Avertizorii de integritate: Ce entități private și publice trebuie să aibă canale interne de raportare, responsabili și proceduri

În accepțiunea Legii nr. 361/2022, raportarea este comunicarea făcută de avertizor, fie scris, fie oral, de informații privind orice faptă ce reprezintă o încălcare a legii. Un tip de raportare este cea internă, care se realizează prin „mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare”. 

Raportarea internă este, de fapt, regula, cu toate că legea îi recunoaște avertizorului dreptul de a alege între canalul intern de raportare și cel extern în anumite condiții. 

De raportarea internă, Legea avertizorilor leagă un întreg ansamblu de obligații pentru entitățile vizate - adică autorități, instituții publice, persoane juridice de drept public sau privat (iar în această din urmă categorie intră și ONG-urile, dar și societăți de avocatură, de exemplu, care sunt constituite ca SPARL-uri). Iar cei care sunt obligați prin lege să aibă canale interne de raportare și nu le au riscă amenzi între 3.000 și 30.000 de lei.

Doar că legea nu „împovărează” toate aceste entități în mod egal. Principalul criteriu de departajare între cine are obligații și cine nu în a asigura un atare canal de raportare internă este numărul de angajați. În cazul entităților publice, numărul de angajați nu prezintă relevanță însă.

Nu au obligația de a avea un atare canal intern de raportare angajatorii privați cu mai puțin de 50 de angajați, potrivit Legii 361/2022. 

Obligația apare, deci, de la 50 de angajați în sus. Chiar și așa, există o aplicare etapizată a obligației de a institui un canal intern de raportare. Odată cu intrarea în vigoare a legii, adică din 22 decembrie, doar privații care au de la 250 de angajați în sus trebuie să aibă aceste canale pregătite. De la aceeași dată e valabilă obligația și pentru autorități și instituții publice.

Abia din 17 decembrie 2023, obligația intră în vigoare și pentru persoanele juridice de drept privat care au între 50 și 249 de angajați. 

„Autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, indiferent de numărul de angajați, precum și persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați, au obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare și de a stabili proceduri de raportare internă și pentru efectuarea de acțiuni subsecvente (...) Obligația de identificare sau de instituire a canalelor interne de raportare, de stabilire a procedurilor de raportare internă și de efectuare de acțiuni subsecvente stabilite de către autoritățile și instituțiile publice se aplică și structurilor fără personalitate juridică ale acestora, care au cel puțin 50 de angajați”, scrie în lege.

Mai departe, se pot grupa și pot utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor referitoare la încălcări ale legii și în ceea ce privește acțiunile subsecvente:

• persoanele juridice de drept privat care au între 50 și 249 de angajați;
• UAT-urile cu mai puțin de 10.000 de locuitori sau cu mai puțin de 50 de lucrători.

Responsabilul și procedura privind raportările interne

La pachet cu obligația de a avea acest canal intern de raportare vine și obligația de a desemna o persoană, un compartiment sau un terț „cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții”.

Așadar, cine nu are obligația de a avea canale interne, nu trebuie să desemneze ori să contracteze un responsabil și nu trebuie să aibă o procedură privind raportarea internă bine pusă la punct. Întregul art. 10 din noua lege ne oferă detalii cu privire la conținutul acestor proceduri.

„Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil”, prevede legea. 

În afară de necesitatea de a avea acest responsabil, la fel de important e ca toate companiile vizate de obligația de a avea un canal intern de raportare și toate entitățile publice să pună la punct modalitatea în care vor primi raportări ce asigură confidențialitatea avertizorului și a oricărei terțe părți menționate în raportare și care împiedică accesul neautorizat. Pentru încălcarea acestei obligații avem o amendă între 4.000 și 40.000 de lei.