Toate contractele de muncă trebuie să fie modificate în perioada următoare - cea mai simplă cale e cea electronică

Prin Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale (MMPS) nr. 585/2021, aplicabil din 20 iulie, angajatorii au fost obligați să includă în contractele de muncă prevederi prin care “să informeze angajatul cu privire la obligația de a adera la un fond de pensii administrat privat”. Noua obligație de informare vizează persoanele prevăzute la art. 30 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat. Conform acestui articol, persoanele în vârsta de până la 35 de ani sunt obligate să adere la un fond de pensii administrat privat, în timp ce persoanele de până în 45 de ani pot opta pentru aderarea la un asemenea fond.

Deși noua obligație de informare pe care o au angajatorii ar părea să vizeze doar salariații de până în 35 de ani, specialiștii în legislația muncii recomandă includerea informării în toate CIM-urile active, independent de vârsta salariatului.

“În ceea ce privește includerea obligației angajatorului de a informa angajatul cu privire la obligația de a adera la un fond de pensii administrat privat, toate CIM-urile aflate în derulare trebuie modificate pentru a cuprinde această mențiune. Chiar dacă, în concret, informarea se va realiza doar în legătură cu salariații care sunt obligați să adere la un fond de pensii administrat privat, această obligație este asumată de către angajator cu privire la toți salariații în cazul în care sfera salariaților obligați să adere la un fond de pensii administrat privat va fi modificată/ extinsă prin lege”, explica, pentru avocatnet.ro, într-un material recent, Kira Bujduveanu, avocată la Biriș Goran. 

Util: Asociația pentru Pensiile Administrate Privat din România a oferit recent un model de informare pe care să-l folosească angajatorii. 

Semnarea electronică ar putea ușura semnificativ procesul de modificare a contractelor de muncă

Tot avocata Kira Bujduveanu recomanda angajatorilor să se folosească de semnarea electronică a actelor adiționale pentru modificarea contractelor de muncă: “Pentru modificarea CIM-urilor, o variantă facilă ar fi încheierea unor acte adiționale prin utilizarea semnăturilor electronice de către angajator și salariat, conform procedurii implementate de către angajator cu privire la utilizarea semnăturii electronice și potrivit dispozițiilor legale prevăzute în Codul Muncii”.

Opțiunea de a semna electronic a actelor de muncă a fost introdusă în Codul muncii chiar în luna mai a acestui an, prin OUG 36/2021, actul normativ stabilind că orice document ce vizează relația de muncă dintre angajatori și salariați poate fi semnat și electronic, prin semnătură avansată sau calificată. Ulterior, printr-o altă lege (208/2021), care a intrat în vigoare din 25 iulie, prevederile ordonanței au fost extinse, astfel încât să fie acceptată la semnare și semnătura electronică simplă (nu doar cea avansată sau cea calificată). Totuși, trebuie precizat clar că semnătura electronică simplă nu poate fi aplicată pe orice document de muncă, ci doar pe cele cu o valoare juridică mai redusă (cereri de concediu, deconturi, instrucțiuni SSM etc.), pentru contractele de muncă și actele adiționale fiind obligatorii în continuare fie semnăturile calificate, fie cele avansate, pentru că aceste două soluții de semnare prezintă garanții mai mari de securitate și recunoaștere legală decât semnăturile electronice simple (o comparație juridică între cele trei tipuri de semnături puteți citi aici).

Așadar, actele adiționale ce trebuie întocmite de angajatori în această perioadă pentru a introduce în contractele de muncă noua obligație de informare impusă prin Ordinul MMPS nr. 585/2021 vor trebui semnate obligatoriu prin semnătură electronică avansată sau calificată, dacă angajatorii optează pentru întocmirea lor electronică, și nu în format fizic. Merită punctat că, deși sunt acceptate ambele tipuri de semnături, ele au din perspectivă tehnică caracteristici diferite și asigură niveluri distincte de securitate și recunoaștere legală. În timp ce semnătura calificată este echivalentul implicit al semnăturii olografe, fiind recunoscută ca atare din punct de vedere legal în orice stat din UE, semnătura avansată are o recunoaștere limitată, fiind necesară dovedirea ei, iar companiile care aleg acest tip de semnare în relația cu angajații lor trebuie să își ia măsuri suplimentare pentru a se asigura că semnările respective sunt valabile și pot fi demonstrate și la ani distanță de la momentul în care actele de muncă au fost semnate. Am detaliat subiectul într-un material mai amplu, pe care îl puteți citi aici. 

Ce trebuie să facă companiile pentru a implementa semnarea electronică

În cazul în care nu au trecut încă la semnarea electronică a actelor de muncă, angajatorii o pot face acum, astfel încât să simplifice la nivel intern procesul de modificare a contractelor de muncă impus de noua reglementare a Ministerului Muncii.

Pentru a introduce semnarea electronică a actelor de muncă este necesar să existe o procedură internă, care să detalieze modul de folosire a semnăturii și limitele utilizării ei, lista documentelor ce pot fi semnate electronic, modul în care sunt suportate cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice și alte informații de acest fel. Această procedură trebuie să se regăsească în regulamentul intern al companiei sau în contractual colectiv de muncă, în cazul în care acesta există.

