Accesul angajatorilor în platforma Reges-Online și delegarea accesului pentru operare - ce știm până acum

În contextul în care HG nr. 295/2025 a fost publicată și produce efecte încă de la 31 martie, toți profesioniștii și antreprenorii așteaptă cu mare interes apariția în dezbatere a proiectului de ordin ce cuprinde detaliile procedurii de acces în Reges-Online. Deși teoretic acest proiect poate să apară până spre finalul acestei luni, conform prevederilor din HG 295, intrarea acestei hotărâri în vigoare acum două săptămâni și precizarea Inspecției Muncii conform căreia angajatorii care nu au folosit până acum Revisal să folosească direct Reges-Online fac necesară punerea în dezbatere a acestui ordin cât mai curând posibil. 

În lipsa unei proceduri de acces clar prezentate sau cel puțin a unei informări care să pornească, de fapt, „de la centru”, cei interesați au la dispoziție momentan doar experiențele altora cu înrolarea în Reges-Online, ghidul prezentat (nu suficient de clar însă) chiar pe site-ul Reges-Online sau informările venite de la unele inspectorate. 

De pildă, unul dintre aspectele neclare pentru mulți dintre cei interesați este chiar referitor la primul pas ce trebuie făcut pentru a dobândi acces în Reges-Online: crearea unui cont în platformă de către reprezentantul legal / împuternicit legal al angajatorului (nu prestator), confirmarea identității putând fi făcută prin ROeID sau prin intermediul unei semnături digitale (mulți spun însă că au încercat logarea prin semnătură și procesul nu a fost tocmai un succes). Înainte de a ne pune problema delegării accesului către prestatorul de servicii, trebuie „bifată”, practic, (1) înrolarea (crearea contului) la nivel de angajator și (2) apoi obținerea accesului la registrul de salariați. 

Pe site-ul Reges-Online regăsim și o secțiune privind modul în care se face accesul angajatorilor în platformă, doar că ghidul publicat nu bifează în mod excepțional la capitolul claritate - de exemplu, pentru că nu e clar dacă pașii sunt într-adevăr din interfața de angajator, întrucât capturile de ecran arată la un moment dat mesajul „Bine ai venit în zona Salariat a portalului Reges-Online”. 

Odată creat contul și confirmată identitatea, pasul următor este acela al obținerii accesului la registru. 

Cu excepția angajatorilor ce sunt înregistrați la ONRC, în cazul cărora autorizarea se face automat, din aplicația Reges-Online, în toate celelalte cazuri e necesară atașarea unor documente doveditoare a calității de reprezentant / împuternicit. De asemenea, explică, de pildă, ITM Iași, „din baza de date ANAF, se validează automat CUI/CIF-ul angajatorului, denumirea și codul CAEN principal al acestuia, fapt care asigură acuratețea datelor preluate în Registru”. În toate celelalte cazuri, conform ghidului de pe site-ul Reges-Online, documentele ce trebuie încărcate sunt următoarele:

• Pentru reprezentanții legali ai sucursalelor fără personalitate juridică, dar care au primit drept de încheiere CIM și de transmitere date în REGES – autorizarea se face cu prezentarea la ITM a următoarelor documente: acte care dovedesc calitatea solicitantului, CIF sucursală, certificat ONRC angajator părinte, delegarea de drepturi de transmitere în Reges. 
• Pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC – autorizarea se face cu prezentare la sediul ITM, cu următoarele documente: hotărâre judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, CIF, act care atestă calitatea.
• Pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat – autorizarea se face cu prezentare la sediul ITM, cu următoarele documente: certificat de înregistrare la ONRC sau CIF, hotărâre judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială.
• Pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital de stat – se vor prezenta: act constitutiv, act care atestă calitatea de reprezentant legal, CIF, împuternicire semnată electronic sau împuternicire notarială pentru solicitant.

Delegarea către prestatorul de servicii o face angajatorul, din platformă

Procedural, abia după ce angajatorul a dobândit accesul la registrul de salariați poate face delegarea către prestatorul de servicii direct din platformă, meniul din stânga având o secțiune denumită „Delegare” , care nu se referă la delegarea din Codul muncii, ci la accesul la registru:

Cine e prestatorul? Conform HG 295/2025, prestator este persoana fizică ce desfășoară activități economice în condițiile OUG nr. 44/2008, expertul contabil și contabilul autorizat care își exercită profesia individual ori prin societate de expertiză contabilă/societate de contabilitate în condițiile OG nr. 65/1994, sau persoana juridică ce, în baza unui contract de prestări servicii încheiat cu angajatorul, efectuează serviciul de completare și transmitere a elementelor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă. 

Pentru a putea dobândi acces la delegările făcute de clienții lor, prestatorii însiși trebuie, desigur, să-și facă un cont în Reges-Online prin reprezentantul propriu, așa cum își fac și angajatorii. 

De ce arată toată acestă schemă atât de complicat, v-ați putea întreba - cel mai probabil pentru sistemul e gândit având în centru responsabilitatea angajatorului pentru datele transmise în Reges-Online. Tocmai de aceea, accesul nu se face „pe scurtătură”, adică prestatorul căutând să obțină acces în mod direct la registrul unui angajator sau altul, și e necesar ca fiecare angajator să aibă un cont propriu, dar și controlul absolut asupra datelor, precum și asupra celui căruia îi deleagă accesul în sistem. Un lucru cert e că așa cum e gândită soluția tehnică la acest moment nu ar mai trebui să facă posibilă subcontractarea serviciilor de operare în Reges, chestiune care oricum e interzisă la nivel legal. 

Un aspect problematic prevăzut de HG nr. 295 e că pare că prestatorul ar trebui să aibă salariați pe care să îi desemneze, la rândul său, să se ocupe de completarea registrului pentru X sau Y client, ceea ce pentru mulți dintre prestatorii din HG 295 nu este o opțiune, aceștia neavând angajați.

„(5) Completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatorii prevăzuți la art. 1, cu respectarea prevederilor legale privind protecția și confidențialitatea datelor cu caracter personal.

(6) Angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatorii prevăzuți la art. 2 lit. b), cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

(7) În cazul prevăzut la alin. (6), completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați desemnați prin decizie scrisă de către prestator, dintre salariații proprii”, prevede, mai exact, HG 295/2025. 

Dincolo de toate aceste aspecte de mai sus, la acest moment, în lipsa normelor suplimentare, numeroase întrebări rămân fără răspuns.