Cum să treci cu afacerea peste o criză precum cea actuală

„Una dintre cele mai întâlnite greșeli pe care majoritatea companiilor continuă să o facă este evaluarea eronată a importanței resurselor alocate pentru desfășurarea activităților de afaceri. Evaluarea presupune identificarea angajaților, a proceselor și a tehnologiei necesare pentru desfășurarea acestor activități și a alternativelor posibile pe durata unui eveniment perturbator. În al doilea rând, multe companii subestimează timpul și costul necesar pentru a implementa o măsură alternativă cu scopul diminuării efectelor negative sau reluării activității normale. (...) Nu în ultimul rând -- și, probabil, cel mai important --, deși multe companii au implementat un plan de continuitate a afacerii, acesta nu este bine documentat, revizuit periodic, testat sau aliniat cu evenimentele și tendințele actuale”, a explicat Alin Raicu, cybersecurity and privacy manager la PwC România, într-un articol publicat marți.

În acest context, specialistul propune o serie de acțiuni care trebuie întreprinse de către companii. Dacă unele sunt cu aplicare imediată, altele sunt cu aplicare pe termen lung.

Ce trebuie făcut cât mai repede? Înainte de orice, trebuie să se asigure siguranța și sănătatea salariaților companiei, ceea ce înseamnă punerea în practică a recomandărilor venite din partea autorităților. Aceștia trebuie să poată lucra și comunica în medii de siguranță, indiferent dacă se află acasă sau la birou.

Apoi, Alin Raicu spune că este nevoie de gestionarea adecvată a comunicării dintre conducere și salariați. Concret, să se stabilească niște canale de comunicare ușor accesibile și securizate între părți. Ideal este să existe o echipă sau o persoană care să se ocupe temporar de gestionarea crizei și să fie desemnate persoane-cheie care să implementeze deciziile interne în cadrul departamentelor firmei. Totodată, salariații trebuie ținuți la curent cu modificările la politicile și procedurile interne.

„Stabiliți o echipă temporară de gestionare a crizei, astfel încât să comunice mesajele referitoare la COVID-19 și deciziile interne în cadrul departamentelor, și nominalizați persoane-cheie pe liniile dumneavoastră de afaceri ce vor fi responsabile de implementarea acestor decizii. Păstrați angajații informați despre modificările apărute în politicile și procedurile interne, precum și despre datele de contact în caz de necesitate a asistenței”, scrie sursa citată.

În plus, compania trebuie să asigure o comunicare permanentă între conducere, furnizori și clienți cu privire la modificările din activitatea de zi cu zi.

Ce trebuie făcut pe termen lung? Mai întâi, este vorba de planificare. „Efectuați evaluări ale impactului asupra activității de afaceri, astfel încât să identificați procesele critice, necesitățile de personal și tehnologiile sau aplicațiile IT dependente. Prioritizați procesele după cât de critice sunt în realizarea serviciilor și produselor și clasificați-le după importanța acestora. Identificați oamenii, competențele și aplicațiile/tehnologiile minim necesare pentru a efectua activitățile”, detaliază managerul de la Pwc România. Totodată, trebuie dezvoltat sau revizuit planul de continuitate a afacerii.

Ideea este că planul de continuitate trebuie să fie adaptat necesităților specifice ale firmei, care se identifică prin analiza de impact asupra afacerii. Această analiză trebuie făcută periodic pentru a putea actualiza planul.

Planul de continuitate trebuie, de asemenea, să fie testat periodic pentru a vedea dacă este eficient, iar conducerea trebuie să se asigure că are salariați care sunt în măsură să gestioneze într-un mod corespunzător o eventuală criză.