Cinci greșeli de evitat la întocmirea și modificarea regulamentelor interne

1. Chiar dacă nu ai nevoie de acordul angajaților pe conținutul regulamentului, nu-i consulți sau nu poți dovedi ulterior că i-ai consultat. Aici greșeala este una dublă, de fapt: pe de o parte, angajatorul subestimează valoarea consultării, iar, pe de altă parte, angajatorul nu poate proba, în caz de control, că angajații au fost consultați. Regulamentul intern se adoptă și se modifică numai după consultarea reprezentanților salariaților ori a sindicatului, după caz. Nu vorbim niciodată de un acord, în sensul că angajații trebuie să fie de acord cu conținutul pe care îl decidem, într-un final, dar consultarea acestora e absolut necesară. 

Util: Un avocat ne explica în acest material cum s-ar putea rezolva chestiunea consultării în cazul celor care nu au desemnat un reprezentant al salariaților, așa cum se întâmplă cel mai frecvent în cadrul firmelor mici și foarte mici. Se poate face, de pildă, o ședință în care le este prezentat acestora conținutul proiectului de regulament (un proces-verbal în care aceștia semnează că au participat la consultare ar fi util); le poate fi trimis tuturor prin e-mail, de asemenea. 

2. Nu-l faci accesibil angajaților ca să poată fi consultat oricând. Regulamentul intern se afișează la sediul angajatorului - o cere Codul muncii. „Regulamentul intern se aduce la cunoștința salariaților prin grija angajatorului și își produce efectele față de salariați din momentul încunoștințării acestora”, în ceea ce privește întocmirea acestuia și modificările ce pot apărea pe parcurs. Chestiunea e cu atât mai importantă în cazul angajaților care nu erau în firmă când a fost întocmit sau modificat acesta. Din moment ce angajaților li se impune respectarea prevederilor sale, cum le-ar putea fi imputat ceva neconform în raport cu regulamentul dacă conținutul acestuia nu le este cunoscut? 

Totodată, dacă regulamentul este literalmente afișat doar la sediul angajatorului, ar fi util de luat în considerare și care e situația în cazul celor care lucrează numai de acasă - și acestora trebuie să le fie pus la dispoziție spre consultare regulamentul oricând.

Util: Cum poate dovedi, așadar, firma că a adus documentul la cunoștința angajaților

3. Folosești un model de regulament pe care nu îl adaptezi deloc nevoilor companiei și specificului activității. De foarte multe ori, antreprenorii la început de drum, dar și oamenii lor din departamentele de resurse umane ori de la contabilitate caută modele de regulamente în rândul colegilor de breaslă ori pe internet și nu le personalizează aproape deloc - le folosesc ca atare. Chiar dacă, să zicem, acele modele conțin tot minimul necesar cerut prin Codul muncii și alte acte normative ce indică prevederi de pus obligatoriu în cuprinsul regulamentului, în activitate, ulterior, va apărea cel puțin o situație în care angajatorul va fi dezavantajat de cuprinsul regulamentului. De pildă, și-ar fi dorit o altă abordare în cazul absențelor nemotivate sau prevederi suplimentare în materia abaterilor disciplinare, reglementarea pauzei de masă, a modului cum se face evaluarea profesională etc. 

Util: De ce e important să trecem cât mai multe feluri de abateri disciplinare în regulamentele interne

4. Nu-i consulți pe angajați ori de câte ori faci modificări în conținutul acestuia. Deși acordul lor nu e necesar pe conținut,  de îndeplinirea obligației de consultare depinde chiar valabilitatea acestui document. Iar angajatorul va trebui să poată dovedi că s-a consultat cu angajații (reprezentanții lor, sindicatul) nu doar când face un regulament de la zero, unul nou, ci și când modifică orice chestiune în conținutul celui deja existent. Angajatorii trebuie să fie atenți, totodată, la orice modificare legislativă apărută în zona muncii - statistic, în ultimii 5-6 ani, regulamentul a trebuit completat anual cu câte ceva ca urmare a legilor și ordonanțelor adoptate în sfera relațiilor de muncă.

5. Nu iei în calcul că angajații pot contesta în instanță aspecte nelegale din conținutul regulamentului. Am stabilit deja că angajații nu au un drept de veto la adoptarea regulamentului ori la modificare lui sau un cuvânt de spus pe cum arată regulamentul la final, iar consultarea lor pare mai mult o formalitate ce trebuie îndeplinită obligatoriu conform legii - poate și de aceea unii angajatori negljează aspectul consultării salariaților în tot procesul adoptării/modificării regulamentului. Cert e că angajații au dreptul să conteste chestiunile nelegale din conținutul regulamentului și dacă nu se vor înțelege printr-o simplă discuție cu angajatorul, atunci e posibil să-și caute dreptatea în altă parte, iar aspecte puse de angajator în regulament, pe principiul „e activitatea mea și am dreptul să o organizez cum doresc” care sunt în contradicție cu Codul muncii sau alte acte normative vor fi mai mult ca singur „cenzurate” de un judecător, adică anulate. Un exemplu: săvârșirea unei anume abateri disciplinare să ducă direct la desfacerea contractului de muncă, fără cercetare disciplinară; o atare prevedere e vădit nelegală, nicio sancțiune disciplinară cu excepția avertismentului nu se poate aplica în lipsa unei cercetări.