Pregătirea pentru noul REGES – Online. Cinci pași pentru o tranziție fără probleme

• Noul REGES-Online va deveni realitate în scurt timp, cu o perioadă de tranziție de șase luni pentru angajatori, fiind finanțat prin PNRR ca parte a digitalizării relațiilor de muncă.
• Angajatorii responsabili care au respectat legislația muncii și au actualizat contractele conform modelului-cadru din 2022 vor avea doar de introdus câteva date suplimentare în noul sistem.
• Este necesară verificarea și actualizarea tuturor contractelor pentru a include elementele obligatorii: program de lucru, clauze de mobilitate, telemuncă și alte aspecte prevăzute de lege.
• Introducerea datelor în sistemul actual trebuie făcută corect, diferențiind între modificări și corecții, pentru a asigura o tranziție fără probleme către noul registru electronic.

În realitate, modificările vizează aspecte pe care contractele de muncă le conțin deja sau ar trebui să le conțină, pentru că au trecut deja mai mult de doi ani de la aprobarea actualului model-cadru și oricât de mare ar fi numărul lucrătorilor dintr-o unitate, până în prezent s-au scurs deja aproape 27 de luni.

Desigur, ne raportăm la orice angajator responsabil care și-a calibrat corespunzător structura internă și nu are așteptări ca o sigură persoană să se ocupe de mii de contracte, dar și la angajatorii care au respectat atât dispozițiile legale privind înscrierea tuturor clauzelor în contractele individuale de muncă, inclusiv la cei care le-au actualizat corespunzător ori de cât ori legea și/sau „legea părților” (CCM) au impus acest lucru.

Practic, orice angajator care a respectat întocmai dispozițiile legale până în prezent va avea, potrivit proiectului de HG aflat în procedură de adoptare, doar de introdus câteva date suplimentare în registrul care, potrivit declarațiilor publice ale reprezentanților Inspecției Muncii, va fi preluat automat în noul sistem informatic.

Chiar dacă nu discutăm în acest moment despre un act normativ adoptat, ci despre o propunere în dezbatere, un lucru este cert: noul Reges-Online va deveni realitate în scurt timp și angajatorii vor avea la dispoziție o perioadă de timp rezonabilă (șase luni de la adoptarea HG) pentru a introduce noile informații.

Operaționalizarea Reges-Online este o certitudine pentru că dezvoltarea sa este finanțată în cadrul PNRR, respectiv ”REFORMA EVIDENȚEI ȘI MONITORIZĂRII RELAȚIILOR DE MUNCĂ, finanțat prin Planul National de Redresare și Reziliență (PNRR) - Componenta 7, Transformarea digitală, investiția 6, Digitalizarea în domeniul muncii și protecției sociale”.

Astfel, singurul aspect încă necunoscut este momentul adoptării actului normativ care va oficializa declanșarea termenului pe care angajatorii îl vor avea la dispoziție pentru a se conforma, aspect care îi poate determina să înceapă deja pregătirile pentru a se asigura că vor implementa mai ușor și mai rapid modificările.

• Verificarea tuturor contractelor de muncă aflate în executare

Această activitate trebuie să fie oricum efectuată în permanență, pentru a fi identificate eventuale neconcordanțe și eliminate/remediate erorile existente, pornind chiar de la dispozițiile legale pe care le regăsim în ansamblul normativ care reglementează relațiile de muncă, în funcție de particularitățile angajatorului și/sau ale locurilor de muncă aflate sub autoritatea sa.

Contractul de muncă trebuie să conțină atât elementele și clauzele specifice prevăzute de Codul muncii, cât și pe cele specifice anumitor categorii de salariați, astfel încât să reflecte cât mai fidel atât aspectele specifice activității, cât și pe cele negociate și stabilite la încheierea raportului juridic de muncă sau modificate ulterior, fie prin acordul părților, fie ca urmare a modificării legii sau negocierii și încheierii contractului colectiv de muncă.

• Actualizarea contractelor individuale de muncă, potrivit noului model-cadru și modificărilor legislative

Într-adevăr, în 2022 au fost clarificate anumite aspecte în privința elementelor pe care trebuie să le regăsim în orice contract de muncă, însă nu discutăm despre modificări esențiale, pentru că și vechiul model-cadru, cel din 2003 (modificat în 2003, 2011 și 2021) trebuia să conțină cel puțin elementele prevăzute de art. 17 alin (3) din Cod și pe cele prevăzute de alte acte normative cu caracter special, cum ar fi, de exemplu, Legea 81/2018.

