avocatnet.ro 
Articol scris de Georgiana Bădescu, partener la Schoenherr și Asociații, specialist în dreptul concurenței și legislația UE.
E-mail-urile, inclusiv cele de pe adresele private de corespondență, nu doar de pe adresele de companie, pot fi reținute și utilizate de Consiliul Concurenței pentru a dovedi o încălcare a regulilor de concurență. În practica ultimilor ani, inspecțiile autorității și activitățile de tip forensic se concentrează pe corespondența purtată electronic de părțile investigate, aceasta fiind în cele mai multe cazuri dovada existenței unor încălcări (nicidecum acordurile sau contractele încheiate formal de părți).
Un singur e-mail problematic poate angaja răspunderea companiei?
Din păcate, răspunsul este unul tranșant în practica autorităților de concurență (nu doar cea locală): da. Chiar și un singur e-mail poate fi utilizat de Autoritate pentru a dovedi participarea unei companii la o încălcare și a angaja răspunderea acesteia, în anumite condiții.
Ce trebuie evitat?
Cu titlu general, în relația furnizor-partener comercial/distribuitor, trebuie evitate discuțiile despre subiectele extrem de „sensibile” concurențial, cum ar fi: prețuri (de revânzare), piețe sau teritorii, clienți, precum și orice alte chestiuni care privesc politica comercială a fiecăreia dintre părți și care ar trebui decise independent de către aceasta. Nu trebuie solicitate și nici acceptate informații despre condiții sau termeni comerciali ai concurenților.
Dar dacă sunteți destinatarul unui e-mail problematic? Cum ar trebui să reacționați?
În nicio circumstanță nu trebuie șters un astfel de e-mail. Autoritățile de concurență pot considera că există o participare „pasivă” la o practică anticoncurențială, în situația în care nu există o reacție de „distanțare” față de comportamentul anticoncurențial propus sau sugerat prin acel e-mail. Dacă se primesc, de exemplu, informații nesolicitate privind prețurile concurenților, trebuie formalizat un răspuns de distanțare către distribuitorul/partenerul care le-a furnizat și, bineînțeles, nu trebuie utilizate informațiile primite pentru o modificare a propriei practici comerciale (cum ar fi: majorări de preț).
Dar mail-urile interne?
Trebuie acordată atenție inclusiv la formularea notițelor și a e-mail-urilor interne. Trebuie evitate formulările tendențioase sau ambigue, întrucât corespondența internă (chiar și cea purtată cu departamentul juridic intern) poate fi reținută și utilizată de autoritatea de concurență pentru dovedirea unei încălcări. Singura corespondență protejată este cea purtată cu avocatul extern al societății.
Fiecare companie ar trebui să își evalueze ariile de risc, inclusiv din perspectiva corespondenței purtate cu partenerii comerciali (nu doar a contractelor existente). Ghidul pentru conformarea cu regulile de concurență, finalizat în luna decembrie 2017 de Consiliul Concurenței (disponibil aici) oferă indicii și exemple practice utile pentru identificarea unor posibile vulnerabilități.
Ghidul concurenței pentru firme este o serie de articole menită să informeze despre pericolele practicilor incorecte pentru afaceri, aceasta fiind oferită de specialiștii Schoenherr și Asociații.
Iael