Factura electronică: În unele situații specifice poate fi necesară includerea unor informații suplimentare

Astfel, chiar dacă utilizăm facturi electronice, conținutul acestora, din perspectivă fiscală, îl regăsim reglementat în Codul fiscal, la alin. (20) art. 319. Pentru a evita supraîncărcarea textului, nu vom menționa elementele obligatorii, care de obicei sunt prezente în facturi (precum identificarea părților, inclusiv codul fiscal, baza de impozitare, cota și valoarea TVA). În situații specifice, pot fi necesare informații suplimentare (cum ar fi cazul în care valorificarea bunurilor supuse executării silite a fost realizată prin organele de executare silită).

Pe lângă elementele de conținut prevăzute de Codul fiscal, pot exista și alte informații impuse de legislație. Spre exemplu, este cazul Legii nr. 31/1990 privind societățile, care la art. 74 prevede că:

1. în orice factură, ofertă, comandă, tarif, prospect şi alte documente întrebuinţate în comerţ, emanând de la o societate, trebuie să se menţioneze denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerţului şi codul unic de înregistrare;
2. dacă societatea pe acţiuni optează pentru un sistem dualist de administrare, documentele menționate anterior vor conţine şi menţiunea „societate administrată în sistem dualist”;
3. dacă documentele menționate anterior provin de la o societate cu răspundere limitată, se va menţiona şi capitalul social, iar dacă ele provin de la o societate pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni, se vor menţiona atât capitalul social subscris, cât şi cel vărsat;
4. dacă documentele menționate anterior sunt emise de o sucursală, acestea trebuie să menţioneze şi oficiul registrului comerţului la care a fost înregistrată sucursala şi numărul ei de înregistrare.

Alte prevederi legislative specifice pot impune informații suplimentare (cum ar fi legislația privind achizițiile publice).

Considerăm că aceste informații nu sunt interzise de Directiva europeană de TVA (Directiva 2006/112), ele putându-se adăuga la cele preluate de Codul fiscal din legislația europeană.

În cazul în care emitentul facturii nu respectă obligațiile impuse de legislație, alta decât cea de natură fiscală, în ceea ce privește informațiile din factură, considerăm că destinatarul facturii nu poate fi penalizat prin interzicerea dreptului de deducere a TVA (C 368/09 Pannon Gép Centrum kft). Dimpotrivă, dacă lipsesc elementele obligatorii potrivit Codului fiscal, destinatarul facturii poate fi sancționat prin neacordarea dreptului de deducere a TVA (cel puțin până la momentul corecției - C-518/14 SENATEX). Altfel spus, dacă lipsește codul fiscal al beneficiarului sau detalii privind bunurile livrate (când aceste detalii sunt obligatorii), organul fiscal poate condiționa deducerea TVA de corectarea facturii. Când lipsește capitalul social al emitentului beneficiarul își păstrează dreptul de deducere (cu respectarea condițiilor generale pentru a putea deduce).

În ceea ce privește informațiile pe care destinatarul facturii le-ar vrea incluse în aceasta, opinăm că acestea pot fi impuse emitentului doar prin contractul agreat de părți. Astfel, dacă cele două părți au convenit să fie inclus în factură și contul IBAN al emitentului sau un cod de proiect specific beneficiarului, în lipsa cărora factura nu va fi achitată, beneficiarul poate refuza plata facturii până la completarea acesteia cu elementele obligatorii agreate de părți. În lipsa unei astfel de înțelegeri contractuale, considerăm că destinatarul facturii nu poate refuza plata către beneficiar, dacă elementele obligatorii potrivit legii sunt incluse în aceasta.

Un ultim punct discutat îl reprezintă comunicarea facturii. Potrivit Codului fiscal, între persoanele impozabile stabilite în România, factura electronică (obligatorie din iulie 2024) se consideră transmisă la data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Altfel spus, în afara cazului în care părțile contractante s-au înțeles să comunice facturile emise și prin altă modalitate, transmiterea și validarea fișierului xml prin sistemul naţional RO e-Factura marchează data comunicării valabile a facturii către client, dată de la care, de cele mai multe ori, începe să curgă termenul de plată.

În cazul în care destinatarul facturii dorește să primească factura și printr-un alt canal de comunicare (pe e-mail, prin poștă etc.) și să nu înceapă să curgă termenul de plată până la această formă alternativă de comunicare, trebuie să specifice acest lucru în contract.