Top cinci analize pentru ca firmele să găsească cele mai bune idei de optimizare

Unul dintre motivele principale pentru care firmele nu performează la maximum și nu au predictibilitate asupra rezultatelor îl reprezintă lipsa unui proces de planificare și control a performanțelor.

În termeni simpli aceasta s-ar transpune astfel:

• vrem sa dezvoltăm firma, sa fie mai profitabilă dar nu știm exact cum și nu avem un plan foarte bine conturat cu pași de urmat, resurse necesare, persoanele responsabile. Astfel se iau decizii în pripă, în special de Managementul General / antreprenor fără să se consulte ceilalți manageri și fără o analiză preliminară.
• nu măsurăm constant performanțele firmei și nici impactul implementării unor schimbări, astfel nu se pot identifica concret ariile cu probleme care trag în jos performanța firmei nici ariile bune care trag profitul in sus.

Așadar cum pot firmele să controleze performanțele  și să identifice cele mai bune idei de optimizare?

Un instrument din Managementul Financiar foarte valoros îl reprezintă analiza performanței firmei, deoarece “Ceea ce nu măsori, nu poți îmbunătăți”. De aceea iți propun cinci tipuri de analiză prin care fiecare firmă poate sa-și analizeze performanța și apoi să identifice cele mai bune soluții de optimizare.

1. Analiza Financiară sau Analiza diagnostic a firmei
2. Analiza rezultatelor reale versus plan (Controlul Bugetar)
3. Analiza profitabilității interne
4. Analiza Benckmarking
5. Analiza Balanced Scorecard

1. Analiza diagnostic financiară a firmei

Cum poți vedea rapid starea de sănătate financiară a firmei? Cunoașteți care sunt ariile în care firma este în echilibru din punct de vedere financiar cât și situațiile de dezechilibru financiar care trebuie să fie un semnal de alarmă pentru management?

Instrumentul de analiză financiară utilizat în acest sens îl reprezintă Analiza diagnostic financiară a firmei prin prisma indicatorilor financiari.

Firma poate să fie într-un dezechilibru financiar pe care să nu-l conștientizeze în fază incipienta și să fie prea târziu pentru a-l corecta sau să-l poată corecta dar cu un preț foarte mare. Proverbul “e mai ușor să previi decât să corectezi” se aplică și în acest caz.

Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutina la doctor sau cu un set de analize de sânge. Reprezintă un screening în urma căruia putem identifica potențiale riscuri pe care le putem investiga mai în detaliu prin alte metode.

Astfel exista un set de indicatori financiari care se pot calcula in baza informațiilor financiare. Principalii indicatori folosiți sunt:

• Indicatori de lichiditate: Indică capacitatea firmei de a-și plăti datoriile curente cu cash-ul generat din active curente;
• Indicatori de activitate (de gestiune): furnizează informații cu privire la: viteza de intrare sau de ieșire a fluxurilor de cash ale entității și capacitatea entității de a controla capitalul circulant și activitățile comerciale de bază ale entității (cash, clienți, furnizori, stocuri). Aici se pot identifica stocuri cu mișcare lentă, încasări întârziate de la clienți sau plați cu întârziere la furnizori toate acestea având un impact negativ asupra cash-ului;
• Indicatori de solvabilitate (îndatorare): indica proporția între surse de finanțare externe (creditare) și capitaluri proprii. În cazul în care gradul de îndatorare este prea mare firma va trebui sa plătească cheltuieli semnificative cu dobânzile, care vor genera scăderea profitabilității;
• Indicatori de profitabilitate: indică profitabilitatea pe care compania o realizează la diverse nivele (marja bruta, profit operațional, profit net) cât și în proporție cu fondurile investite în afacere.

2. Analiza rezultatelor reale versus plan (control bugetar)

Cum a performat firma versus ce și-a propus? Daca firma are un anumite obiective (ex. creșterea profitabilității cu 5%) și nu planifică realizarea acestora prin intermediul bugetului va  avea dificultăți în atingerea obiectivelor propuse. ”Un obiectiv fără un plan rămâne doar un vis”.

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-și planifice drumul spre atingerea obiectivelor și în al-II-lea rând să monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.

Bugetarea implica planificarea obiectivelor firmei din perspectivă financiara și apoi controlul rezultatelor obținute.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumită control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor și a profitului și luarea unor decizii  rapide ca răspuns la oportunități și riscuri ce apar.

3. Analiza profitabilității interne

Care sunt ariile unde firma performează bine și ariile unde performează slab? Daca firma monitorizează performanța doar la nivelul întregii firme, profitul sau pierderea firmei după cum este cazul, nu va avea suficiente informații pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performanțe bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilității firma trebuie să identifice care sunt segmentele de business/ produsele care sunt profitabile și cele mai puțin profitabile sau în pierdere.

Aceasta se realizează prin Monitorizarea profitabilității interne pe centre de responsabilitate. Profitabilitatea diverselor arii va fi analizată atât de la o perioadă la alta cat și versus buget.

Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv în profit precum și cele care au tras profitul in jos. Atunci când firma își planifică niște obiective generale (exemplu o profitabilitate de x Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate către diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit și Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investiții) și manageri responsabili.

Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma în urmărirea și atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Dacă obiectivul general de profitabilitate nu este împărțit pe centre de responsabilitate și apoi monitorizat  este foarte puțin probabil să se realizeze.

Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabilitate. Această analiză este foarte importanta pentru acționari și management pentru ca aceștia să ia decizii corecte de îmbunătățire  a profitabilității sau de corecție când rezultatele sunt sub așteptări.

De asemenea această monitorizare permite măsurarea și recompensarea performanței în companie în funcție de rezultate. Daca la punctul precedent vorbeam de analiza profitabilității reale vs buget la nivel de companie prin analiza profitabilității interne se merge mai în amănunt cu aceasta analiză la nivel de arii de responsabilitate.

4. Analiza Benckmarking

Cum performează firma versus alte firme similare?

În abordarea ei tradițională, contabilitatea și rapoartele  manageriale, vizau analizarea diferitelor informații financiare (venituri, costuri, profit) doar la nivelul organizației. Dar daca firma analizează doar informațiile financiare proprii nu are comparabilitate cu modul în care performează celelalte firme.

Managementul a conștientizat că este  important să se monitorizeze și  informațiile externe din piața (activitatea competitorilor, furnizorilor, clienților, etc), care pot veni în completarea informațiile interne existente.

Astfel trendul actual este de a analiza informațiile financiare ale firmei în comparație cu firme similare pentru a observa cum performează firma versus firme concurente și a lua masuri de îmbunătățire (analiză denumită benchmarking analysis).

Se pot urmări:

• competiția din partea firmelor concurente (cifra de afaceri, costuri, profit, cheltuieli de marketing și publicitate, cota de piața);
• durata de încasare a clienților și de plată a furnizorilor;
• informații cu privire la intrarea pe piața a unor firme noi ce vor reprezenta potențiali concurenți;
• produse noi intrate pe piața similare cu cele ale firmei sau produse substitut.

Putem vorbi și de o analiza benchmarking internă la nivelul firmei în care putem compara performanța diferitelor echipe, unități de business, zone de afaceri.

5. Analiza Balanced Scorecard

Cum performează firma în ariile critice de succes? Analiza Balanced Scorecard este o analiză a performanței firmei atât din perspectivă financiară cât și din perspectivă non- financiară. Aceasta deoarece performanța unei companii nu se poate capta doar prin măsurarea informațiilor financiare.
În mediul de afaceri actual companiile au înțeles căci indicatorii de performanța financiari trebuie sa fie evaluați alături de alți indicatori de performanța non-financiari.

Așa au luat naștere modele de indicatori de performanta  KPI care evaluează compania atât din perspectiva financiară dar și alte aspecte critice în succesul afacerii.

Un exemplu în acest sens este modelul Balanced Scorecard care include KPI din patru arii critice: Financiar, Clienți, Procese Interne și Capacitate Organizațională.

Astfel pe lângă KPI de performanță financiară: venituri, indicatori de profitabilitate, capitaluri proprii se vor urmări de asemenea:

• Clienți: Rezultatele oricărei firme depind întotdeauna de cât de bine va reuși să vândă și să fidelizeze clienții prin produse și servicii de calitate. Astfel se pot urmări KPI de genul: % de clienți care cumpără recurent, cat costa o firmă atragerea unui client nou, care este timpul de livrare sau procentul de comenzi nelivrate.
• Procese interne: Pentru ca firmele să poată sa vândă clienților produse și servicii de calitate în mod repetat și la un preț competitiv va trebui sa aibă procese interne puse la punct.

Aici vorbim de proceduri de lucru. Activitățile firmei sa fie clar stabilite prin proceduri de lucru, angajații să cunoască ce au de făcut și să fie monitorizați și recompensați sau nu în funcție de cât de bine își aduc aportul la performantele firmei.

Putem vorbi de: Creșterea productivității muncii, costul de producție, creare produse/ servicii noi, scăderea timpilor morți, % de erori în volumul de producție, etc.

• Capacitate organizațională: Pentru ca firmele să poată să vândă produse și servicii de calitate în mod repetat va trebui pe lângă procese și proceduri interne sa aibă angajați bine pregătiți și aplicații și sisteme informatice care vor ajuta angajații să desfășoare activitățile intr-un mod automatizat și cu o productivitate mai buna.

Ca și KPI putem urmări: plan de dezvoltare pentru angajați, gradul de munca manuala versus automatizata, etc. Acestea au fost cinci moduri diferite prin care orice firma poate sa-și monitorizeze performanța si să ia decizii corecte de optimizare. Fiecare din aceste analize oferă informații foarte utile managementului dintr-o perspectivă diferită si de aceea se recomandă folosirea mai multor tipuri de analiza.

(P) Dacă vrei să fii abonat la educație financiară pentru succesul afacerii, subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).