chitanţă, ordin de plată etc.).

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor şi nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă. De asemenea, în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii, contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională, în timp ce contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută (adică altă monedă decât moneda naţională) se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută.

Important! Prin excepţie de la regulile prezentate, documentele financiar-contabile, inclusiv cele justificative, pot fi întocmite şi într-o altă limbă şi altă monedă, dar doar dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ.

Totodată, documentele justificative, precum şi registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile trebuie păstrate la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare ale entităţilor. 

Termenele pentru păstrarea documentelor financiar-contabile

Ordinul MFP nr. 2.634/2015 stipulează că anumite documente financiar-contabile trebuie păstrate timp de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Pe lista care enumeră acest tip de acte, care se regăsește în anexa a patra a actului menţionat, se află peste 20 de exemple, după cum urmează:

• notă de recepție și constatare de diferențe;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnică de alimente;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanță;
• chitanță pentru operațiuni în valută;
• dispoziție de plată/încasare către casierie;
• borderou de achiziție;
• borderou de achiziție (de la producători individuali);
• decont pentru operațiuni în participație;
• ordin de deplasare (delegație);
• ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

În ceea ce priveşte registrele și celelalte documente financiar-contabile, acestea se arhivează pe o perioadă de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Excepție de la această regulă fac statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Nu în ultimul rând, în caz de încetare a activității unei societăți, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.

Arhivarea, pe suport hârtie sau electronic

Din 2016, în baza prevederilor Ordinului MFP nr. 2.634/2015, documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic. Astfel, în cazul în care compania alege să păstreze documentele financiar-contabile în format hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli esenţiale, astfel:

• documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
• gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, aceasta se ține, potrivit Ordinului MFP nr. 2.634/2015, cu ajutorul unui Registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

În schimb, dacă evidenţa contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, firmele pot păstra documentele pe suporturi tehnice, cu o condiţie: actele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control competente.

În fine, documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice. Într-un asemenea caz, răspunderea în ceea ce privește păstrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau alte persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

Notă: Din 2016, 24 de documente nu se mai regăsesc în nomenclatorul documentelor financiar-contabile, ceea ce înseamnă că respectivele formulare pot fi întocmite de către entități numai în funcție de necesități și conform procedurilor stabilite. De exemplu, în această categorie intră procesul-verbal de plăți, fișa de cont analitic pentru cheltuieli de producție și fișa de cont analitic pentru cheltuieli. Aveţi detalii pe larg aici.