Tehnologia poate face munca de acasă la fel de sigură ca pe cea de la birou. Ce instrumente poți folosi

Semnătura electronică

Utilitatea sa în perioade precum cea prin care trecem acum este evidentă pentru toată lumea: de la persoane fizice, la firme, ea poate fi aplicată pe contracte, folosită pentru depunerea unor declarații ș.a.m.d. Utilitatea sa este multiplă într-o firmă, întrucât folosește tuturor departamentelor.

În raport cu Fiscul, de exemplu, folosirea semnăturii electronice este chiar obligatorie uneori - pentru a utiliza portalul e-guvernare.ro în vederea depunerii declarațiilor, de pildă. La acest moment, dacă ne uităm pe lista tuturor declarațiilor ce trebuie depuse la organul fiscal, fie că vorbim de cele recurente în activitatea firmei (lunare, semestriale), fie de cele ocazionale, foarte multe sunt condiționate de folosirea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii acreditat, depunerea lor făcându-se numai electronic.

Mai departe, în materia obligațiilor de mediu: în scurt timp, se va impune obligația de a depune numai online declarația de mediu. Administrația Fondului pentru Mediu are un portal dedicat raportării online denumit e-Tax, unde folosirea semnăturii electronice este absolut necesară.

Și în domeniul raporturilor de muncă putem vorbi de o largă utilizare a semnăturii electronice: semnarea contractelor de muncă, a actelor adiționale, fișelor de post, cererilor de concediu și altele asemenea - toate pot fi semnate electronic. În contextul în care unii salariați lucrează acum de acasă, utilitatea semnăturii electronice este evidentă. De asemenea, semnarea electronică a contractelor este valabilă și dacă o firmă din România folosește salariați din alte țări.

Semnarea electronică a facturilor este posibilă, de asemenea. Practic, semnătura electronică poate fi folosită pe contractele comerciale și actele adiționale ale acestora, pe care partenerii de afaceri și le trimit apoi tot online.

Atenție! Într-o relație de afaceri, în cazul contractelor (sau în cazul altor documente), semnătura electronică trebuie folosită de către ambele părți. Excepție fac facturile, în cazul cărora nu este necesar ca ambele părți să aibă semnătură electronică.

PFA-urile și întreprinderile individuale ori familiale pot folosi semnătura electronică atât pentru semnarea documentelor în relația lor cu partenerii de afaceri, cât și pentru depunerea online a cererilor pentru obținerea de finanțări de la stat.

Certificatele simple pentru autentificare prin VPN și certificatele calificate SSL

Folosirea semnăturii electronice rezolvă însă doar o parte din problemele celor care sunt forțați sau care aleg să lucreze departe de birou. Când nu ești la sediu, ci acasă, cum poți avea acces sigur/securizat la serverele companiei, similar celui pe care îl ai la birou? Aici pot ajuta certificatele pentru autentificare prin VPN (rețea privată virtuală):

"Ca să poți să ai acces de acasă, numai tu, la date ce există pe serverele de la birou, ai nevoie de conexiune VPN. Practic, prin acest VPN, muți rețeaua de la birou acasă la tine, sau chiar pe smartphone și îți faci treaba exact ca de la birou, în condițiile de securitate de la birou.

În primul rând, accesul la resursele companiei e acordat într-un mod controlat și numai acelor persoane care au drepturi de a accesa informația respectivă.

Apoi, certificatul digital pentru autentificarea prin VPN îți permite atât criptarea canalului prin care accesezi resursele, cât și identificarea precisă a celui care consumă resursele respective.", ne-a explicat Adrian Floarea, CEO certSIGN.

Certificatele calificate SSL asigură în schimb un nivel sporit de securitate în tranzacții, fiind folosite pentru securizarea site-urilor web ale firmelor. Având în vedere că, cel puțin în această perioadă, se recomandă evitarea interacțiunii fizice între persoane, este important să existe mecanisme pentru a interacționa online cu clienții, iar acest lucru să se facă în siguranță. Informația sensibilă (parole, datele cardurilor de credit, date din formularele de contact etc.) schimbată între client și site este criptată și asigură 100% confidențialitatea datelor în tranzit, potrivit lui Adrian Floarea.

Cum implementezi aceste instrumente la nivelul firmei

"Implementarea instrumentelor se face atât la nivel de organizație, unde trebuie să fie configurată infrastructura necesară, precum și la nivel de angajat", potrivit lui Adrian Floarea.

Astfel, pentru organizație sunt necesare

• configurarea conexiunii VPN;
• certificatele VPN;
• certificatele SSL pentru serverele web.

Iar pentru angajat, următoarele:

• certificatul pentru semnare electronică și criptare e-mailuri;
• DiskSafe: aplicație utilizată pentru a crea partiții criptate pe un hard sisk existent; datele salvate pe partiția creată sunt automat criptate, iar în cazul în care dispozitivul criptografic utilizat pentru accesarea disk-ului virtual e deconectat, acesta devine invizibil;
• certificatul calificat pentru semnătura electronică.

Pentru a aduce biroul în casa fiecăruia, pentru a rămâne productiv și a lucra în siguranța, ai nevoie de: