Cine poate semna extrasul din Revisal și copiile documentelor din dosarul personal atunci când actualii sau foștii salariați le solicită și în ce termen se eliberează

Indiferent de modul în care angajatorul alege să-și organizeze activitatea de resurse umane, are de îndeplinit o serie de obligații, una dintre acestea fiind eliberarea unui extras din registrul electronic de evidență a salariaților, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal, termenul fiind de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Suplimentar, salariații pot solicita angajatorului și documente din dosarul personal, în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator, termenul fiind de 15 lucrătoare în acest caz.

De aceleași drepturi beneficiază și foștii salariați, iar încălcarea acestor obligații constituie contravenție și este sancționată cu amendă de la 300 de lei la 1.000 de lei.

Observăm, în primul rând, că avem două termene, unul de 15 zile calendaristice pentru eliberarea unui extras din registru și/sau a unei adeverințe care să cuprindă datele din acesta și unul de 15 zile lucrătoare în cazul copiilor documentelor din dosarul personal al salariaților.

În al doilea rând, în ambele situații, documentele vor fi datate și certificate pentru conformitate de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită în acest sens.

Practic, reprezentantul legal al angajatorului certifică documentele sau semnează adeverința, chiar dacă a ales să organizeze activitatea de resurse umane în conformitate cu dispozițiile art. 34¹ alin (1) lit. b) și c), adică a desemnat unul sau mai mulți salariați sau a contractat un serviciu extern, însă fără a-i împuternici pentru a semna adeverința sau pentru a certifica documentele.

Luând în considerare respectarea principiului bunei-credințe, un salariat este îndreptățit să considere că adeverința eliberată sau extrasul din registru ori copiile documentelor din dosarul personal au fost semnate/certificate pentru conformitate de către persoana care  are acest drept, însă inspectorii de muncă ar putea solicita documentele care au stat la baza împuternicirii atunci când verifică aceste activități.

În situația în care angajatorul refuză eliberarea unui extras din registrul electronic de evidență a salariaților, a unei adeverințe care să cuprindă respective date sau a copiilor solicitate din dosarul personal, salariatul sau chiar fostul salariat poate sesiza Inspecția Muncii prin intermediul formularului electronic disponibil pe pagina de web a instituției, iar angajatorul riscă o sancțiune între 300 și 1.000 de lei.

Eliberarea documentelor necertificate pentru conformitate de către reprezentantul legal sau persoana împuternicită ori certificate de către o persoană care nu a fost împuternicită în acest sens reprezintă tot o încălcare a obligațiilor prevăzute de art. 7 alin (3) – (6) din HG nr. 905/2017, coroborate cu cele prevăzute de art. 34 alin (5) / (6¹) și art. 40 alin (2) lit. h) din Codul muncii.

De asemenea, contra cost, orice salariat/fost salariat poate solicita un extras din registrul electronică de evidență a salariaților direct de la inspectoratul teritorial de muncă. Salariatul poate transmite, fie în momentul depunerii cererii, fie printr-o altă adresă, informații cu privire la refuzul angajatorul de a elibera documentul/documentele solicitate certificate pentru conformitate, fie depășirea termenul maxim prevăzute de lege.

În același timp, persoanele fizice pot genera, cu ajutorul platformei „Spațiul Privat Virtual - Persoane Fizice”, rapoarte privind contractele de muncă active, cum ar fi tipul contractului de muncă (normă întreagă/timp parțial), numărul de ore/zile lucrate, venit brut/net, contribuții și impozit, însă nu poate fi verificată și plata efectivă a sumelor reținute de către angajator către bugetul de stat.