Noi facilități fiscale pentru angajatorii care cumpără semnături electronice: cheltuielile pot fi deduse

Legea nr. 208/2021 a modificat Codul muncii începând din 25 iulie și a stabilit că, pentru firmele care suportă costurile semnăturii electronice pentru ele și pentru salariații lor, această cheltuială va fi deductibilă la calculul rezultatului fiscal.

Facilitatea se aplică exclusiv pentru companiile plătitoare de impozit pe profit, după cum a explicat pentru avocatnet.ro, Oana Rada, Managing Partner la compania de consultanță fiscală Darian DRS Tax, care a precizat că acest regim fiscal mai favorabil nu poate fi momentan pus în practică și de ceilalți angajatori plătitori de impozit pe veniturile microîntreprinderilor.

„În ceea ce privește microîntreprinderile, ca și în alte situații similare, nici OUG 36/2021 și nici Legea 208/2021, nu prevăd la acest moment clarificări pentru eventuale deduceri fiscale (similar deducerilor privind sponsorizările/casele de marcat electronice) ce ar fi putut fi valabile și pentru microîntreprinderile care optează pentru achiziția de semnături electronice pentru angajații lor. Totuși, în cazul în care legiuitorul intenționează să aplice anumite deduceri și în ceea ce privește microîntreprinderile, acestea ar trebui reglementate în mod specific în Codul fiscal pentru a putea fi aplicate”, a punctat Oana Rada.

Aplicarea deducerilor – documentația necesară pentru companii

Pentru a-și putea deduce cheltuielile cu achiziția de semnături electronice, firmele plătitoare de impozit pe profit nu trebuie să întocmească o documentație prea complicată. În opinia consultantului fiscal contactat de avocatnet.ro, pentru justificarea acestor cheltuieli, e suficient să existe la nivelul companiei o procedură clară care să reflecte condițiile și limitele în care se poate folosi semnătura electronică de către salariați.

„În vederea susținerii acestui tratament fiscal, (…) consider că ar fi util ca, la nivelul societății, să existe o documentație din care să reiasă că: actele privind relațiile de muncă pot fi semnate prin intermediul semnăturii electronice de către ambele părți, societatea va face demersurile pentru obținerea semnăturii electronice pentru angajat, tipurile de documente ce pot fi semnate de către angajat cu semnătura electronică, revocarea semnăturii electronice la momentul încetării relației de muncă (după caz), și așa mai departe. Aceste aspecte pot fi incluse în Regulamentul intern, în contractul individual de muncă, în contractul colectiv de muncă, dacă este cazul etc.”, a explicat Oana Rada.

O detaliere a principalelor proceduri pe care le trebuie să le bifeze angajatorii care vor să treacă la semnarea electronică a documentelor de muncă poate fi citită aici.

Semnăturile electronice oferite angajaților – se datorează sau nu impozit pe venit și contribuții sociale pentru ele?

În ceea ce privește tratamentul fiscal la nivelul angajatului, lucrurile se complică puțin, mai ales că nici Codul fiscal nu conține niște precizări exprese în această privință. Astfel, semnăturile electronice primite de salariați pot fi calificate în acest moment, pe baza legislației în vigoare, și ca avantaj de natură salarială (ce implică plata de impozit pe venit și contribuții sociale pentru suma respectivă), dar pot și să scape de această încadrare. Diferența o face, conform specialistei contactate de avocatnet.ro, documentația în baza căreia firmele acordă salariaților respectivele semnături – cu cât procedura internă de la nivelul angajatorului e mai detaliată cu privire la limitele utilizării semnăturii electronice de către salariat, cu atât firmele pot susține că acordarea acelui avantaj material nu trebuie considerat avantaj în natură și taxat în consecință.

„Din perspectiva impozitului pe venit și a contribuțiilor sociale, atât timp cât respectivele semnături electronice vor fi utilizate în legatură cu documentele privind relațiile de muncă, există procedură / regulament privind obținerea / folosirea / revocarea semnăturii digitale, semnătura electronică este emisă pe numele persoanei fizice în calitate de angajat al societății, consider că există argumente pentru a susține faptul că respectivele semnături electronice nu se califică drept avantaje în natură ce ar fi subiect de impozit pe venit și contribuții sociale obligatorii”, a detaliat Managing Partner-ul de la Darian DRS Tax.

În schimb, dacă semnătura electronică nu este utilizată de angajat strict în ceea ce privește relația de muncă, ci și în alte scopuri, cum ar fi semnarea unui contract bancar, Oana Rada este de părere că semnătura electronică ar putea fi calificată ca avantaj de natura salarială și va trebui taxată corespunzător – adică angajatorii vor trebui să suporte și impozitul pe venit și contribuțiile sociale aferente.

