Semnătura electronică în documentele și procedurile SSM. Utilizări practice și dezavantajele folosirii semnăturii simple

Ca urmare a unor modificări legislative aduse anul acesta, s-a clarificat ideea că actele ce țin de nașterea și desfășurarea unui raport de muncă pot fi semnate și cu semnătură electronică. Asta înseamnă că semnătura electronică își găsește deplină aplicare și în zona SSM. Reamintim și că au fost date prin lege facilități fiscale pentru angajatorii care cumpără semnături electronice pentru angajații lor. 

Există însă o regulă importantă trasată în Codul muncii: firmele nu pot obliga salariații să folosească semnătura electronică dacă aceștia nu vor, iar faptul că pe același document pot exista doar semnături de același fel (nu una olografă și cealaltă electronică) este și el stipulat la nivel legislativ, dar reiese oricum din tehnica lucrurilor (bine de știut: un document semnat electronic își păstrează valabilitatea ca unul semnat olograf doar în mediul electronic). Dacă salariatul ar fi de acord să utilizeze semnătura electronică în raport cu angajatorul său, nu ar putea să i se pretindă să suporte costul acesteia, ci angajatorul ar trebui să îl suporte - tocmai de aceea avem reglementate facilitățile fiscale respective.

Modificările au fost aduse de OUG nr. 36/2021, care, ulterior, a fost modificată și ea în Parlament prin legea sa de aprobare - Legea nr. 208/2021. Vizate de acestea au fost atât Codul muncii, cât și Legea SSM. 

Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006 (Legea SSM) are însă și norme de aplicare, iar pentru ca reglementarea referitoare la folosirea semnăturilor electronice în materie să fie pe deplin aplicabilă în practică, Ministerul Muncii a pus în octombrie în dezbatere un amplu proiect de modificare a normelor de aplicare a Legii SSM pentru a reflecta, printre altele, și folosirea semnăturii electronice în raporturile ce țin de zona SSM. Până acum însă acesta nu a fost adoptat.

Ce fel de semnătură electronică putem folosi în domeniul SSM și de ce folosirea semnăturii simple este problematică

Spre deosebire de ce scrie în Codul muncii, în Legea SSM avem trei tipuri de semnătură electronică menționate: simplă, avansată și calificată (în cod le avem doar pe ultimele două). Mai exact, referirea la semnăturile electronice este făcută când se stabilește cum se poate face dovada instruirii SSM. 

„Dovada instruirii prevăzută la art. 20 poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern”, scrie în art. 21(4) din Legea SSM. Imediat după acest alineat scrie că, dacă se folosește varianta electronică, „dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată”. Aici, parlamentarii au motivat că folosirea semnăturii electronice simple e admisibilă pentru că vorbim de acte „mai puțin importante în economia relațiilor de muncă”, adică mai puțin importante decât, să zicem, însuși contractul de muncă ori un act adițional la acesta.

Notă: Semnăturile electronice sunt definite în Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014, la care trimite chiar OUG nr. 36/2021.

„Cele trei tipuri de semnături electronice implică niveluri diferite de securitate, semnătura electronică calificată fiind cea care prezintă cel mai ridicat nivel de încredere şi singura, potrivit art. 25 alin. (2) din Regulamentul eIDAS nr. 910/2014, care are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe. Aşadar, semnătura electronică calificată este necesară în situaţiile cu riscuri majore, acolo unde identitatea semnatarului trebuie să fie dincolo de orice îndoială, iar actul de voinţă al acestuia să fie reflectat clar.

De exemplu, să presupunem că dovada instruirii cu privire la securitatea în muncă este semnată cu semnătură electronică simplă, care poate fi inclusiv o semnătură de e-mail, o semnătură scanată sau o poză la semnătura olografă – deci uşor de reprodus şi fără a avea obligatoriu legătură cu semnatarul sau cu actul de voinţă al acestuia de a semna. În cazul semnăturii electronice simple NU ştim/ NU putem verifica facil dacă:

• face trimitere exclusiv la semnatar;
• chiar permite identificarea semnatarului;
• este creată pe baza unor mecanisme care sunt, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul semnatarului;
• este creată pe baza unor mecanisme care permit detectarea unei modificări ulterioare a dovezii de instruire.

O astfel de reglementare poate crea un precedent periculos, din cauza riscurilor implicate:

• riscul ca o astfel de dovadă să nu poată fi folosită ca probă în cazul unui accident de muncă (ce se poate solda şi cu deces);
• riscul de abuz împotriva unui angajat (victimă într-un accident de muncă) – i se invocă o dovadă de instruire la care de fapt el nu a participat – costuri în justiție;
• riscul de abuz împotrivă unui angajator – victima nu recunoaște că a semnat o dovadă de instruire – costuri în justiție.

Probabil că demonstrarea condițiilor de mai sus cu privire la faptul că o anumită persoană, cu o identitate dovedită, a fost cea care a semnat electronic la un anumit moment precis de timp se va putea realiza în urma unui audit foarte complex care trebuie să colecteze toate dovezile necesare pentru demonstrarea condițiilor însă va fi un proces extrem de costisitor.

