Cum mă asigur că angajații mei nu au posibilitatea să spună, rezonabil, că nu știau regulile aplicabile la locul de muncă

Dacă ne uităm la ansamblul normativ care guvernează relațiile de muncă, nu putem să nu ne întrebăm dacă și în ce măsură salariații le cunosc, le înțeleg și le aplică, pentru că nu vorbim numai despre drepturi, ci și despre obligații. Este adevărat că sunt tot mai multe reguli (putem spune chiar obligații) în legislație, iar acestea sunt completate cu reguli interne specifice, iar, în cazurile fericite, cu altele negociate colectiv, în contractele colective de muncă (CCM) - sunt din ce în ce mai multe aspecte pe care salariații trebuie să le cunoască, să le înțeleagă și să le respecte în privința muncii lor.

Nu ar trebui să ne întrebăm, într-o lume ideală, dacă ei cunosc legea, pentru că „nimeni nu poate invoca în apărarea sa necunoașterea legii”. Codul muncii impune angajatorilor să facă o informarea prealabilă, să le dea angajaților un exemplar al contractului individual înainte de începerea activității, să le comunice regulamentul intern cel târziu în prima zi de muncă și să-l afișeze la sediu, iar în privința contractului colectiv avem în vedere atât rolul angajatorului, cât și al celor care l-au negociat în privința difuzării lui în unitate.

Cum se asigură angajatorul că toți salariații lui cunosc regulile? Este clar că la prima vedere o bună practică va fi asimilată unei noi obligații, iar aceasta poate fi considerată ca fiind fie excesivă, consumatoare de resurse și/sau una care va „eroda” profitul angajatorului, însă pornim de la prezumția că orice investitor are în vedere o strategie pe termen mediu și lung, pentru că cele pe termen scurt sunt, de fapt, punctul de plecare.

Un efort financiar care nu este, de fapt, în zadar

Da, putem să-i spunem și efort, inclusiv financiar, când ne gândim că timpul necesar pentru a ne asigura că toată lumea știe ce trebuie sau ce nu trebuie să facă, înțelege riscurile și conștientizează că numai în astfel de condiții putem evolua împreună, însă mai corect ar fi să-i spunem investiție, una care va genera profit pe termen mediu și lung.

Constatăm că depinde și de modul în care este stabilită strategia, organizare și funcționarea unității, iar în acest mod depășim cadrul de drepturi și obligații și ajungem la investiții, recuperarea lor și obținerea unor beneficii/unui profit.

Dacă în privința evitării riscurilor și asigurării unui cadru optim de muncă, sigur și sănătos, avem reguli mai clare, adică instruire introductivă, periodică sau chiar suplimentară, după caz, unde avem prevăzute și perioade de timp minime pentru aceste activități, în cazul celorlalte reguli nu avem, aceasta fiind, probabil, cauza celor mai multe conflicte de muncă.

Aceeași situație o avem acum și în privința prevenirii și combaterii actelor sau faptelor de hărțuire morală și/sau discriminare, dar fără reguli la fel de precise, fiind precizate totuși câteva repere.

Nici nu cred că buna-credință are nevoie de reguli scrise sau de un „Cod” special, pentru că ne indică suficient de clar că, pe lângă cadrul legal, avem și o serie de aspecte pe care trebuie să interpretăm corect și să le aplicăm pentru a ne atinge scopul, fără a-i prejudicia pe ceilalți.

Pentru a aprecia corect întinderea acestei „investiții”, trebuie să (ne) răspundem la câteva întrebări:

• Ce activitate sau ce activități se desfășoară în unitate?
• Ce categorii de personal avem?
• Care este nivelul lor de pregătire?
• Care sunt resursele de care ei dispun, atât la locul de muncă, cât și în timpul liber?
• Care este randamentul financiar al unei ore de muncă pentru fiecare salariat sau categorie de salariați, după caz?

În funcție de răspunsurile pe care ni le dăm, putem construi o strategie pe termen mediu și lung, aceasta fiind chiar punctul de plecare către o relație de muncă solidă, stabilă, transparentă și profitabilă pentru ambele părți.

Avem activități relativ simple sau relativ complexe în fiecare unitate, iar atunci când aceste activități implică factorul uman, adică angajarea unor persoane, avem în vedere regulile care guvernează relațiile de muncă.

Cu cât activitatea unității, în ansamblu, este mai complexă, regulile vor fi și ele la fel de complexe, iar asimilarea lor de către salariați presupune un consum de resurse, în principal timp.

