Directiva „whistleblowers”: Cum trebuie să se pregătească firmele pentru a soluționa raportările făcute de avertizorii de integritate

Directiva UE 1.937/2019 stabilește o serie de măsuri destinate protecției celor care atrag atenția asupra unor nereguli întâlnite într-o companie sau asupra practicilor ilegale ale acesteia, acestea fiind obligatoriu de implementat și la noi, până, cel mai târziu, în data de 17 decembrie 2021.

Deocamdată, la nivel de transpunere, avem doar un proiect de lege. Proiectul stabilește că obligația de a aplica legislația privind protecția avertizorilor va reveni firmelor private care au un număr de cel puțin 50 de angajați. Mai exact, aceste firme vor avea obligația, din 1 ianuarie 2023, de a identifica sau institui canale interne de raportare. În cazul firmelor mai mici, canalele de raportare sunt cele externe companiei -  specialiștii NNDKP sfătuiesc toți angajatorii să implementeze un asemenea mecanism, dacă pot -- iată de ce. 

Conform Directivei europene 1.937/2019, avertizorii de integritate sunt persoanele care efectuează raportări și care au obținut informații referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional, mai exact orice fel de activități în care aceste persoane sunt implicate și care le permit să afle despre încălcări ale legii comise în legătură cu sau în cadrul activității unei companii/angajator. Aceștia nu sunt neapărat numai persoane din firmă, putând fi și terți.

Ce fac aceste persoane, mai exact, este să vină să arate înspre problemele pe care le-au identificat, despre care au auzit ș.a.m.d. că se petrec în firmă și pe care le consideră ca fiind contrare legii - de exemplu, o faptă de spălare de bani, un conflict de interese, un șantaj ș.a.m.d.. Scopul acestei directive și, implicit, al viitoarei legi de la noi, e să se creeze în companii un mediu care să permită angajaților să aducă la lumină neregulile fără să se teamă de represalii, fără ca cele raportate să ajungă „la urechea” celui vizat de raportare etc.. 

Unde să plasăm aceste reguli noi?

În primul rând, angajatorii trebuie să fie pregătiți să gestioneze orice fel de încălcare raportată, întrucât legislația nu face distincție între tipurile de fapte raportate, a subliniat Roxana Abrașu, Partener, Coordonator la practicii de Dreptul Muncii, NNDKP, în cadrul webinarului “Noi obligații legale pentru companii: Directiva privind protejarea avertizorilor de integritate - conformare, implementare, impact” organizat recent de avocatnet.ro.

Se poate folosi regulamentul intern ca instrument de reglementare, se pot folosi și politici distincte, a subliniat aceasta: „Eu aș sugera să fie o reglementare disctinctă. Noi avem în regulamentul intern un conținut minim prevăzut de Codul muncii, dar regulamentul intern totodată poate face referire la orice altă politică specifică pe care angajatorul o are (...) politica internă distinctă oricum va face, la sfârșitul zilei, corp comun cu regulamentul intern”.

În aceste reglementări interne e important însă încă un lucru: protecția datelor. „Concomitent cu implicațiile din perspectiva legislației de muncă, trebuie să avem în vedere și aspectele de protecția datelor pentru că altfel nu putem să ne conformăm într-o manieră corespunzătoare noii legislații”, a completat Mădălina Bucur, Asociat Senior, Practica de Protecția Datelor, NNDKP.

Facilitatorul și persoana desemnată

Potrivit proiectului de lege care va transpune Directiva Whistleblower, în procedura internă firmele trebuie „să bifeze” și desemnarea unei persoane, a unui compartiment sau a unui terț, cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să se bucure de independență în exercitarea acestor atribuții.

Așadar, avertizorul nu i se poate adresa chiar oricui din firmă pentru a raporta o încălcare a legii.

În proiectul de lege, pe lângă avertizor și persoana desemnată, îl avem definit și pe facilitator: persoana fizică ce asistă avertizorul în procesul de raportare într-un context profesional și a cărui asistență ar trebui să fie confidențială.

Raportarea - scrisă/orală; obligatoriu de ținut o evidență

Același proiect stabilește minimul necesar din conținutul unei raportări - date de identificare, contextul problemei, descrierea faptelor, eventualele probe în susținerea faptelor, data și semnătura. Și, dincolo de asta, legea va obliga firmele să dețină registre în care sunt înscriere aceste raportări interne. Registrul va putea fi inclusiv unul electronic. 

„Art. 9. – Procedura privind raportarea

(1) Procedurile de raportare internă și de efectuare de acțiuni subsecvente presupun următoarele:

a) conceperea, instituirea și gestionarea modalității de primire a raportărilor astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la aceasta a membrilor neautorizați ai personalului;

b) obligația de a transmite avertizorului, în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la primirea raportării, confirmarea primirii acesteia;

c) desemnarea unei persoane, a unui compartiment sau a unui terț, cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să se bucure de independență în exercitarea acestor atribuții;

d) modalitatea de efectuare a acțiunilor subsecvente, de către persoana desemnată;

e) obligația de informare a avertizorului cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la lit. b), precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora;

f) obligația de a furniza informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă către autoritățile competente și, după caz, către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile Uniunii;

g) obligația de informare a avertizorului cu privire la modalitatea de soluționare a raportării.

(2) Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, fie prin afișare pe pagina de internet a instituției, fie prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil”, prevede proiectul de lege în forma care a fost pusă anul acesta în dezbatere. 

Desigur, la acest moment nu putem spune cu certitudine că proiectul va deveni lege în fix forma pe care o avem în analiză la acest moment. Odată ajuns în Parlament, acesta va putea cunoaște mai multe modificări. În mare însă, principiile trasate în directivă și aspectele subliniate mai sus vor rămâne în picioare, ceea ce le permite companiilor ce vor trebui să implementeze protecțiile pentru avertizori și procedurile interne de raportare să-și facă o idee, până intră legea în vigoare, despre chestiunile pe care vor trebui să le facă la nivel intern. În fine, bine de știut că firmele care nu se vor achita de obligația stabilirii unor canale interne de raportare sau a procedurii privind raportarea, astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului, vor risca amenzi cuprinse între 2.500 și 25.000 de lei.