”Consider că tratamentul fiscal ar trebui stabilit în concordanță cu drepturile și restricțiile prevăzute în cadrul documentelor interne referitoare la utilizarea semnăturii electronice de către salariat. Ar fi utilă, astfel, completarea Codului fiscal în acest sens, iar între timp, recomand companiilor care se vor lovi de aceasta speță să obțină un punct de vedere din partea reprezentanților Ministerului de Finanțe cu privire la tratamentul fiscal al semnăturilor electronice la nivelul angajatului, adaptat situațiilor specifice ale respectivelor companii”, a mai precizat pentru avocatnet.ro consultantul fiscal, Oana Rada.

Cât costă semnăturile electronice calificate

Costurile cu semnătura electronică variază în funcție de tipul de semnătură și tehnologia cu care este emis certificatul calificat respectiv. Angajatorii au la dispoziție fie variantele clasice de semnături electronice calificate, cu token, care sunt ceva mai costisitoare, pentru că presupun și costuri cu echipamentul și efort logistic de livrare către semnatar, fie servicii de semnătură electronică la distanță, pentru care nu mai este necesară folosirea unui token criptografic, ceea ce face ca cheltuielile cu emiterea certificatelor și semnarea electronică să fie mult reduse.

Spre exemplu, la certSIGN, pentru semnăturile calificate cu token, prețurile pornesc de la aproximativ 47 de euro pe an, în timp ce pentru semnăturile electronice calificate în cloud (serviciu de semnare electronică de la distanță), costul poate varia de la 1 la 10 euro, în funcție de de numărul documentelor semnate.

„Semnătura la distanță sau semnătura în cloud permite crearea de planuri tarifare diferite, în funcție de numărul de documente semnate și de valabilitatea certificatului”, a explicat Veronica Mitroi, director Business Unit Servicii de Încredere, certSIGN. Aceasta a explicat că, prin serviciile de semnătură electronică la distanță, pot fi emise simplu, pe loc, după o identificare video folosind un sistem acreditat, certificate digitale calificate cu durată de viață scurtă, de exemplu câteva minute, cât este necesar să fie semnate niște documente.

Semnarea electronică a actelor de muncă, posibilă numai cu acordul angajatului

Semnarea electronică a documentelor de muncă nu este o decizie pe care angajatorul o poate lua unilateral, ci este obligatoriu ca și angajatul să își dea acordul pentru modul respectiv de semnare. În plus, angajații nu pot fi obligați sub nicio formă să suporte costul semnăturilor electronice și nici nu pot fi forțați, în cazul în care relația de muncă încetează, să returneze ulterior angajatorului banii pentru semnăturile electronice cumpărate pentru ei.

„Angajatorul poate decide semnarea electronică a documentelor de muncă cu toți angajații sau doar cu o parte dintre aceștia, în funcție de departamente sau de alte criterii. De exemplu, poate să aleagă ca pentru angajații existenți să păstreze dosarele angajaților pe hârtie, pentru a nu gestiona pentru aceștia documente în ambele formate, iar pentru angajații noi să semneze documentele electronic”, a mai explicat Veronica Mitroi.

Practic, într-o companie pot exista contracte și alte tipuri de documente semnate cu angajații care au fost de acord prin semnătură electronic, concomitent cu documentele semnate olograf, adică de mână. Singura chestiune de care trebuie ținut cont este că pe un document „părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură”, după cum prevede Codul muncii - ceea ce înseamnă că fie ambele părți semnează electronic, fie olograf, nefiind permisă semnarea hibridă pe același document (o parte să semneze de mână și cealaltă, electronic).

Legislația muncii permite în acest moment folosirea semnăturilor electronice calificate sau avansate pentru semnarea tuturor actelor de muncă (aceste tipuri de semnături fiind chiar obligatorii petru semnarea electronică a contractelor de muncă și a actelor adiționale la acestea), dar și a semnăturii electronice simple pentru actele de muncă cu o valoare juridică mai redusă (cum sunt deconturile, cererile de concediu, instrucțiunile SSM etc.). Totuși, din punct de vedere al recunoașterii legale, semnăturile electronice - simple, avansate, calificate - nu sunt egale între ele. Spre exemplu, în timp ce semnătura calificată este echivalentul implicit al semnăturii olografe, fiind recunoscută ca atare din punct de vedere legal în orice stat din UE, semnătura avansată are o recunoaștere limitată, fiind necesară dovedirea ei, iar companiile care aleg acest tip de semnare în relația cu angajații lor trebuie să își ia măsuri suplimentare pentru a se asigura că semnările respective sunt valabile și pot fi demonstrate și la ani distanță de la momentul în care actele de muncă au fost semnate. O comparație mai amplă între aceste două tipuri de semnături electronice puteți citi aici.