e-Factura: Companiile trebuie să investească în automatizări și în instruirea salariaților

Deoarece a primit recent derogarea necesară de la autoritățile europene, Guvernul va introduce în 2024 obligația de a folosi e-Factura pentru toate tranzacțiile din relația B2B, conform unui proiect de lege aflat aproape de adoptarea în Parlament. Sistemul va trebui folosit de la 1 ianuarie, dar în primele trei luni va exista o perioadă de grație în care nu se vor aplica amenzi.

Având în vedere noua obligație care se conturează, companiile ar trebui să înceapă rapid, dacă n-au făcut-o deja, pregătirea pentru adaptarea la sistemul e-Factura. În acest sens, investițiile ar trebui să se axeze mai ales pe automatizări și pe instruirea salariaților, însă soluțiile pot varia în funcție de situația individuală a fiecărei afaceri.

„Investițiile pentru automatizarea procedurii de emitere a facturilor electronice pot fi considerate direct proporționale cu dimensiunea persoanelor impozabile, dar și cu numărul de facturi ce sunt emise zilnic/lunar la nivelul acestora. Astfel, pentru un contribuabil ce emite un număr limitat de facturi, utilizarea directă a sistemului pentru generarea și transmiterea facturilor va implica instruirea angajaților pentru a emite facturile în acest mod, pentru a înțelege și a putea rezolva posibilele erori primite în sistem la generarea facturilor și, de asemenea, instruirea și organizarea pentru a descărca facturile primite prin Spațiul Privat Virtual.

În cazul unui contribuabil ce emite în mod obișnuit un număr semnificativ de facturi, investițiile vor fi substanțiale. Astfel, cel mai adesea se va apela la un sistem automat ce poate fi conectat la sistemul autorităților, prin intermediul căruia procesul să devină automatizat. Pentru implementarea acestuia, însă, ca în cazul raportării SAF-T, vor trebui revizuite informațiile actuale din sistemele societăților pentru a reuși automatizarea cu succes a facturării electronice”, au explicat, pentru avocatnet.ro, Cristian Velcu, Tax Partner, și Teodora Rusu, Senior Tax Consultant, ambii de la Țuca Zbârcea & Asociații Tax.

Ideea a fost subliniată inclusiv de specialiștii de la KPMG România, prin vocea lui Alexandru Comănescu, Tax Director: „Investiția este direct proporțională cu volumul și complexitatea fluxurilor de facturare. Pentru acele companii pentru care numărul de facturi de emis este mic, se poate folosi și soluția gratuită pusă la dispoziție de autorități pentru generarea facturilor electronice (presupune completarea machetelor și, din păcate, în caz de erori necesită recompletarea datelor).”

Referitor la măsurile de securitate pe care companiile ar trebui să le aibă în vedere în contextul trecerii la folosirea sistemului e-Factura, acestea vor depinde, în esență, de automatizările pe care le vor face societățile.

„Măsurile de securitate vor depinde foarte mult de soluțiile de automatizare alese (fie utilizarea unor aplicații externe, a unui furnizor extern sau prin adaptarea sistemului propriu). În principal, sistemul de facturare electronică nu ar trebui să aducă riscuri suplimentare de securitate față de soluțiile de facturare utilizate în prezent de majoritatea contribuabililor”, au punctat specialiștii de la Țuca Zbârcea & Asociații Tax.

Însă care va fi situația firmelor mici? Calculele „pe hârtie” arată că efoturile financiare ar trebui să fie reduse pentru afacerile de mici dimensiuni. Însă asta nu e neapărat o regulă general valabilă.

„Teoretic, eforturile ar trebui să fie mai mici pentru companii de dimensiuni mai reduse. Dar există foarte multe variabile care pot afecta și schimba o astfel de concluzie. Teoretic, implementarea va fi probabil mai eficientă dacă vor fi folosite programele de contabilitate adaptate exclusiv standardelor din România”, au mai spus Cristian Velcu și Teodora Rusu.

Apropo de e-Factura, s-ar putea să te mai intereseze și:

• e-Factura: La ce dificultăți ar trebui să se aștepte contribuabilii în lunile ce vin (și nu numai), în contextul implementării facturării electronice;
• Facturarea electronică obligatorie: Patru aspecte de care să țină cont firmele când se pregătesc de implementare;
• Firmele vor scăpa, măcar parțial, de arhivarea în format tipărit a facturilor, după ce e-Factura va trebui folosit pentru toate tranzacțiile B2B;
• e-Factura și deducerea TVA: Folosirea obligatorie a sistemului va duce oricum la necesitatea facturii electronice pentru accesarea dreptului;
• Deconturile de TVA ar putea fi precompletate de ANAF în viitor, după trecerea la obligația generală de folosire a facturării electronice.