Lipsa unor aspecte esențiale din contractele individuale de muncă, cum ar fi repartizarea programului de muncă, clauza de mobilitate în cazul celor care nu-și desfășoară activitatea într-un loc de muncă fix, desfășurarea activității în regim de muncă la domiciliu sau telemuncă trebuie, într-adevăr, să facă obiectul unui act adițional, însă aceste aspecte ar fi fost normal și legal să fie negociate și înscrise în contract încă din momentul negocierii și încheierii contractului sau a actului adițional.

În aceste situații ne putem imagina că vor exista conflicte sau cel puțin discuții intense, dar nu putem aprecia că vor avea la bază modificarea/actualizarea sistemului informatic, ci nerespectarea dispozițiilor legale anterior acestui moment.

Astfel, un alt pas important este chiar actualizarea acestor informații sau declanșarea negocierilor pentru încheierea actelor adiționale.

• Introducerea datelor existente în actualul sistem informatic

Actualizarea informațiilor în actualul sistem informatic are la bază legislația în vigoare, iar în funcție de situație putem discuta despre modificare sau despre corecție, așa cum se regăsesc comenzile în actualul Revisal.

Discutăm despre corecție atunci când, deși în contract sau în actual adițional aveam deja clauzele înscrise în mod corespunzător, ele nu au fost introduse în aplicație, dacă aplicația permitea/permite acest lucru.

În această situație avem deja în executare respectivele clauze, dar înscrierea și, evident, declararea lor nu s-a efectuat potrivit HG 905/2017.

Vor fi, probabil, angajatori care se vor gândi la eventualele sancțiuni pe care inspectorii de muncă le-ar putea aplica în cazul în care vor verifica aceste „corecții”, însă ținând cont de regulile care stau la baza regimului contravențiilor, aceste sancțiuni pot fi, cel mult, avertismente, fiind mai importantă corectarea erorilor.

Dacă ne raportăm la modificări, atunci acestea vor fi transmise în termenele prevăzute de HG 905/2017, fie ca urmare a negocierii și încheierii unui act adițional, fie pe baza deciziei angajatorului prin care se pun în aplicare dispozițiile legii sau ale „Legii părților” (CCM).

Înscrierea tuturor datelor pe care actuala aplicație le permite va asigura o tranziție mai ușoară către noul sistem informatic, acestea urmând a fi preluate în mod automat, iar angajatorul va avea de adăugat exclusiv noile informații impuse prin viitorul act normativ.

• Întocmirea unei evidențe a informațiilor pe care noul act normativ le va stabili pentru introducerea în noul sistem informatic

Presupunând că pașii anteriori au fost efectuați în mod corespunzător, deja poate fi întocmită o evidență a informațiilor suplimentare pe care angajatorii vor avea, probabil obligația de a le introduce în noul sistem, aceasta având rolul de prioritiza și, totodată, simplifica această tranziție.

Cu alte cuvinte, în urma analizei prezentate la punctul 1, vor fi identificate elementele pe care lucrătorii desemnați pentru a completa registrul le vor adăuga în noul sistem și pot fin deja structurate aceste informații într-un document pe care îl pot adăuga la dosarul personal al fiecărui salariat/lucrător.

• Structurarea corespunzătoare a serviciului de resurse umane

Pornind de la prezumția că termenul menționat în proiectul actului normativ nu va fi modificat, deși o modificare în sensul reducerii sale nu ar fi, în mod real, posibilă, ci cel mult o extindere a sa, probabil la 12 luni, angajatorii se pot gândi deja la excepțiile pe care Codul muncii le prevede, respectiv încheierea unor contracte de muncă pe durată determinată, în funcție de numărul contractelor pe care trebuie să le actualizeze și să le transmită în noul sistem informatic sau chiar la suplimentarea necesarului de resurse umane prin contractarea unor servicii externe, dup ce s-au asigurat că acestea îndeplinesc la rândul lor condițiile legale.

În același timp, angajatorii care utilizează sisteme informatice pentru gestionarea activității de resurse umane trebuie să verifica actualizările oferite de furnizorii acestora, pentru a se asigura atât că au cea mai nouă versiune, cât și că aceștia vor implementa soluțiile necesare pentru a răspunde rapid și eficient noilor modificări legislative.

Implementarea noului registru electronic de evidență a salariaților, REGES-Online, reprezintă un pas semnificativ către digitalizarea și eficientizarea proceselor de resurse umane. 

Angajatorii trebuie să se pregătească temeinic pentru această tranziție, asigurându-se că toate contractele de muncă sunt actualizate și conforme cu noile cerințe legislative, iar prin adoptarea unei abordări proactive și prin utilizarea eficientă a resurselor disponibile, tranziția către noul sistem poate fi realizată fără dificultăți majore, contribuind astfel la o gestionare mai transparentă și eficientă a relațiilor de muncă.