„Procedura privind semnarea electronică a actelor sau documentelor din domeniu relațiilor de muncă va fi stabilită de angajator, în cadrul regulamentului intern, cu consultarea organizației sindicale reprezentative sau a reprezentanților salariaților. În situația în care nu există nici un sindicat reprezentativ și nici nu au fost aleși reprezentanții salariaților, procedura va fi stabilită de angajator, iar modificările aduse regulamentului intern vor fi aduse la cunoștința salariaților, conform dispozițiilor art. 243 din Codul muncii”, a explicat pentru avocatnet.ro, Dan Năstase, consilier juridic specializat în relații de muncă, într-un articol care explică în detaliu ce pași trebuie să urmeze companiile pentru a implementa semnarea electronică a actelor de muncă.  

Trebuie precizat clar că semnarea electronică nu poate fi impusă sub nicio formă salariaților, aceștia având posibilitatea legală de a refuza folosirea ei, fiind obligatoriu ca procedura internă de utilizare a semnăturii electronice să conțină expres și dreptul salariatului de a refuza utilizarea mijloacelor electronice pentru semnarea documentelor.  Așa cum avocatnet.ro detalia într-un alt articol, firmele pot folosi în paralel, în relația cu salariații, și semnătura electronică, și pe cea olografă. Practic, în aceeași firmă pot exista contracte și alte tipuri de documente semnate cu angajații care au fost de acord prin semnătură electronic, concomitent cu documentele semnate în continuare de mână. 

Singura limitare prevăzută de Codul muncii este că pe un document „părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură”, adică fie ambele părți semnează electronic, fie ambele olograf, nefiind permisă semnarea hibridă pe același document (o parte să semneze de mână și cealaltă, electronic). Atenție! Acest lucru nu exclude însă posibilitatea ca, dacă au agreat semnarea electronică a actelor de muncă, angajatorul și angajatul să semneze cu semnături electronice furnizate de operatori diferiți (plecând de la ipoteza că angajatul are deja propria lui semnătură electronică).

„Certificatele calificate și formatele de semnătură electronică calificată sunt interoperabile. Atunci când un angajat cumpără un certificat calificat prestatorii de servicii de încredere, cel puțin în România, îi oferă și aplicația pentru crearea semnăturilor electronice, fie că este vorba de semnături cu token sau semnături la distață, cu certificatul stocat de furnizor. Angajatorul poate semna documentele folosind propria soluție, îi poate da angajatului documentul semnat. După ce angajatul semnează documentul, îl trimite angajatorului”, a explicat Veronica Mitroi, , director Business Unit Servicii de Încredere, certSIGN.

Dacă optează pentru implementarea semnăturilor electronice, angajatorii trebuie să ia în calcul și că trebuie să pună la dispoziția angajaților instrumentele necesare semnării la distanță, achiziția de semnături electronice neputând fi impusă salariaților. Din punct de vedere fiscal, aceste cheltuieli sunt deductibile la calculul impozitului pe profit (atât pentru semnăturile electronice achiziționate pentru companie, cât și pentru cele cumpărate pentru salariați). 

Angajatorii pot achiziționa fie variantele clasice de semnături electronice calificate, cu token, care sunt ceva mai costisitoare, pentru că presupun și costuri cu echipamentul și efort logistic de livrare către semnatar, fie servicii de semnătură electronică la distanță, pentru care nu mai este necesară folosirea unui token criptografic, ceea ce face ca cheltuielile cu emiterea certificatelor și semnarea electronică să fie mult reduse.

„Achiziția unui certificat pentru semnătură la distanță se poate realiza foarte simplu, online, folosind o soluție acreditată de identificare video. Întregul proces poate dura mai puțin de 10 minute. Pentru un angajat care semnează câteva documente pe an, în funcție de numărul documentelor semnate, prețul unui certificat pentru semnătură electronică în cloud poate fi între 1 euro și 10 euro”, a precizat, la solicitarea avocatnet.ro, Veronica Mitroi, director Business Unit Servicii de Încredere, certSIGN, care a mai explicat că semnătura la distanță (folosind tehnologia cloud) permite crearea de planuri tarifare diferite, în funcție de numărul de documente semnate și de valabilitatea certificatului. Mai mult chiar,  prin serviciile electronice de semnare la distanță, pot fi emise pe loc inclusiv certificate digitale calificate cu durată de viață scurtă, de exemplu câteva minute, cât este necesar să fie semnate niște documente de muncă, iar angajatorii pot plăti pentru fiecare semnătură creată.

Din perspectiva angajatului, lucrurile sunt destul de simple odată ce au primit de la angajator o astfel de semnătură electronică la distanță.

„Primul pas pentru a folosi certificatul calificat îl reprezintă identificarea în vederea emiterii acestuia. Identificarea se poate realiza la distanță, folosind o aplicație de identificare video acreditată, sau prin prezența fizică a angajatului la unul dintre reprezentanții din țară ai prestatorului de servicii de încredere calificat. Cel mai simplu este să realizeze identificarea video la distanță, deoarece nu este necesar să se deplaseze. După realizarea identificării și completarea tuturor informațiilor despre angajat, este emis certificatul calificat. Angajatul trebuie să își creeze cont în aplicația de semnare electronică la distanță. După aceea, poate semna documentele electronic”, a detaliat Veronica Mitroi.

Este bine de știut că angajații pot avea mai multe semnături electronice în același timp (unele cumpărate de ei înșisi și unele care le-au fost puse la dispoziție de angajator, spre exemplu), pe care le pot folosi în funcție de context – un salariat poate semna un act adițional la CIM cu semnătura oferită de angajator, dar poate semna un contract bancar, de exemplu, cu semnătura pe care și-a achiziționat-o în nume propriu. Oricum, în funcție de politica internă și de limitele utilizării stabilite de angajator, există posibilitatea ca semnăturile primite de la birou nici să nu poată fi folosite în alte scopuri decât cele legate strict de interesul profesional.