Șase lucruri pe care trebuie să le știi despre teambuilding-uri din perspectiva fiscală și de muncă

1. Să facem distincția între teambuilding și alte activități pe care le denumim ca atare. Din start, experiențele personale și povestite de cei apropiați îmi dau semnalul clar că nu toate companiile înțeleg ideea de teambuilding în același fel. Pentru că nu beneficiază de o definiție acest termen pe care l-am împrumutat din limba lui Shakespeare și pe care îl folosim de ceva ani în mod curent în limbajul corporatist și nu numai, ne ducem la specialiștii în zona de resurse umane să vedem ce ar trebui să însemne teambuilding: e un instrument prin care aducem laolaltă angajați dintr-un departament sau din întreaga companie care-i ajută pe aceștia să se cunoască mai bine astfel încât să construiască relații profesionale mai bune, să se creeze coeziune în echipe, să îmbunătățească performanțele, o experiență care poate preveni sentimentul de izolare al angajaților ce lucrează de acasă, care poate duce la creșterea capacității de negociere a angajaților, poate fi un mod de a spori creativitatea ș.a. asemenea. 

Central pentru aceste evenimente, care pot să presupună câteva zile într-o locație aleasă de angajator, sau chiar activități în orașul unde angajații își desfășoară în mod normal activitatea, inclusiv în sediul companiei, pe timpul weekendului, este să existe un program dinainte stabilit. Chestiunea e importantă în primul rând din perspectiva sănătății și securității în muncă (SSM), așa cum vom vedea mai jos, dar și din perspectivă fiscală pentru că cei care pretind deducerea unor cheltuieli aici (și acesta e cazul de cele mai multe ori), trebuie să se demonstreze utilitatea economică a acelor activități din teambuilding. 

Când angajatorul doar le plătește angajaților săi cazare, mese și transport pentru o locație departe de agitația orașului, într-un eveniment de câteva zile în care, practic, fiecare face ce vrea, e mai greu să încadrăm toată experiența în ideea de teambuilding pentru că aduce mai mult a mini-vacanță pe banii firmei.

Recent, cu ocazia unui webinar organizat de avocatnet.ro pe o temă de SSM, am atins tangențial subiectul teambuildingurilor în țară și în străinătate, iar una dintre sublinierile specialistului a fost să facem distincția între teambuilding și „teamdrinking” (pe românește, a bea în grup), adică să avem un program stabilit, care presupune activități ce intră în ideea de a construi coeziunea echipei, iar restul activităților, deși se petrec în aceeași locație și cu aceiași oameni, nu mai intră în sfera de teambuilding, iar distincția între timpul de teambuilding și restul timpului e foarte importantă.

2. Teambuildingul care e, de fapt, formare profesională. Alții înțeleg din teambuilding cu totul altceva și se folosesc de acest concept ca să facă diverse cursuri și activități ce intră în cadrul ideii de formare profesională. De exemplu, angajații învață să folosească instrumente noi de lucru, există formatori contractați în acest scop și la final primesc, chiar, niște diplome de participare. Mai vorbim aici de teambuilding? Nu, mai degrabă vorbim de construirea individului, a salariatului, care la final pleacă (sau nu) acasă cu niște abilități noi. 

3. De multe ori am văzut adresată întrebarea: pot să-mi oblig angajații să participe la teambuilding sau pot să-i sancționez disciplinar pe cei care nu o fac? Orice sancțiune disciplinară presupune încălcarea unei abateri disciplinare, iar asta ar însemna că angajatorul și-a trecut în regulament că neparticiparea la activitățile de teambuilding e abatere disciplinară și se sancționează în X sau Y mod; e puțin probabil ca o atare chestiune să se întâmple în practică, iar motive pentru a nu participa la un teambuilding pot fi destule și „cât se poate de obiective”. Prin urmare, nu, nu putem sancționa disciplinar un angajat care refuză să participe.

Dacă angajatorul le propune, de fapt, angajaților o formare profesională în cadrul perioadei de teambuilding, ne reamintim că salariații nu pot fi obligați să participe la formare profesională. 

