Orice salariat trebuie să păstreze o serie de documente care au legătură cu activitatea sa profesională

Începând cu primul moment al relației de muncă, salariatul intră în posesia unor documente, cum ar fi contractul individual de muncă, fișa postului, un exemplar al fișei de aptitudine, iar cel târziu în prima zi de muncă primește și regulamentul intern, pe suport hârtie sau în format electronic,  pe care are obligația de a-l respecta. Pe lângă aceste documente, se pot păstra și informațiile din cadrul ofertei de muncă, dar și cele discutate în cadrul informării prealabile, dacă au fost utilizate înscrisuri. Pe durata desfășurării relației de muncă, pot fi încheiate acte adiționale sau pot fi emise decizii de modificare a contractului individual de muncă, acestea ajungând la salariat - prin urmare, și aceste documente vor fi păstrate de angajat.

În același timp, în funcție de modul în care, prin regulamentul intern, au fost stabilite regulile privind modul în care se adresează cererile și/sau sesizările, ele vor fi înregistrate de către angajator, iar salariatul va păstra un exemplar cu numărul de înregistrare, iar răspunsul va fi, de asemenea, păstrat în condiții de siguranță. Inclusiv în cazul utilizării formatului electronic trebuie să existe o copie salvată a acestor documente astfel încât ele să nu fie compromise, deci într-un mod care să nu permită altor persoane accesul.

O situație semnalată pe forumul avocatnet.ro ne atrage atenția asupra consecințelor în cazul în care salariatul nu poate proba că absența sa de la locul de muncă a fost legală, fiind patru zile în concediu de odihnă aprobat de către angajator și recuperând o zi de sărbătoare legală lucrată, deci cele 5 zile lucrătoare nu au fost absențe nemotivate.

În primul rând avem evidențiată importanța păstrării documentelor care vizează relația de muncă, astfel încât acestea să nu poată fi accesate și/sau distruse de alte persoane, iar în al doilea rând observăm o serie de neconformități în privința modului de gestionare a relației de muncă, dar de această dată de către angajator.

Înainte de a analiza aceste neconformități, trebuie să precizăm că, în cazul unui litigiu în instanță susținerile părților pot fi insuficiente, iar acestea se vor completa cu alte probe, în principal, înscrisuri.

Accesarea de către angajator sau de către o persoană care a acționat în numele acestuia a unui computer de serviciu poate fi nelegală în măsura în care acest computer era încredințat exclusiv unui salariat și existau reguli interne clare cu privire la utilizarea acestuia.

În același timp, ne putem imagina că în acel computer erau stocate și date cu caracter personal, atât ale salariatului respectiv, cât ale altor salariați sau alte date confidențiale, iar „spargerea” unei parole ar trebui analizată și în funcție de aceste aspecte.

În mod firesc, pornind de la principiul bunei-credințe, prima opțiune nu este de „securiza” chiar toate documentele, astfel încât ele să nu fie șterse sau să dispară, însă din relatare observăm că relația de muncă nu se desfășura în cele mai bune condiții, persoana respectivă susținând că au existat discuții privind concedierea și chiar impunerea unei demisii.

O astfel de situație impune asigurarea tuturor dovezilor utile în cazul unui litigiu de muncă.

Un alt aspect este legat de modul în care a fost propus un alt post, cu o perioadă de probă în care contractul putea înceta mult mai ușor, fără a se face referire la desființarea postului ocupat, în condițiile în care chiar salariatul a constatat că nu avea pregătirea necesară pentru a-l ocupa.

În același timp, la registratura angajatorului a fost înregistrată o sesizare cu privire la hărțuirea morală la locul de muncă, sesizare pe care angajatorul a ignorat-o, iar în măsura în care salariatul poate proba înregistrarea acesteia, adică are un exemplar cu numărul de înregistrare, se poate adresa atât Consiliului Național pentru Combaterea Discriminării, cât și instanței competente, Consiliul urmând a fi introdus în cauză de către instanță, din oficiu.

În cazul în care la nivelul angajatorului nu a fost implementată procedura privind prevenirea și combaterea actelor/faptelor de discriminare și/sau hărțuire morală la locul de muncă, poate fi sesizată și Inspecția Muncii, instituție care poate verifica și modul în care este ținută evidența timpului de muncă, dar și dacă există programările concediilor de odihnă și modul în care ele sunt sau nu respectate.

Deși la prima vedere pare o situație fără prea multe soluții favorabile salariatului, o serie de aspecte care evidențiază aceste neconformități pot conduce la anularea unei eventuale decizii de sancționare și/sau concediere, iar pe parcursul cercetării disciplinare salariatul își poate exercita dreptul la apărare,  inclusiv apelând la un consultant extern sau la organizația sindicală din care face parte.