Banii de telemuncă: Dacă salariații lucrează parțial de la birou, pontajul este esențial pentru justificarea sumelor în caz de control al Fiscului

Vorbim, mai exact, de banii pe care firmele îi dau angajaților pentru ca aceștia din urmă să suporte anumite cheltuieli ce țin de telemuncă, lucruri pe care, în mod normal, le plătește firma atunci când angajații sunt la birou. Legea nr. 296/2020 a introdus în Codul fiscal ideea că sumele acestea de bani sunt venituri neimpozabile: cele „acordate angajaților care desfășoară activități în regim de telemuncă pentru susținerea cheltuielilor cu utilitățile la locul în care angajații își desfășoară activitatea (...) și achiziția mobilierului și a echipamentelor de birou”. De asemenea, nu se percep nici contribuțiile sociale obligatorii - pensii și sănătate (CAS, respectiv CASS). Totodată, firmele care le acordă le pot include pe lista cheltuielilor deductibile. Plafonul maxim în care trebuie să se încadreze firmele pentru aceste facilități fiscale e de 400 de lei pe lună, neavând nevoie de documente justificative de la salariați. 

Aceste sume trebuie să se raporteze însă și la perioadele lucrate în telemuncă, față de cele lucrate la birou. Mai exact, între un salariat care lucrează numai în regim de telemuncă și unul care vine și la birou există o diferență în ceea ce privește suportarea cheltuielilor. 

În cadrul unei recente conferințe organizate de avocatnet.ro, s-a pus problema și ce ar trebui prezentat, în caz de control al Fiscului, pentru a justifica modul de decontare a acestor cheltuieli (pro rata) - cum justificăm, mai exact, pro rata în cazul acestor cheltuieli? Pentru că în Legea telemuncii nu avem o obligație de a ține evidența perioadelor lucrate în regim de telemuncă, raportat la zilele lucrate de la birou. 

Dar ar fi indicat ca firmele să poată face dovada unei astfel de evidențe. Un schimb de e-mailuri între angajat și angajator, de pildă, care atestă stabilirea dinainte a zilelor de telemuncă versus a celor în care se lucrează de la birou ar putea fi un punct de plecare. O situație neacoperită de lege însă e cea în care un angajat lucrează o parte din timpul zilnic de muncă de acasă și cealaltă parte de la birou.

„Ca să poți să dai eficiență prevederii acesteia (privitoare la decontarea celor 400 de lei - n.red.), ar trebui să poți cumva să ai evidența zilelor în care ești acasă versus a zilelor în care ești la birou. Și, da, există și problema în care lucrezi trei ore de la birou și restul de acasă - chestiunea nu e acoperită legal, problema nu e gândită până la capăt. Și ar trebui cumva să aveți o evidență, chiar dacă nu sunteți obligați, a zilelor în care se lucrează de acasă versus zilele de la birou. Chit că evidența asta o centralizați doar în cazul unui control. Să aveți o corespondență cu salariații: mâine, poimâine venim la birou, astăzi stăm acasă. Astfel încât în cazul unui control ANAF să poți să extragi de aici, să faci un centralizator ca să poți să spui că, de exemplu, în luna martie s-a lucrat atât, în aprilie, atât, de acasă și uite cum am plătit pro rata”, a explicat în cadrul conferinței avocatnet.ro Anca Iulia Zegrean - Partener, Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii , Biriș Goran SPARL.

Chiar dacă firmele nu pot cere pentru acești bani angajaților documente justificative, Fiscul ar putea să vrea să vadă cum a decis firma să suporte cheltuieli într-un anumit cuantum pentru salariați, așa cum se întâmplă întotdeauna în privința cheltuielilor pe care firma le vrea deduse.