Firmele ar trebui să facă reconcilieri săptămânale privind e-Factura și reconcilieri lunare privind declarațiile de TVA

În ceea ce privește sistemul e-Factura, emitenții de facturi electronice ar trebui să facă săptămânal reconcilieri între aceste documente emise intern și ce s-a transmis către clienți prin Spațiul Privat Virtual.

„În cazul în care dorim să facem o automatizare de 100% a procesului, nu putem să controlăm întotdeauna facturile pe care le primim, pentru că nu controlăm forma acestora, și asta este o provocare. Pe partea cealaltă, trebuie să ne asigurăm că noi raportăm și transmitem clienților absolut toate facturile pe care le emitem, că acestea apar în sistem. Și trebuie să ne asigurăm de consistența datelor și de acuratețea lor. Aici, recomandarea ar fi ca, indiferent de soluția pe care alegem să o implementăm, să ne asigurăm că suntem capabili să testăm și să facem cât mai des reconcilieri între ceea ce avem noi în sistem și ceea ce încărcăm în e-Factura și transmitem către clienți”, a precizat, la un podcast recent, Ramona Curta, Senior Manager la PwC România.

Apoi, o atenție sporită trebuie acordată și reconcilierilor legate de declarațiile de TVA, mai ales deoarece autoritățile pregătesc operaționalizarea sistemului e-TVA. Prin e-TVA, autoritățile vor genera deconturi precompletate de TVA pe care contribuabilii să le modifice, completeze și depună la termenele legale. În acest caz, reconcilierile între declarații ar trebui făcute lunar.

„Procesul de digitalizare este unul ireversibil și nu ne vom opri aici. Putem să ne gândim la OUG 116/2023, care a anunțat e-TVA. e-TVA este extrem de important. Trebuie să ne uităm cu atenție la această ordonanță, pentru că ne dă niște indicii foarte clare despre ceea ce urmează să facă autoritățile. e-TVA este un alt sistem, se urmărește precompletarea decontului de TVA până la o anumită dată și furnizarea acestuia către contribuabil prin Spațiul Privat Virtual. Pentru precompletare se vor folosi date din e-Factura, e-Case de marcat. Dar, totodată, în această ordonanță se menționează și alte sisteme extrem de importante pentru autoritățile fiscale, cum ar fi e-Transport, e-SAF-T, toate aceste sisteme fiind gândite să asigure venituri la bugetul de stat, ca să existe mai multe transparență.

Având în vedere că vor avea acces la toate aceste date, autorităților le va fi foarte ușor să facă reconcilierea între datele pe care le raportează contribuabilul la un moment dat, într-o lună, sau în fiecare zi, dacă ne uităm la e-Factura. Recomandarea aici ar fi să fim extrem de atenți la acuratețea datelor - să încercăm, cel puțin săptămânal, să facem pentru e-Factura reconcilierile pe care le-am pomenit și lunar să încercăm să facem reconcilieri între datele pe care le raportăm prin toate declarațiile de TVA, pentru că și acestea vor fi analizate atent”, a explicat specialista.

Desigur, nu trebuie uitată nici importanța raportărilor SAF-T. Și aici este nevoie de o atenție mare, din moment ce vorbim de o declarație în care apar aproape toate informațiile fiscale disponibile la nivelul contribuabililor. Iar toate aceste reconcilieri vor fi foarte utile pentru a evita problemele, în viitor, cu autoritățile fiscale:

„Și, bineînțeles, aș menționa SAF-T, pentru că noi credem că atenția autorităților se va îndrepta foarte mult înspre SAF-T din 2025, când raportarea se va implementa la nivelul tuturor contribuabililor. Este extrem de important să ne asigurăm că ceea ce raportăm acolo reflectă întocmai situația din sistemele noastre. De ce spunem asta? În funcție de aceste neconcordanțe, pe care autoritățile le vor constata, se va face profilul de risc fiscal și fiecare contribuabil, în funcție de diferențe, fie va primi o notificare, ca să dea note explicative, fie aceste neconcordanțe pot genera inspecții fiscale.”

Sistemul e-Factura va deveni, de la 1 iulie 2024, unicul canal de comunicare a facturilor în relația B2B. Totodată, sistemul e-TVA, care adună date din e-Factura și e-Case de marcat, urmează să devină operațional la 1 august 2024. Iar raportările SAF-T (care constituie sistemul e-SAF-T) vor deveni obligatorii pentru contribuabilii mici, după ce ele deja au devenit obligatorii pentru contribuabilii mari și mijlocii, începând cu 1 ianuarie 2025.