Mai mult decât atât, acest cost cu un astfel de audit crește direct proporțional cu intervalul de timp dintre momentul semnării și cel al litigiului. Într-o astfel de situație mai trebuie luate în calcul și alte aspecte cu privier la faptul că angajatul nu mai este demult în companie sau informații (urme) ale activității sale electronice (loguri, politici de parole, etc) nu mai sunt demult stocate în sistemele informatice iar misiunea devine aproape imposibilă”, a explicat pentru redacția noastră Veronica Mitroi, Director Business Unit Servicii de Încredere, certSIGN.

În cazul relațiilor de muncă, vorbim de documente care trebuie ținute și zeci de ani

Avantajul semnăturii calificate față de celelalte două existența unei infrastructuri tehnice care să permită oricui verificarea validității acelei semnături - în cazul semnăturii calificate există listele de încredere care conțin toți prestatorii de servicii de încredere calificați din Uniunea Europeană. De ce ar trebui să conteze acest lucru? În parte și pentru că documentele de muncă trebuie păstrate pentru perioade foarte lungi de timp, iar verificarea validității semnăturii ar trebui să se poată face cu ușurință și dacă au trecut mulți ani de la semnarea unui document.

„La verificarea unei semnături avansate trebuie demonstrat că aceasta îndeplinește cele 4 cerințe ale art. 26 din Regulamentul eIDAS – trimitere exclusiv la semnatar, identificarea semnatarului, creare pe baza unor mecanisme care sunt exclusiv sub controlul semnatarului şi permiterea detectării oricăror modificări ulterioare”, potrivit Veronicăi Mitroi. „Angajatul trebuie să aibă încredere în semnătura avansată a angajatorului și să o poată verifica, angajatorul are nevoie și el să poată verifică semnătura avansată a angajatului iar autoritățile care verifică documentele de muncă, de exemplu ITM, trebuie să poată verifica semnăturile avansate ale angajatului și angajatorului”. 

Atenție! Folosirea semnăturii electronice de către angajat și angajator în documentele ce țin de raportul de muncă nu poate fi o chestiune doar faptică. Modul de folosire a semnăturii trebuie detaliat, la nivel scris, trebuie asumat de ambele părți și e foarte importantă precizarea scrisă că folosirea semnăturii electronice nu e obligatorie. În regulamentul intern trebuie prevăzut foarte clar dacă actele se pot semna și electronic, chestiune cerută de însăși Legea SSM. 

Cum se pot folosi firmele de semnătura electronică în procesul de instruire SSM, acum, în contextul muncii la distanță (și nu numai)

„Indiferent că vorbim despre platforme digitale dedicate proceselor SSM sau instrumente de lucru uzuale ce pot fi folosite intern (soluţii de videoconferinţă şi de lucru colaborativ tip Document Management/partajare documente, e-mail etc.), companiile au la dispoziţie o gamă variată de instrumente pentru digitalizarea completă a fluxurilor din zona sănătăţii şi securităţii în muncă. 

Practic, indiferent de context, domeniu de activitate sau număr de angajaţi organizaţiile pot opta pentru procese SSM 100% digitale – de la procesul de instruire propriu-zis (documente digitale consultate de angajati sau instructaje video), la semnarea dovezii instruirii de către toate părţile implicate (angajat, superior ierarhic, inspector SSM) cu semnătură electronică şi până la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/ securităţii şi sănătăţii în muncă în raporturile angajatorului cu instituţiile publice. Realizarea, semnarea, transmiterea şi arhivarea electronică a documentelor SSM se traduce în mobilitate şi eficienţă crescută, cu reducerea timpilor şi costurilor alocate acestor procese”, punctează specialistul certSIGN.

Util: Controale ITM - Cinci lucruri de știut despre semnarea electronică a actelor de muncă, pentru a fi pregătit de verificări

Legislația actuală îi permite angajatorului să lucreze cu unii angajați cu semnătură olografă și cu alții cu semnătură electronică, îi permite să utilizeze mixt modalitățile de semnare și cu același angajat, îi permite să o folosească doar pe anumite tipuri de documente sau pe altele, după cum consideră și după cum intenția sa se întâlnește cu acordul angajaților săi - totul trebuie stabilit în politica firmei. 

Odată ce i-a cumpărat angajatului său un certificat de semnătură, acesta o poate folosi în activitatea profesională curentă în relația cu terții, clienți/ parteneri/ colaboratori/ furnizori ai companiei. „În funcţie de opţiunea aleasă de companie şi de specificul acesteia (domeniu de activitate, număr de angajaţi, fluctuaţie de personal) pot fi create pachete personalizate care să acopere cât mai bine profilul organizatiei şi cerinţele specifice. De exemplu, semnătura electronică la distanță / în cloud permite crearea de planuri tarifare diferite, în funcție de numărul de documente semnate și de valabilitatea certificatului (valabilitate redusă de la câteva minute până la 1, 2 sau 3 ani)”.

„Recomandăm celor care deja au început să digitalizeze procesul de angajare să extindă utilizarea semnăturii electronice calificate și către zona de SSM însă nu trebuie exclusă și o relație inversă, mai ales că nu exista o ordine în care aceste procese independente trebuie începute. O altă recomandare este să evalueze toate implicațiile existente, mai ales provocările care vor apărea în situația unui litigiu, atunci când hotărăsc să folosească un alt tip de semnătură electronica decât cea calificată”, conchide Veronica Mitroi (certSIGN).