Legea nu te împiedică să folosești alte canale, în paralel cu e-Factura, pentru a-ți informa clienții și partenerii despre emiterea unei facturi

„E bine de știut că legea nu împiedică în niciun fel partenerii comerciali să se informeze reciproc asupra faptului că s-a emis o factură sau asupra datoriei comerciale și pe alte canale decât e-Factura. Legea doar obligă la transmiterea facturii prin e-Factura, considerând că, din punct de vedere fiscal, clientul a primit-o la data când ea este disponibilă pentru descărcare în sistemul e-Factura”, a punctat recent, într-o postare pe LinkedIn, Nadia Oanea, Managing partner la Tax & Training.

Specialista a dat mai multe exemple, pe care le-a observat în practică, de modalități prin care contribuabilii relaționează de la momentul-zero din 1 iulie 2024, subliniind că toate sunt legale:

• sunt furnizori care continuă să transmită factura, în format PDF, prin e-mail, în paralel cu transmiterea în e-Factura;
• sunt furnizori care nu mai trimit factura prin e-mail, dar o încarcă în continuare în platformele lor, de unde clientul o poate descărca și vizualiza, în paralel cu transmiterea facturii în e-Factura;
• alți furnizori transmit prin e-mail atât factura în format PDF, cât și în format XML, dar transmit factura și în e-Factura;
• sunt și situații în care se trimite factura în format PDF prin e-mail, se încarcă factura în e-Factura și se notifică prin e-mail clientul despre indexul de încărcare din e-Factura;
• o parte dintre furnizori au ales să transmită factura doar prin e-Factura, fără să mai anunțe clientul pe canalele tradiționale despre acest lucru.

În ce situații poți avea probleme? Conform cadrului legal al e-Factura B2B, contribuabilii care emit facturi pe care nu le transmit în e-Factura în termenul legal (cinci zile calendaristice) riscă amenzi între 1.000 și 10.000 lei. Totodată, contribuabilii care folosesc în contabilitate facturi în alt format decât cel pentru sistemul e-Factura riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Practic, formatul original al facturii, în relația B2B, este considerat numai XML-ul transmis în e-Factura, căruia i s-a aplicat sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, conform Codului fiscal. Prin urmare, pentru deducerea TVA, de exemplu, este necesar formatul original al facturii.