avocatnet.ro 
Înainte de toate, deși fusese scoasă ca obligație anuală, în urma unor discuții venite din partea Comisiei UE, Parlamentul a trebuit să reintroducă obligația depunerii anuale a declarației privind beneficiarii reali, iar asta chiar și de către firmele care au asociați numai persoane fizice. Practic, cum spunea fostul ministrul al economiei, Claudiu Năsui, o altă încercare de a elimina declarația anuală, care pare să dea atâtea bătăi de cap firmelor, nu se mai poate face anul acesta, ci doar anul viitor. Așadar, e clar că termenul de depunere (amânat, întrucât, în mod normal, se depune în funcție de aprobarea situațiilor financiare anuale) din 1 octombrie rămâne „bătut în cuie”. În mod normal, declarația anuală trebuia depusă la Registrul Comerțului în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare pe 2020.
Noile modele pentru declarația privind beneficiarii reali au fost publicate de ONRC în iulie. Declarația poate avea formă de înscris sub semnătură privată ori formă electronică şi poate fi transmisă la oficiul registrului comerțului prin mijloace electronice, cu semnătura electronică sau prin servicii de poştă şi curier. Declarația anuala privind beneficiarul real al persoanei juridice poate fi dată și în faţa reprezentantului oficiului registrului comerţului sau se poate depune, personal sau prin reprezentant, având dată certă, dată de notarul public ori atestată de avocat - ghidul de completare a declarației, întocmit de ONRC. De asemenea, Registrul sfătuiește firmele să depună un singur formular pentru a bifa ambele obligații legale, respectiv declarația anuală și declarația obligatorie pentru firmele înființate înainte de 21 iulie 2019, în cazul în care n-au depus-o până acum.
Important! Chiar dacă n-au avut deloc activitate economică, firmele tot trebuie să depună la ONRC declarația. De asemenea, firmele înființate în 2021 n-au obligația depunerii declarației anuale cu beneficiarii reali până la 1 octombrie.
În prima parte a anului, într-un webinar organizat de avocatnet.ro pentru abonații săi premium, au fost discutate mai multe aspecte privind declararea beneficiarilor reali:
1. Pe cine trec în declarație? Beneficiarul real poate fi inclusiv o firmă?
Ruxandra Vișoiu, avocat fondator, R&R Partners: „Aici este o mică neînțelegere în multe cazuri - beneficiarul real poate să fie doar o persoană. Eu, dacă am un SRL, spre exemplu, cu asociat unic o societate din străinătate sau chiar din România, nu acea firmă este beneficiarul real. Noi trebuie să mergem, societate după societate, să vedem în spate cine o controlează cu adevărat. Pentru că legea ne spune în felul următor: beneficiarul este o persoană fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul. (...)
Cum am spus, administratorii societăților sunt beneficiarii reali. În SRL avem administrator în mod obligatoriu și el va fi persoana care finalmente controlează respectiva societate - un administrator are putere de reprezentare la bancă, în contracte cu terți și atunci, în mod evident, el are putere de decizie. Și asociații, și acționarii cu participații de peste 25%.”
2. Trebuie să mă duc neapărat la notar ca să pot trimite declarația?
Ruxandra Vișoiu: „Noi depunem această declarație pentru societățile care se înființează în acest moment și vă recomand s-o faceți și voi. Mai ales că acum se face doar prin semnătură simplă și, cât timp încă avem stare de alertă, există acest beneficiu. O scriem de mână sau o scriem pe calculator și o semnăm de mână și o depunem. Nu mai mergem la notar.”
- Citește și: Declararea beneficiarilor reali în 2021: Cine trebuie să o facă, până când și alte noutăți importante.
Ruxandra Vișoiu: „În momentul în care deschidem o firmă, o să facem și acea declarație pe care o depunem la Registrul Comerțului - este un act separat. Ulterior, asta spun mai mult pentru avocați și juriști, pentru cine este interesat, o depunem prin cerere de înregistrare. Aici, din nou, avem un mic vid legislativ aș zice - nu se înțelegea foarte clar cum o depunem. La Registrul Comerțului nu poți să te duci pur și simplu și să spui funcționarului „Uite, aceasta este o hârtie, vreau să mi-o pui pe societatea X”. Nu, mergem cu un dosar cu șină, facem o cerere, depunem niște copii după buletin - trebuie făcută o întreagă procedură. Noi, atunci când a apărut declarația, chiar am sunat la Registru să fim siguri - nu se face pe depunere de mențiuni, ci pe înregistrare propriu-zisă.”
4. Sub ce formă se depune declarația?
Ruxandra Vișoiu: „Forma cea mai simplă este: fondatorul de SRL sau administratorul, după caz, merge la Registrul Comerțului și o depune într-un dosar cu șină, cu cererea de înregistrare și cu buletinul lui sau, dacă avem, delegație avocațială - după caz, depinde cine o depune. Se depune fizic la ghișeu. Urmărim apoi să fie înregistrată, să nu existe observații și ne vedem de drum.
