Organigrama - o posibila radiografie a companiei

Organigrama (organizational chart) reprezinta schema modului de organizare a unei companii. Cu alte cuvinte, prezinta scheletul companiei cu toate elementele sale: cap, trunchi, picioare pe care ulterior pot fi alaturate inteligenta, stabilitatea, abilitatile. Organigrama cuprinde atat posturile, departamentele cat si relatiile interumane sau interdepartamentale ierarhice (subordonare, coordonare) si functionale. Utilitatea sa este imensa. Managementul poate viziona permanent posturile cheie pe care se poate baza, poate face proiectii privitoare la necesarul de resurse umane, angajatii isi pot cunoaste locul in organizatie, potentialii angajati pot vizualiza diverse trasee de dezvoltare profesionala. O organigrama realizata cu acuratete poate releva necesitatea redefinirii unor trasee de comunicare sau a unor modalitati de functionare, poate arata structuri prea alambicate sau prea simple. Practic organigrama consituie, in ciuda informatiilor laconice pe care le contine, o adevarata radiografie a organizatiei, care ne arata atat partile sanatoase cat si disfunctionalitatile.

Marea dificultate in a intocmi organigrama este insasi schitarea ei. Multi dintre specialistii care o alcatuiesc incep cu dezirabilul, adica ceea ce se doreste a fi structura organizationala. In mod normal ar trebui sa se porneasca de la realitatea curenta spre cea dorita, de la ceea ce exista spre ceea ce se doreste modificat. Asadar organigrama ar trebui sa fie rezultatul unor demersuri initiale de stabilire a departamentelor si a� posturilor existente, a relatiilor formale si informale atat functionale cat si ierarhice din cadrul companiei. Abia dupa ce toate aceste aspecte sunt clare se poate trece la desenarea sa propriu-zisa.

Exista mai multe tipuri de organigrama care se pot adapta specificului organizational. Astfel, daca suntem intr-o companie puternic ierarhizata, putem intocmi o organigrama ierarhica, daca avem de-a face cu companie relativ plana putem intocmi o organigrama plana sau de tip cluster. Ideal este sa nu ne paradigmam intr-un templete anume ci sa cream propria noastra structura in functie de realitatea existenta.

A realiza organigrama unei companii cu un numar mare de angajati pare mai dificil decat cea a unei companii mici. Este o aparenta: nu poti creste o companie decat bazandu-te pe structuri functionale si clare, asadar dificultatea in a realiza organigrama unei companii complexe consta numai in marimea sa considerabila. Pentru a surmonta acest obstacol se poate realiza o organigrama globala, simplificata la numarul structurilor si multe alte organigrame care sa le detalieze. In cazul companiilor mici insa, structurile si relatiile sunt adesea spontane si haotice. O persoana isi poate asuma unul sau mai multe posturi distincte si acest lucru face dificila transpunerea intr-o reprezentare grafica. Marea provocare consta in posibilitatea de a gasi firul Ariadnei si a putea transpune intr-o structura logica haoticul informatiilor.

Succesul in realizarea unei organigrame este dat asadar de acuratetea datelor initiale si de flexibilitatea ei. Flexibilitate in acest caz nu inseamna functia de drag & drop aplicabila posturilor existente si repozitionarea lor ci inseamna posibilitatea ca pe baza structurii existente, organizatia sa poata creste strategic, natural, eficient. Cel mai important lucru care trebuie stiut ca e posturile si oamenii nu sunt pioni pe o tabla de sah, sunt activi, isi asuma sau nu relatii sau atributii. A inventa artificial pozitii sau structuri de dragul simetriei este cat se poate de absurd. Surprindeti realitatea si pornind de la ea, puteti modifica in timp in mod optim structura organizatiei dumneavoastra. Pornind de la ceea ce exista si de la ceea ce doreste a fi se pot planifica pasii care trebuie facuti in vederea schimbarii organizationale.

In final, este important de stiut ca organigrama nu este un instrument promovabil adica nu poate fi impusa prin simpla ei prezenta. Oricat de atractiva pare si oricat de des ar fi invocata, atat timp cat nu reflecta realitatea este doar un instrument invalid si inutil.