Absențele pentru situații neprevăzute - necesitatea de a avea o procedură internă pentru a preveni abuzurile

Dreptul de a absenta (motivat) de la locul de muncă până la zece zile lucrătoare pe an pentru situații neprevăzute este însoțit de obligația de a recupera perioada de absență. „Angajatorul și salariatul stabilesc de comun acord modalitatea de recuperare a perioadei de absență”, stabilește Codul muncii. Chiar dacă recuperarea se face în altă lună, ne-a explicat Inspecția Muncii, zilele de absență se plătesc în luna în care au fost înregistrate. Cu alte cuvinte, angajatul primește salariul integral, ca și cum nu ar fi absentat.

Legiuitorul nu i-a impus angajatorului să procedeze într-un fel sau altul cu aceste recuperări: i-a pus în vedere doar că absențele trebuie plătite, că zilele trebuie recuperate și care ar fi maximul de zile anual.

Ca modalitate de anunțare a acestor absențe, legea stabilește doar necesitatea „informării prealabile a angajatorului”: fie că nu poate să mai ajungă la muncă în ziua respectivă, fie că trebuie să plece urgent din timpul programului de lucru, angajatul trebuie să-l anunțe cumva pe angajator de absența sa. Ca o scurtă paranteză, chiar și în lipsa unei atare prevederi din Codul muncii, din considerente ce țin de sănătatea și securitatea muncii, orice absență a angajatului de la locul muncii trebuie semnalată angajatorului, fie chiar și printr-un SMS. Așa cum subliniam într-un alt material, de preferat, comunicarea trebuie să fie una scrisă - „de dragul” probei, în principal. 

De asemenea, aceste libere pentru situații neprevăzute nu se trec în Revisal - nu sunt o situație de suspendare a contractului.

Acestea fiind spuse, temerile angajatorilor că lucrătorii nu vor mai recupera ulterior absențele pot fi uneori întemeiate. Vorbim, pe de o parte, de situațiile în care angajații pleacă din firmă înainte de a recupera acele zile și angajatorii se văd nevoiți să opereze rețineri salariale în contul acelor zile de absență care, în mod normal, au fost plătite la vremea lor; iar, pe de altă parte, de situațiile în care angajații vor acționa cu rea-credință și vor refuza să stea peste program ca să recupereze acele zile de absență. 

În mod necesar, angajatorii ar trebui să aibă stabilite proceduri pentru aceste absențe, care să răspundă în mod adecvat situațiilor ce se pot ivi în practică: părțile trebuie să știe cum anume și cui trebuie semnalate aceste absențe, în prealabil, cum se face recuperarea, ce se întâmplă în cazul celor care pleacă între timp din companie ș.a.m.d..

„Recomandarea mea este să prevezi foarte clar cum notifică salariatul, ce dovezi îți aduce și în ce termen, post-factum (...), nimic nu te împiedică să impui salariatului, când se întoarce la muncă să-ți aducă actele doveditoare pentru că altfel nu ai cum să controlezi sau să limitezi situațiile de abuz. 

După care trebuie să stabilești cum se recuperează: chiar dacă se decide de comun acord, nimic nu te împiedică să stabilești o procedură sau un cadru în care se face recuperarea. Să zicem, într-un termen de 30 de zile sau de 60 de zile de când a fost luată ziua liberă. 

La fel, cum se recuperează astfel încât angajatorul să nu suporte costuri suplimentare pentru că trebuie să respectăm limitele de timp stabilite prin lege - nu putem să depășim 12 ore pe zi, nu putem să mergem în zilele de sâmbătă și duminică pentru că suntem obligați să dăm liber în zilele de sâmbătă și duminică ș.a.m.d.”, a explicat Anca Iulia Zegrean, partener și coordonatorul practicii de dreptul muncii în cadrul Biriș Goran SPARL, cu ocazia recentei conferințe organizate de avocatnet.ro despre relațiile de muncă în 2023. 

De asemenea, recomandarea generală este de a ponta corect absențele și perioadele de recuperare, documentația internă fiind extrem de importantă în eventualitatea unui control sau chiar a unui conflict de muncă.