Minimul necesar

Regulamentul intern se comunică salariaților cel târziu în prima zi de lucru, însă Codul muncii nu a precizat expres că acest lucru trebuie să se întâmple cel târziu la începutul programului sau cel târziu la finalul său, pentru că oricum prima zi de muncă a oricărui angajat înseamnă instruire în privința SSM, PSI și SU.

În privința SSM discutăm despre cel puțin două ore, iar pentru PSI avem, în continuare în vigoare Ordinul MAI 715/2005, privind instruirea salariaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor și instruirea în domeniul protecției civile, care prevede o durată minimă de opt ore pentru instructajul introductiv general.

Astfel, după ce avem răspunsurile la primele trei întrebări, putem analiza care este varianta optimă pentru a ne asigura că salariații din unitate primesc informațiile potrivite privind regulile interne care alcătuiesc împreună disciplina muncii în unitate.

Regulamentul a fost înțeles? E mereu accesibil?

Sigur că ne putem baza pe faptul că prin înmânarea regulamentului intern ne-am îndeplinit obligația de a le comunica salariaților regulamentul intern, dar trebuie să ne întrebăm când și dacă aceștia îl voi consulta, iar, ulterior, dacă l-au și înțeles.

Următoarea întrebare este dacă le putem cere să-l consulte în timpul liber sau nu, iar răspunsul îl regăsim tot în Codul muncii, adică la definiția timpului de muncă, așa cum este ea prezentată de art. 111 alin (1).

Faptul că în prezent Codul muncii prevede și posibilitatea comunicării regulamentului intern în format electronic ne aduce în fața unei alte întrebări, dacă salariații noștri au posibilitatea reală de a-l consulta, pentru că în cazul unui conflict de muncă putem întâlni și o astfel de abordare.

Practic, putem să avem așteptarea rezonabilă ca salariații care utilizează tehnologia informațiilor și comunicațiilor în cadrul relației de muncă, mai ales dacă angajatorul le-a pus la dispoziție și mijloacele tehnice necesare, să poată consulta un regulament intern în format electronic, însă nu vom avea aceeași așteptare și de la salariații cu ocupații din grupa majoră 9, de exemplu.

Nu ne putem baza pe faptul că orice lucrător care are un cont pe una sau mai multe rețele sociale deține și smartphone care poate stoca și afișa un fișier electronic pe care se află regulamentul intern în format electronic sau pe faptul că fiecare are acasă un PC, o tabletă sau un laptop.

Să nu uităm că angajatorul este cel care trebuie să probeze că și-a îndeplinit obligația de a-i comunica salariatului regulamentul intern.

Cât înseamnă, realmente, efortul financiar de a oferi o instruire vs. costul reparațiilor

Ajungem astfel la ultimul punct și la întrebarea „cât ne costă dacă ne asigurăm că salariații noștri au avut posibilitatea de a cunoaște regulile, le-au înțeles și le aplică în mod corespunzător?”

Putem calcula, de exemplu, de cât timp avem nevoie pentru aceste activități, iar ulterior ne putem raporta la costul unei ore de muncă, iar pentru echilibru vom lua în considerare atât salariul, cât și un randament pentru angajator de 80% din valoarea salariului orar pentru angajator.

De ce un randament pentru angajator?

Pentru că nimeni nu investește fără a lua în calcul amortizarea investiției și obținerea unui profit.

De ce 80%?

Pentru că avem încă aproximativ două milioane de salariați plătiți la nivelul salariului minim brut pe țară garantat în plată și putem aprecia că informațiile din spațiul public sunt și reale, adică angajatorii nu-și permit mai mult.

Pornind de la cei puțin sub 20 de lei/oră, putem considera că randamentul angajatorului nu poate fi, în mod real, sub 16 lei/oră/salariat, pentru că în această sumă avem atât asigurarea resurselor necesare, cât și un profit.

Astfel, pentru cei aproximativ două milioane de salariați, putem aprecia că avem un cost/oră de aproximativ 36 de lei, adică ne-ar „costa” 36 de lei/oră să ne asigurăm că le comunicăm, în primul rând la debutul relației de muncă, regulile interne pe care ei vor avea ulterior obligația să le respecte.

Numărul de ore necesare atingerii acestui scop depinde atât de specificul activității unității, cât și de activitățile desfășurate de fiecare salariat în parte, însă de aici apare o nouă întrebare, „de ce să investesc acești bani?”.

Răspunsul îl poate da fiecare angajator, apreciind care poate fi consecința nerespectării regulilor interne de disciplină a muncii și cât poate costa ulterior un eventual conflict.

În același timp, nu putem aprecia că numai angajatorul este interesat în această privință, pentru că nici salariatul nu poate fi indiferent și ar trebui să se asigure că își cunoaște atât drepturile, cât și obligațiile.