Casele de marcat electronice: Cinci informatii pe care orice firmă trebuie să le știe, ca să nu ia amenzi

Autoritățile estimează că în jur de 800.000 de case de marcat trebuie înlocuite, 100.000 la firmele mari și mijlocii și 700.000 la firmele mici. Potrivit unei informări a Ministerului de Finanțe, în jur de 119.000 noi case de case de marcat sunt în uz la contribuabili.

Ca idee, obligația de a avea case de marcat electronice revine tuturor operatorilor economici care încasează, parțial sau integral, cash sau prin card, contravaloarea unor bunuri sau servicii vândute direct către populație. Iată cinci informații esențiale pe care orice operator economic trebuie să le știe despre noile aparate.

1. Nu poți cumpăra de oriunde o casă de marcat electronică

Firmele care nu și-au înlocuit încă aparatele de marcat cu unele electronice ar trebui să știe că există o listă publică cu distribuitori autorizați să vândă case de marcat electronice avizate tehnic și conforme cu reglementările impuse de Ministerul de Finanțe.  Cumpărarea unei case de marcat electronice de la o unitate care nu apare pe această listă va atrage amenzi și sancțiuni din partea autorităților, aparatele respective nefiind avizate.

2. Toate casele de marcat electronice trebuie fiscalizate și înregistrate la Fisc

Toate casele de marcat folosite de firme în România urmează să figureze într-un registru național de evidență, prin care Fiscul va monitoriza online toate aparatele respective. Practic, firmele vor fi obligate să-și conecteze la internet casele de marcat, astfel încât datele fiscale să ajungă direct la ANAF.

Momentan, registrul nu este functional, însă, chiar și așa, aparatele tot trebuie înregistrate la ANAF printr-o procedură care presupune completarea și depunerea  unor formulare tipizate la Fisc. Fiecare casă de marcat primește de la ANAF un număr unic de identificare, iar acesta este ulterior înscris în memoria fiscală a casei de marcat de la momentul instalării ei de către tehnicienii distribuitorului de la care achiziționați aparatele. Procedura nu este tocmai facilă, de aceea e important ca firmele să își aleagă distribuitori de case de marcat care oferă și asistență pe parcursul instalării și fiscalizării aparatelor.

„Implementarea noilor case de marcat nu este ușoară. Efectiv, dacă se depune dosarul la ANAF, seria fiscală sau NUI-ul, cum se numește acum, (număr unic de identificare - nota redacției) se eliberează în 7-10 zile. Este adevărat că se poate obține foarte repede NUI-ul, dacă contribuabilul folosește spațiul privat virtual. Acolo trimite formularele și primește NUI-ul în maxim 20 minute. Trebuie doar să intre pe spațiul privat virtual, să completeze declarația sau formular C801 și totul este rapid. Totuși, foarte puțini din cei ce pot face acest lucru au apelat la această variantă. ANAF-ul a transmis că un număr de maxim 6% din cei ce trebuie să-și schimbe casele de marcat au apelat la această variantă”, a declarat pentru avocatnet.ro, Florin Băjan, director general Zeus Service, distribuitor autorizat și exclusiv al caselor de marcat Daisy în România, cu o rețea de peste 250 de parteneri în toată România și peste 1000 de tehnicieni de service.

3. Toate casele de marcat electronice trebuie să funcționeze autonom și neîntrerupt și să permită înregistrarea datelor pe termen lung

Toatele casele de marcat electronice trebuie să respecte câteva condiții tehnice obligatorii. Spre exemplu, aparatele instalate la firme trebuie să funcționeze autonom și să asigure securitatea datelor, dar și să permită continuitatea memoriei RAM și a ceasului de timp real, astfel încât să fie permise reluarea unei operațiuni întrerupte de căderea tensiunii de alimentare și finalizarea corectă a acesteia.

„Casele de marcat Daisy, din start, vin dotate cu acumulator. Acest lucru oferă o portabilitate mărită. SD-cardul, jurnalul electronic, are 8 GB. Acest lucru permite memorarea până la 1.200.000 de bonuri. Considerăm că acest număr este înseajuns de mare pentru un magazin, fie el mic, mediu sau mare. Modelele Daisy sunt modele făcute cu tehnologie de ultimă generație. Modelele Compact S și M au încorporat un acumulator LI-Ion de 3.7 V la 2000 de mAh. Acest lucru permite ca, atunci când nu avem curent, să putem să încărcăm casa de marcat la un power bank”, a explicat directorul Zeus Service, singurul distribuitor al caselor de marcat Daisy în România.

O altă caracteristică importantă pe care trebuie să o bifeze o casă de marcat electronică este aceea de a înregistra pe termen lung în memoria fiscală datele la nivelul zilei de lucru și rapoartele fiscale de închidere zilnică, precum și să trimită datele către Fisc.

”Casele de marcat Daisy sunt foarte ușor de folosit. Avem cel mai mic model din piață, care tocmai a fost omologat, are și cel mai mic preț din piață. Ca și tehnologie, poate să transmită acele informații către ANAF direct pe e-mail, folosind funcția de bluetooth, de wi-fi, putem să folosim și modul GPRS. Sunt avantaje care fac ca această casă de marcat, pe lângă că este cea mai mică ca dimensiuni, are și o portabilitate destul de mare, are și un preț foarte bun, putem să ne folosim foarte ușor de ea și să transmitem acele info către ANAF doar cu un simplu telefon”, a continuat Florin Băjan.

4. Cu noile case de marcat se lucrează la fel ca cu cele vechi, se schimbă doar modul de comunicare cu ANAF

Din punct de vedere operațional, lucrurile nu se schimbă prea mult: casele de marcat electronice seamănă destul de mult cu cele vechi (cu jurnal pe rolă de hârtie) și sunt folosite cam în același mod, astfel că firmele nu trebuie să facă traininguri speciale pentru angajații care lucrează cu ele. Singura diferență notabilă este legată de transmiterea datelor către ANAF.

”Ca procedură de lucru, ca mod de operare, casele de marcat sunt aproape identice. Singurul lucru care a apărut în plus este acel fișier .xml pe care utilizatorul trebuie să-l transmită către ANAF, acel fișier trebuie efectiv extras din casa de marcat, pus pe un calculator, extras un fișier .pdf inteligent, semnat cu un certificat digital calificat și trimis către ANAF prin formularul A4200”, a spus Florin Băjan, director general Zeus Service, distribuitorul caselor de marcat Daisy.

5. Modificările legate de casele de marcat trebuie anunțate la Fisc

Conform reglementărilor legale în vigoare, orice schimbare privind starea sau situația aparatelor de marcat deja instalate trebuie înregistrată la Fisc prin depunerea unui formular (F4103). Poate fi vorba, spre exemplu, de modificarea punctului de lucru al unei case de marcat electronice, schimbarea adresei unui magazin sau modificarea antetului ce apare pe bonurile fiscale.

În funcție de contractul pe care îl aveți cu furnizorul de la care ați cumpărat casa de marcat, această operațiune poate cădea în sarcina voastră sau poate fi bifată chiar de distribuitorul aparatului.

În cazul Zeus Service, operațiunea este gratuită pentru client: „La noile case de marcat Daisy este bine de știut că antetul casei de marcat se poate modifica de 16 ori. Asta înseamnă că, dacă un utilizator își schimbă adresa unde folosește casa de marcat, el face acest lucru foarte rapid. N-o să mai aibă întrerupere de activitate, pur și simplu trimite o notificare către ANAF, primește confirmarea și service-ul îi poate înlocui antetul fără nici un altfel de cost suplimentar. Înainte, aceste proceduri durau mult mai mult, acum totul se face mult mai repede și fără costuri suplimentare pentru clientul final, pentru utilizator”, a detaliat Florin Băjan, directorul general al companiei.