Cum se desfășoară, mai nou, inspecțiile fiscale și ce implicații au schimbările asupra contribuabililor

Mai exact, de ceva vreme, autoritățile fiscale încearcă să-și adapteze activitatea la realitatea momentului, dictată de pandemia de coronavirus, și să folosească, pe cât posibil, instrumente ce le permit să interacționeze de la distanță cu contribuabilii.

Astfel, chiar dacă inspecțiile fiscale se desfășoară ca până acum, respectiv utilizându-se metodele tradiționale de control, o parte din interacțiunea dintre firme și inspectori are loc, mai nou, prin mijloace electronice de comunicare, în special e-mail, indiferent că vorbim despre solicitările inspectorilor sau de răspunsuri ori informații transmise firmelor.

Acest nou mod de comunicare cu Fiscul are implicații asupra firmelor, de exemplu, una dintre ele fiind necesitatea de arhivare electronică a documentelor, lucru ce asigură accesul facil și rapid la documentele solicitate în cadrul inspecțiilor, chiar și în condițiile în care cei ce ar trebui să se ocupe de prezentarea lor sunt indisponibili.

De aceea, așa cum recomandă și Monica Vîrza, Director, Tax Services, PWC Romania, și Mihail Boian, Partner, D&B David și Baias, evidențele dintr-o astfel de arhivă ar trebui “să fie organizate în funcție de importanța tranzacției, de riscul fiscal și chiar să fie creată o procedură internă în acest sens (grad de documentare necesar pe tip de tranzacție, mod de păstrare a evidențelor, arhivare), astfel încât departamentul financiar să aibă acces și să fie în măsură să identifice într-un timp cât mai scurt documentele și informațiile solicitate în inspecțiile fiscale”.

Pe de altă parte, arhivarea electronică a documentelor firmei este utilă și în contextul controalelor ce vor veni în perioada următoare, ca urmare a facilităților fiscale ce au fost acordate de la începutul acestui an.

„De exemplu, s-ar putea dovedi extrem de utilă acordarea unei atenții deosebite în documentarea cheltuielilor efectuate de societăți în contextul pandemiei, cum ar fi cheltuielile cu asigurarea desfășurării activității economice în condiții de siguranță”, mai recomandă specialiștii PWC România.

Totodată, în acest an, pe lângă comunicarea electronică, firmele au putut utiliza tot mai des, atunci când au interacționat cu autoritățile fiscale, documente semnate electronic, care au permis înregistrarea cererilor acestora, fără deplasarea la autorități.

Pentru a putea semna digital documentele, reprezentanții sau împuterniciții firmelor trebuie să dețină semnături electronice extinse, ce oferă valoare legală documentelor semnate.

Suplimentar, în cazul contestării actelor de impunere, se folosește, cam peste tot, regula susținerii orale a contestațiilor prin mijloace electronice la distanță, autoritățile acceptând comunicarea prin intermediul unor platforme electronice cunoscute, precum WhatsApp, Google Meet, Zoom și altele.

Totuși, chiar dacă, în practică, au fost făcute progrese în ceea ce privește comunicarea prin mijloace electronice cu autoritățile fiscale, după cum subliniază și specialiștii PwC România, acestea „nu au fost urmate, cel puțin până la acest moment, de proiecte legislative care să transforme aceste abordări extrem de utile ale organelor fiscale în literă de lege și care să confirme, astfel, oficial începutul digitalizării procedurii de comunicare dintre autoritatea fiscală și contribuabili”.