Cum suportă angajatorul cheltuielile ocazionate de deplasarea telesalariatului la sediu și de ce diurna trebuie scoasă din discuție

„Diurna are legătură cu delegare și detașare, nu are legătură cu faptul că telesalariatul locuiește la Cluj și angajatorul e în București, iar telesalariatul trebuie să vină la București. Nu mă deleg de la mine de acasă la sediul angajatorului. Pot să suport însă costul transportului - e altceva - costul biletului de avion, de exemplu, dacă eu l-am chemat la sediu și am în contractul de muncă anumite prevederi specifice prin care îi decontez cheltuielile”, a explicat Ruxandra Jianu - Partener Taxe | Biriș Goran, Biriș Goran SPARL, cu ocazia recentei conferințe organizate de avocatnet.ro pe tema noutăților în materia relațiilor de muncă. 

Anca Iulia Zegrean, Partener, Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii , Biriș Goran SPARL, cu ocazia aceleiași conferințe, a recomandat firmelor să insereze în contractele de telemuncă o clauză prin care să stipuleze acoperirea cheltuielilor de deplasare: ori de câte ori angajatul e chemat la sediul angajatorului, cheltuielile respective să fie suportate de firmă. 

„Pot să cumpăr eu biletul de avion (firma - n.red.) pe numele meu sau poate să cumpere el biletul de avion pe numele său, să-mi aducă documentele și să facem un decont. Decontarea cheltuielilor de genul acesta e permisă și e deductibilă fiscal, nu e impozitată ca bonus salarial, cu condiția să am o prevedere în contractul de muncă sau în regulamentul intern privind modul în care decontez anumite costuri de deplasare angajaților și documentele justificative pe care trebuie să le prezinte”, a completat Ruxandra Jianu.

Situația este ceva mai complicată însă atunci când în contractul de telemuncă s-a specificat că telesalariatul va lucra exclusiv de acasă sau dintr-o altă locație aleasă de telesalariat, fără nicio prevedere în sensul că acesta va mai fi convocat ocazional la sediul angajatorului pentru diverse proiecte, ședințe, cursuri care presupun obligatoriu prezența fizică a acestuia la sediu. Dacă luăm exemplul dat mai sus, al telesalariatului clujean care trebuie să vină la București și care ar trebui să stea, să zicem, cel puțin o noapte cazat la București, vorbim clar de necesitatea de a acoperi mai mult decât cheltuielile de transport, ci și de acoperirea celor de cazare. 

Ceea ce au explicat Ruxandra Jianu și Anca Iulia Zegrean cu ocazia recentei conferințe este că încadrarea unor cheltuieli pentru telesalariatul care se deplasează la sediul firmei ca diurne nu e recomandată, din cauza modului extrem de rigid în care organele fiscale privesc regimul diurnelor și a riscului reîncadrării acestor cheltuieli. 

„Firma îi face o decizie de delegare pentru a-l aduce la sediu, îi face un ordin... Problema este în zona fiscală: angajatorul, să zicem, nu-i face niciun fel de document, dar îi plătește un fel de diurnă sau orice alt tip de indemnizație; s-ar putea să aibă o problemă în momentul în care o înregistrează fiscal (...)

Putem deconta cheltuielile de transport, putem deconta eventual niște cheltuieli de cazare pentru angajații care lucrează în altă localitate, dar diurna în Codul fiscal e foarte strict definită pentru că are regim specific”, potrivit specialistelor.