Justificarea prestării serviciilor intragrup: Șase aspecte relevante de care să țină cont firmele

La o conferință fiscală recent organizată de avocatnet.ro, specialistele de la PwC România și D&B David și Baias au discutat pe larg despre justificarea prestării serviciilor intragrup. Acestea au adus în prim-plan mai multe aspecte pe care companiile ar trebui să le aibă în vedere.

1. Este nevoie tot timpul de documente justificative, iar importanța acestora nu trebuie minimizată.

Ana Maria Iordache, Partener la D&B David şi Baias: „Zona de justificare a prestării serviciilor intragrup este una care poate să suscite foarte multe interpretări și pe care și noi, în inspecțiile fiscale cu această tematică la care am participat, am găsit-o oarecum deficitară. Pentru că există această abordare, pe care am identificat-o în cazul multor contribuabili, că aceste servicii ar face parte din categoria acelor servicii de tip abonament și că, prin urmare, nu este necesar să aducem documente suplimentare care să justifice prestarea serviciului. (...) Documente justificative ne trebuie, o justificare a prestării serviciului este necesară. Și nu trebuie să uităm de faptul că o astfel de justificare nu ne ajută doar în a dovedi prestarea efectivă a serviciului, ci ne ajută și în a califica tipologia serviciului despre care discutăm.”

2. E important să existe un sistem de colectare și arhivare a documentelor justificative, care să fie aplicat pe toată durata de derulare a unui contract. Asta deoarece controalele ANAF pot viza perioade cu până la cinci ani în urmă și, în lipsa unui asemenea sistem, firmelor le poate fi dificil să găsească documentele justificative adecvate.

Ana Maria Iordache: „Ce am observat că au făcut o parte dintre clienții noștri și ceea ce recomandăm și noi să se implementeze în practică este un sistem de colectare și de arhivare a documentelor justificative pe întreaga perioadă de derulare a contractului. Și insist foarte mult asupra acestui aspect, pentru că, știm cu toții, că volumul de activitate pe care o companie îl are este unul destul de ridicat, iar perioada de verificare în cadrul unei inspecții fiscale de asemenea poate să fie îndelungată, dacă ne uităm la termenul de prescripție de cinci ani. (...) Să nu uităm că, potrivit dispozițiilor Codului de procedură fiscală, sarcina probei în a dovedi serviciul prestat și modalitatea în care o astfel de tranzacție a avut loc revine contribuabilului. Și atunci e important să ne protejăm cu un astfel de mecanism de colectare-arhivare de documente și cu proceduri, procese pe care să le avem stabilite la nivel intern și prin care să solicităm persoanelor care prestează aceste servicii să colecteze aceste tipuri de documente justificative.”

3. Tipuri de documente justificative ce pot fi folosite de companii în relația cu ANAF și nu numai.

Ana Maria Iordache: „În ceea ce privește tipurile de documente pe care noi le vedem ca fiind utile și suficiente pentru a demonstra natura serviciului, lucrurile pot să se ducă în foarte multe direcții. (...) Tipologia probelor pe care le aducem poate să varieze destul de mult. Important este ca din aceste probe să rezulte foarte clar cine sunt persoanele care au prestat respectivele servicii, care este beneficiul pe care serviciul prestat l-a adus entității beneficiare”. Specialista a dat și câteva exemple concrete în acest sens - pot fi folosite corespondența electronică (o probă acceptată atât în faza de contestare administrativă, cât și în faza de contestare în instanță), rapoarte de activitate sau prezentări întocmite de prestatorul de servicii pentru a evidenția anumite operațiuni deja derulate.

4. Necesitatea traducerilor autorizate și atenție la corelarea conținutului contractelor cu serviciile prestate efectiv.

Ana Maria Iordache: „În măsura în care ne sunt solicitate de către autoritățile fiscale, va trebui să punem la dispoziție traduceri autorizate, pentru că doar acestea pot fi considerate probe suficiente în a demonstra natura serviciului și prestarea acestuia. Și aș mai puncta faptul că, nu de puține ori, în practică, am observat că documentele justificative nu probează exact ceea ce s-a agreat de către părți prin contract. Deci, atenție la forma contractului, prin corelare cu activitățile care se derulează efectiv în practică.”

5. Despre justificarea bazei de cost.

Monica Todose, Director la PwC România: „În toate situațiile în care entitatea din România achiziționează servicii intragrup, Fiscul va solicita evidențe și justificări pe baza de cost, pe maniera în care este constituită această bază de cost la nivelul entității care este nerezidentă fiscal în România. (...) Toate aceste discuții, în situația în care baza de cost e constituită la nivelul unei entități la care Fiscul nu se poate duce efectiv în control, vizează din ce este constituită această bază de cost, de unde știm noi că acesta este cuantumul corect, de unde știm noi că s-au alocat sumele corecte către entitatea din România și, de cele mai multe ori, se solicită dovezi raportate la modul de constituire al bazei de cost. (...) Ceea ce încerc să evidențiez este că trebuie acordată o foarte mare atenție, în toate situațiile acestea în care se achiziționează servicii, la cum se constituie baza de cost, cum o putem justifica și să ne asigurăm că, în context de control, prezentăm cifrele finale - că avem aceste informații actualizate, primite de la cealaltă entitate.”

6. Atenție la abordările noi din controale. De exemplu, atunci când inspectorii ANAF vor să discute cu persoane din firmă care se ocupă de alte aspecte decât cele fiscale sau când cer informații de la partenerii de afaceri.

Monica Todose: „Mi se pare foarte important să evidențiez că acestea sunt tehnici de control din ce în ce mai des întâlnite și pe zona prețurilor de transfer, și pe zona de deductibilitate de servicii. Dosarul prețurilor de transfer pare să fie ultimul document la care se uită inspectorii fiscali. Întâi trecem prin aceste discuții - hai să vedem cum vă derulați tranzacția, hai să vedem cine și ce face... Am avut discuții inclusiv pe rolurile care sunt alocate în bazele de date utilizate de societate - s-au uitat cine aprobă materii prime, cine ține legătura cu furnizorii... Sunt tehnici indirecte de control care par să fie preluate de la alte administrații fiscale și care sunt aplicate în controalele din România. Abordarea pe zona constituirii unui mecanism de justificare internă a modului de derulare a activității, care să fie corelat cu ce spun contractele despre cum derulăm tranzacția, cu ce spun documentele-sinteză, dosarul prețurilor de transfer sau alte documente interne devine foarte importantă și critică în ultima perioadă.”

Context: Dosarul prețurilor de transfer trebuie să fie gata, la marile firme, la termenul de declarare anuală a impozitului pe profit. Prin excepție, acest termen este mutat în 2023 la data de 26 iunie (în mod normal, termenul este 25 martie). Informații pe larg despre justificarea prestării serviciilor intragrup pot fi ascultate în înregistrarea conferinței avocatnet.ro.