Sfaturi utile, după 20 de ani de răspuns zilnic la peste 100 de e-mailuri

Alte sfaturi diverse, legate de conversațiile pe e-mail

În articolul de astăzi o să punctez câteva lucruri diferite despre comunicarea pe e-mail și modul în care percep eu e-mailul. O să le ordonez ca pe o listă, deși observațiile n-au, neapărat, legătură una cu alta.

1. E-mailul e o conversație, nu un monolog. Prin urmare, e important nu doar să scrii e-mailuri bune, ci și să păstrezi o relație bună cu oamenii cărora le scrii e-mailuri. Asta înseamnă, spre exemplu, că răspunzi repede la e-mailurile pe care le primeșți, că răspunzi frumos la e-mailurile pe care le primeșți și te comporți, în această conversație, așa cum ai vrea să se comporte celălalt cu tine.

2. În esența lor, e-mailurile sunt un flux de conversații organizate. În căsuța de e-mail, ele stau cuminți, unul după altul, citite sau necitite, noi ori șterse, acolo unde le e locul. Singurul care le poate strica liniștea organizată ești tu. Atunci când lași e-mailuri necitite cu zilele, atunci când întotdeauna îți arată contorul de mailuri necitite că ai mii de astfel de mailuri, distrugi feng shui-ul viitoarelor tale conversații pe e-mail. Vrei să ai succes atunci când trimiți e-mailuri (cel puțin în privința e-mailurilor care nu sunt trimise folosindu-se mijloace automatizate)? Atunci comportă-te cu e-mailurile pe care le primeșți așa cum ai vrea să se comporte destinatarii cu mailurile tale. O să vezi că e-mailurile te vor răsplăti.

3. Împarte-ți emailurile primite în mai multe categorii. Mulți clienți de e-mail permit ideea de ”amânare” a unor e-mailuri. Cu alte cuvinte, atunci când primeșți un e-mail la care știi că răspunsul o să ia timp, atunci folosește o astfel de funcție, în așa fel încât e-mailul să dispară deocamdată din inbox și să revină la o oră / dată care ți se pare potrivită. Cu restul e-mailurilor, cele în cazul cărora poți răspunde acum, fă efortul să le răspunzi. E calea cea mai bună spre întărirea relațiilor de afaceri cu partenerii tăi sau cu colaboratorii.

4. Atunci când pleci de la birou (dacă foloseșți e-mailul doar pe computerul de la birou) ori atunci când consideri că ți-ai terminat munca (când folosești e-mailul de pe telefonul mobil), ai grijă că în inboxul tău să nu fie mesaje necitite și la care să nu fi răspuns ori la care să nu fi activat funcția de ”amânare”. Așa vei ști că ai tratat cu seriozitate toate situațiile care au venit pe emailul tău, iar mâine poți începe cu un volum de muncă relativ redus.

5. Preocupă-te de tehnologie și înțelege care sunt cele mai bune variante de clienți de e-mail ori soluții de automatizare pe care le poți folosi. Variantele sunt nenumărate și poți alege dintre clienți care se instalează pe dispozitivul tău și clienți care se pot folosi online, între aplicații mobile și alte forme de aplicații. Fii mereu la curent cu ce e nou și adaptează-te la nou, pentru că performanța e-mailurilor tale va fi în permanență susținută de adaptarea la tendințele din piață.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Scrie e-mailuri mai bune pentru creșterea productivității în echipa ta. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)