UPDATE: Cum se face inventarierea patrimoniului, pentru ca firmele să poată întocmi bilanțuri interimare

Conform Legii contabilității nr. 82/1991, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii este obligatorie pentru următoarele entități cu sau fără personalitate juridică:

• societăți comerciale, societăţi și companii naţionale, regii autonome, institute naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţi cooperatiste, precum și celelalte persoane juridice;
• instituţii publice, asociaţii şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
• subunităţi fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin firmelor române;
• organisme de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil;
• persoane fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri și care țin contabilitatea în partidă simplă.

De asemenea, inventarierea patrimoniului trebuie să se efectueze, conform articolului șapte din actul normativ amintit anterior,  la momente bine stabilite:

• la începutul activităţii;
• cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar;
• în cazul fuziunii, divizării sau lichidării;
• în alte situaţii prevăzute de lege.

Mai nou, inventarierea patrimoniului a devenit obligatorie și pentru a putea întocmi bilanțuri interimare, în baza acestora din urmă fiind posibilă împărțirea trimestrială a dividendelor.

Totuși, în cazul unor bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituțiilor publice, Ministerul Finanţelor poate aproba excepţii de la regula inventarierii anuale, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

În plus, prevederile de mai sus sunt completate prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. Astfel, acest act normativ prevede și alte situații în care inventarierea este necesară:

• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
• ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
• ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizării gestiunilor;
• ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;
• în alte cazuri prevăzute de lege.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității fiecărei entități.

Totuși, entitățile care, potrivit legii contabilității, au stabilit exercițiul financiar diferit de anul calendaristic, efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situațiile financiare întocmite pentru exercițiul financiar stabilit.

Cine e răspunzător pentru organizarea lucrărilor de inventariere

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului societății, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele prevăzute în paragraful anterior. Această decizie de numire trebuie să prevadă în mod obligatoriu următoarele elemente:

• componența comisiei (președintele și membrii comisiei);
• modul de efectuare a inventarierii;
• metoda de inventariere utilizată;
• gestiunea supusă inventarierii;
• data de începere și de terminare a operațiunilor de inventariere.

În cazul entităților cu un număr redus de salariați, inventarierea poate fi efectuată și de către o singură persoană, iar atunci când nu există salariați, sarcina inventarierii revine administratorului societății. Totuși, sarcina efectuării inventarierii patrimoniului poate fi externalizată de către administratorul firmei către o persoană juridică sau fizică.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp.

Metodologia de inventariere a activelor corporale și necorporale

Metodologia de inventariere a activelor corporale și necorporală este diferită, principalele prevederi legale fiind următoarele:

• inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenței și apartenenței acestora la entitățile deținătoare, iar în cazul brevetelor, licențelor, mărcilor de fabrică și al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenței acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale;
• inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora și a altor documente, potrivit legii;
• clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate și a dosarului tehnic al acestora;
• stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz;
• bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, scule, unelte etc.) se inventariază și se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor;
• imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entității (cum ar fi autovehiculele), plecate în cursă de lungă durată sau aflate pentru reparații în afara entității se inventariază înaintea ieșirii lor temporare din gestiunea entității sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc;
• bunurile existente în entitate și aparținând altor entități (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignație, spre prelucrare etc.) se inventariază și se înscriu în liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conțină informații cu privire la numărul și data actului de predare-primire și ale documentului de livrare, precum și alte informații utile.

În situația în care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronică (de exemplu: cititor de cod de bare etc.), datele fiind transmise direct în sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic.

Înregistrarea rezultatelor inventarierii în contabilitate

Nerespectarea obligaţiei de a efectua inventarierea patrimoniului este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amenzi cuprinse între 400 şi 5.000 de lei.

Astfel, rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică principiul prudenței, potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidențiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conțină, printre altele, următoarele elemente:

• numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere;
• gestiunea inventariată;
• data începerii și terminării operațiunii de inventariere;
• rezultatele inventarierii;
• concluziile și propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și persoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de șapte zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entității. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil și al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.

În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii trebuie să impută persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.

Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

Acest articol face parte dintr-o campanie de informare despre banii companiei tale și cum poți dispune de ei legal, pe care o vom derula pe parcursul următoarelor luni. Toate articolele din seria CASH-OUT: CUM SCOȚI BANI DIN FIRMĂ publicate până acum sunt disponibile aici.