Tranziția către noul REGES: Începeți cu un audit al dosarelor de personal și vedeți ce lipsește, precum și ce informații noi vor trebui transmise în registru

Proiectul de HG care stabilește regulile de utilizare a noului registru de evidență a salariaților (Reges Online) a fost pus în dezbatere la începutul acestei luni, a fost pe circuitul de avizare și urmează să intre în curând în ședința Guvernului pentru a fi adoptat. Odată publicată în Monitorul Oficial, hotărârea va intra în vigoare în 30 de zile de la publicare, iar în termen de șase luni calculate de la intrarea sa în vigoare angajatorii vor trebui să facă tranziția către noul registru.

Deși nu avem încă imaginea completă a ceea ce va presupune această tranziție, un ordin de ministru cu norme suplimentare urmând să apară și el în acele 30 de zile de la publicarea hotărârii și e de așteptat ca el să ne răspundă la toate întrebările legate de tranziția efectivă, două lucruri sunt certe, întrucât reies în mod direct din forma proiectului în dezbatere:

• pe de o parte, angajatorii vor trebui să se înregistreze în noul Reges în termenul de tranziție (șase luni de la intrarea HG-ului în vigoare);
• pe de altă parte, în termenul de tranziție, angajatorii vor trebui să treacă în noul Reges toate elementele care nu se regăsesc momentan în aplicația Revisal.

Pe lângă asta, interfața pentru salariați a viitorului Reges le va da acestora acces la informații pe care până acum nu le aveau la dispoziție, iar în acest context e de la sine înțeles că e necesară revizuirea datelor trecute acum în Revisal și care nu corespund celor trecute în contractele individuale - asta, desigur, pentru a evita întrebările ce ar putea veni din partea angajaților, odată ce dobândesc acces în registru.

Specialiștii sunt de părere că nu ar trebui să așteptăm prea mult, întrucât e foarte posibil ca termenul de tranziție să se dovedească unul foarte scurt pentru anumiți angajatori. Iar încălcarea obligațiilor pe care angajatorii le au de bifat în interiorul termenului de tranziție le va putea aduce angajatorilor amenzi de zeci de mii de lei, potrivit proiectului de HG.

„Deși nu a intrat în vigoare această hotărâre, este foarte important să avem o abordare proactivă și să ne pregătim din timp pentru această tranziție, întrucât avem la dispoziție doar șase luni. În primul rând, am putea începe cu un audit al dosarelor de personal pentru a ne asigura că datele sunt corecte, iar dacă nu avem toate informațiile necesare raportării în sistemul nostru de HR, e o ocazie bună să le includem, având în vedere necesitatea raportării de elemente noi. O raportare incorectă atrage sancțiuni (...) Odată cu această digitalizare și dorința autorităților de a digitaliza, cred că este un moment bun și pentru noi să analizăm procesele interne și să identificăm soluții de optimizare a fluxurilor de lucru interne astfel încât să reducem cât mai mult munca manuală și riscul de erori sau de neraportare, chestiune care atrage după sine sancțiuni”, a precizat Ana-Maria Hoborici - Senior Manager, Business Process Solutions, Deloitte România - în cadrul unui eveniment recent organizat de avocatnet.ro despre noutățile în taxarea muncii. „Cu atât mai mult cu cât angajații vor putea să și acceseze informațiile și vor putea să le verifice și să transmită și notificări cu privire la corectitudinea informațiilor; dacă ceva nu este corect, vor putea și ei să trimită sesizări. Iar ori de câte ori se va modifica ceva la contractul individual de muncă, aceștia vor putea primi notificări în timp real. Deci, cu atât mai mult va trebui să fim atenți la ce informații transmitem în Reges Online și cum transferăm datele din Revisal care, oricum, nu conține toate informațiile de care avem nevoie pentru Reges Online”, a mai precizat Ana-Maria Hoborici. 

Gabriela Ilie - Senior Managing Associate, Reff & Asociații | Deloitte Legal - a precizat, în cadrul evenimentului, că tot acest efort administrativ ce le revine angajatorilor anul acesta în contextul tranziției la noul Reges va fi de folos și în contextul noutăților legislative cu care piața muncii se va confrunta începând de anul următor: de pildă, transpunerea directivei privind transparența salarială, care va impune identificarea și corectarea diferențelor de remunerație între oamenii care fac aceeași muncă în firmă, precum și obligațiile de raportare cu care directiva vine la pachet.