O altă variantă este să dăm la notar acea declarație de beneficiar real. La notar, de multe ori, este simplu, când nu avem un jurist, un avocat care să ne ajute cu forma ei, nu vrem să căutăm formele pe internet. Și, dacă tu, fondator de SRL, te duci la notar, notarul o să știe ce formă trebuie să aibă declarația, pentru că a mai făcut acea declarație de foarte multe ori. Îi dai pur și simplu câteva date cu privire la firma ta, notarul o pregătește, o semnezi și nu ne oprim acolo. Notarul nu îți înregistrează declarații de beneficiar real, adică nu este suficient să mergem la notar să o dăm, ci mergem la Registrul Comerțului și o depunem, fie în dosar cu șină fizic, dacă avem timp și dorință să facem acest lucru, fie în celelalte modalități.
Putem să o depunem online, cu semnătură electronică. Noi asta facem, de regulă, pentru clienți: o pregătim și se semnează, după care depunem cu semnătură electronică online sau putem să o depunem prin poștă, este și asta o variantă, sau prin curier.”
- Citește și: Declararea anuală a beneficiarilor reali: ONRC recomandă depunerea online sau prin poștă ori curier.
5. Trebuie să semnez de mână sau să semnez electronic?
Ruxandra Vișoiu: „Chestiunea aceasta cu semnarea de mână... dacă o face fondatorul direct, nu trebuie să mai meargă la notar, dar doar acum în perioada stării de alertă. Și nu trebuie să o facă integral, putem să o facem pe calculator. Dar, foarte important, ulterior o printăm, o semnăm (sau, dacă are fondatorul SRL-ului, directorul și așa mai departe, semnătură electronică, o semnează cu semnătură electronică) și o depunem la Registru. Recomand printarea fizică, semnarea de mână, scanarea și apoi depunem formularul.”
6. Pot să semnez electronic declarația cu semnătura electronică a contabilului meu?
Ruxandra Vișoiu: „Eu semnez ca o persoană normală, numai că va fi electronic. Nu ne putem imagina ca o societate să semneze un document. Semnătura electronică nu e a unei firme, ci e a administratorului, a asociatului, a contabilului, după caz.
Și, dacă avem un contabil cu semnătură electronică, îl rugăm să ne ajute cu depunerea, dacă dorește să facă acest lucru, la Registru. Dar pregătim documentul, îl printăm, în document o să scriem persoanele care sunt beneficiarii reali, iar la final de tot administratorul pune o semnătură cu pixul, apoi scanăm, trimitem la contabil și acesta ne ajută cu depunerea la Registrul Comerțului, care este cu totul altceva.
Dacă vrem să facem noi totul cap-coadă, administratorul trebuie să aibă semnătură electronică și documentul nu-l mai printăm și scanăm după ce-l semnăm de mână.”
Cum procedăm când identificarea unei persoane fizice nu este „la îndemână”?
În practică se întâmplă adesea ca desemnarea să nu fie facilă, iar asta nu din cauza dificultății de a înțelege ce a vrut „să spună legiuitorul”, ci din cauza structurilor de deținere: avem o firmă care e deținută de o altă firmă, care la rândul său e deținută de alta ș.a.m.d., urmăm uneori un șir destul de lung al deținerilor și depășim granița statului pentru a ajunge la o persoană fizică. Pentru că îndeplinirea obligației de a desemna responsabilul legal înseamnă căutarea în toată această structură de deținere pe care o avem în față a persoanei fizice care deține/controlează sau în interesul căreia se realizează operațiunile, tranzacțiile etc.
„Din punctul meu de vedere, (cauți - n.red.) până ajungi la persoana fizică. E scopul declarației de beneficiar real și chiar avem din definiția acestuia ideea că e persoana fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul sau cea în numele ori interesul căreia se realizează direct sau indirect o tranzație. Deci, în mod cert, în spatele oricărei operațiuni există o persoană fizică. Trebuie doar să ajungi la ea”, a subliniat Cristina Enaga - Senior Attorney at Law, Schoenherr și Asociații SCA, cu ocazia unui alt webinar organizat de avocatnet.ro pe tema conformării cu legislația contra spălării banilor.
Aceasta a subliniat însă un lucru: n-ar trebui să mergem pe varianta ușoară, a desemnării celor din conducerea societății ca fiind beneficiarii reali, când, în fapt, nu sunt aceștia, ci, de pildă, cineva care controlează indirect, din străinătate, compania respectivă.
Notă: Informații mai multe despre declararea beneficiarilor reali pot fi găsite în această secțiune a site-ului nostru.
laura.sabou