4. E timp de lucru? Pentru că angajații se regăsesc în locul X, în perioada Y, la solicitarea angajatorului, îndeplinind activitățile impuse prin program, urmând un program de formare, eventual, este evident că vorbim de timp de lucru. Dar e cert și că nu toate cele 48 sau 72 de ore de teambuilding sunt timp de lucru. Aici revenim la sugestia de a stabili un program clar cu activități, pe zile și ore. Iar importanța programului e următoarea:

5. Responsabilitatea pentru angajați în timpul activităților de teambuilding. Aici ne ducem direct la ce ne interesează din Legea SSM și aflăm că este asimilat „accidentului de muncă și accidentul survenit în cadrul activităților cultural-sportive organizate, în timpul și din cauza îndeplinirii acestor activități”. Prevederea e cea care ne indică ideea de program de activități - „în cadrul activităților cultural-sportive organizate”. De cele mai multe ori, întrebările apar când accidentul a avut loc: firma a decis să pună în program activități cu risc, i-a încurajat pe angajați să consume alcool și chiar a plătit toate acele băuturi etc..

„Afișez programul sau informez oamenii privire la program, fac o precizare foarte clară (...) consumul de alcool să fie o alegere personală, să nu fie impus de companie. Participarea la activități, mai ales dacă sunt dintre acelea care implică un pic de risc (mersul cu ATV-ul, de exemplu) nu sunt obligatorii; să fie o alegere personală, participă doar cine dorește la acest gen de activități”, ne explica anul trecut Daniel Milicescu, managing partner Eurofin Consult în cadrul webinarului de SSM, care spunea și că e preferabil, atunci când le încredințăm unort terți specializați organizarea teambuildingului, să alegem să le impunem acelor terți, în contract, și responsabilitatea de sănătate și securitate pentru angajați. 

Cât despre programele de formare, ele sunt oricum considerate timp de muncă.

6. Ce putem și ce nu putem deduce din perspectivă fiscală? Aici revenim la ce spuneam mai sus apropo de esența acestor evenimente: dacă vorbim de o mini-vacanță, în care angajații se recrează pe banii firmei, atunci toate cheltuielile vor fi privite ca avantaje salariale. „Pentru a fi deductibile, cheltuielile cu teambuilding-ul trebuie justificate cu anumite documente, iar lipsa lor poate determina Fiscul să le reconsidere ca nedeductibile”, scriau, acum ceva timp, specialiștii de la CFO Network., iar o eroare majoră în acest cazuri e că nu se întocmesc rapoarte privind utilitatea economică. „Cheltuielile privind cazarea, masa și transportul angajaților cu scopul de team building sunt considerate nedeductibile de către ANAF, dacă au doar scop de recreere”. Practic, dacă sunt încadrate ca avantaje salariale, vor fi taxate integral - impozit, contribuții. „Pentru a putea fi considerate deductibile, cheltuielile cu teambuildingul trebuie să aibă ca scop: instruirea angajaților, promovarea produselor către clienți sau alte acțiuni care au legatură cu activitatea economică a firmei”, explicau fiscaliștii. 

Necesitatea e de a analiza fiecare cheltuială în parte: transport, mase, cazare, formare profesională, dacă se dau premii unor angajați ș.a.m.d.. În fiecare caz în parte, Codul fiscal ne spune dacă sunt taxabile sau netaxabile, deductibile sau nu anumite cheltuieli. De exemplu, chiar dacă sunt considerate avantaje în natură pentru angajați, pot fi deductibile pentru companie.

Cheltuielile pentru formarea profesională sunt scutite de taxe, dar numai în anumite condiții. Legea fiscală impune ca acele cursuri sau orice altă formă ar îmbrăca pregătirea să fie legate de ceea ce face angajatul în companie. Cursurile de pictură sau olărit pentru cineva din departamentul juridic sau de resurse umane ar convinge mai greu organul fiscal că s-a aplicat un tratament fiscal corect.