Facturarea electronică obligatorie: Patru aspecte de care să țină cont firmele când se pregătesc de implementare

În prezent, sistemul e-Factura este obligatoriu, în relația B2B, numai pentru vânzările de produse cu risc fiscal ridicat. De la 1 ianuarie 2024, însă, obligația poate fi extinsă la toate tranzacțiile derulate între companii, în baza recentei Decizii a Consiliului UE 1.553/2023. Deși erau obligate să vină cu un calendar de implementare în a doua parte a lunii trecute, autoritățile fiscale încă n-au decis cum au de gând să procedeze.

Între timp, firmele ar trebui să înceapă deja pregătirile, deoarece procesul de implementare a facturării electronice necesită câteva luni bune de muncă intensă. În acest sens, specialiștii de la KPMG România subliniază că un pas important pentru societăți ar trebui să fie (1) analizarea elementelor obligatorii ale standardului e-Factura, pentru a vedea cum se pot obține datele de care au nevoie.

„Dacă raportarea efectivă către ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală - n. red.) pare a fi cea mai simplă provocare, din experiența noastră, o mare parte dintre contribuabili nu dețin toate datele necesare validării unei facturi electronice. Astfel, recomandarea mea este ca aceștia să analizeze elementele obligatorii menționate de standardele aplicabile. În cazul în care unele date nu sunt disponibile sau există, dar în format distinct decât cel de raportare, acești contribuabili trebuie să identifice soluții în vederea obținerii datelor în formatul potrivit (fie externalizarea raportării, fie schimbarea modului de completare a unor informații din ERP-ul utilizat)”, a spus, pentru avocatnet.ro, Alexandru Comănescu, Tax Director.

Mai departe, contribuabilii trebuie să aibă în vedere și (2) pregătirile necesare pentru „luarea în primire” a facturilor venite de la clienți sau de la partenerii de afaceri: „În plus, în afară de facturile emise, odată cu generalizarea sistemului și facturile de achiziții vor fi primite tot în format electronic (xml). Astfel, contribuabilii trebuie să asigure procesele pentru a urmări facturile primite în SPV (Spațiul Privat Virtual - n. red.), procedura de conversie/verificare a acestor facturi, precum și cea de arhivare a acestora. În același timp, procedurile de inspecție fiscală trebuie modificate astfel încât inspectorii să nu solicite facturi fizice atât timp cât toate informațiile din aceste documente se regăsesc pe serverele autorităților.”

Desigur, odată cu trecerea la folosirea obligatorie a sistemului e-Factura, companiile pot (3) să renunțe la arhivarea facturilor în format fizic, din moment ce vor fi disponibile în SPV în format electronic. „Odată cu implementarea acestui mecanism, nu va mai exista obligația arhivării fizice a facturilor emise/primite. Exemplarul original al facturii va fi fișierul electronic însoțit de sigiliul aplicat de autorități. Pe cale de consecință, costurile cu arhivarea facturilor ar putea fi diminuate. Ca la orice schimbare, e posibil ca la început să apară mai multe probleme decât beneficii vizibile, însă, uitându-ne la alte state care au implementat sistemul, experiența după 1-2 ani este pozitivă”, a punctat Alexandru Comănescu.

Referitor la (4) investițiile necesare, acestea depind, în principiu, de câte facturi vin și pleacă la o firmă. Afacerile în care numărul de facturi este redus pot folosi soluția gratuită a autorităților fiscale, dar altele pot fi nevoite să caute soluții (contra cost) mai adecvate. Dacă este, însă, să ținem cont de întregul proces de digitalizare prin care trece ANAF, este posibil ca pe termen lung firmele să facă și unele economii sau să poată redirecționa anumite eforturi actuale către sarcini mai importante.

„Investiția este direct proporțională cu volumul și complexitatea fluxurilor de facturare. Pentru acele companii pentru care numărul de facturi de emis este mic se poate folosi și soluția gratuită pusă la dispoziție de autorități pentru generarea facturilor electronice (presupune completarea machetelor și, din păcate, în caz de erori necesită recompletarea datelor).

Din estimările atât la nivel național, cât și european, pe termen mediu și lung este preconizat un beneficiu pentru contribuabili atât din simplificarea procesului de emitere a facturilor, cât și prin precompletarea/eliminarea unor declarații fiscale. Din experiența noastră, complicarea declarației 394 a atras o povară suplimentară asupra mediului de afaceri (unele firme au angajat personal strict pentru acest task), astfel că, odată generalizat acest mecanism, pe lângă implementarea la scară largă a raportării SAF-T, este de așteptat ca această declarație să fie eliminată (pentru a evita dublarea raportărilor)”, a adăugat directorul de taxe de la KPMG.