Dosarul personal al salariatului 2024: ce conține și cât timp trebuie păstrat după plecarea angajatului?

Aceste obligații privind dosarul personal al salariatului sunt reglementate în prezent de H.G. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, registru cunoscut și sub numele de Revisal.

Ce trebuie să conțină, în mod obligatoriu, dosarul de personal?

Conform cadrului legal în vigoare, dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:

1. actele necesare angajării: copie a cărții de identitate; copii ale actelor de studii absolvite; adeverința medicală/avizul medicului de medicina muncii conform căruia angajatul este apt de muncă;
2. contractul individual de muncă, alături de fișa postului;
3. actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
4. acte de studii/certificate de calificare;
5. alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Revisal.

• acordul angajatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal, conform reglementărilor GDPR;
• cazierul judiciar;
• livretul militar;
• recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• adeverința privind stagiul de cotizare din ultimele x luni;
• adeverință de vechime în muncă;
• acte care să certifice experiența în muncă;
• informarea prealabilă la întocmirea și/sau modificarea contractului individual de muncă (conform art. 17 din Codul muncii) - foarte utilă angajatorului, care în caz de litigii trebuie să dovedească faptul că salariatul fusese informat despre coordonatele viitorului contract individual de muncă;
• autorizații și avize cerute de lege pentru postul ocupat; certificate de naștere pentru copii și declarație privind persoana care are copii în întreținere (documente utile deoarece, conform Codului fiscal, contribuabilii care au persoane în întreținere beneficiază de anumite deduceri din salariu);
• evaluările profesionale;
• evidența concediilor medicale și de odihnă, a învoirilor, absențelor nemotivate etc.

Încălcarea obligației de a păstra în mod corespunzător dosarul personal al salariatului ”la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă” constituie contravenție și se sancționează cu amendă cuprinsă între 2.000 lei și 5.000 lei.

Totodată, pierderea sau păstrarea în mod necorespunzător a dosarelor de personal pot produce prejudicii salariaților, întrucât dosarele de personal conțin date cu caracter personal, unele dintre acestea sensibile, iar sustragerea dosarelor personale ale salariaților poate fi sancționată de către ANSPDCP.

În ceea ce privește completarea datelor angajatului în Revisal, angajatorul trebuie să furnizeze următoarele informații:

Angajatorii au obligația de a păstra datele din Revisal și dosarele personale ale fiecărui angajat în condiții corespunzătoare, la sediu, pentru a asigura securitatea datelor, dar și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și a prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991 care obligă la arhivarea timp de cinci ani a registrelor de contabilitate obligatorii și altor documente justificative, inclusiv a statelor de plată.

Legea prevede că angajatorii răspund în totalitate de asigurarea condițiilor enunțate mai sus, dar și de orice prejudiciu produs angajatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice care decurge din încălcarea/nerespectarea obligațiilor în cauză.

Refuzul angajatorului de a pune la dispoziția inspectorului de muncă datele completate în registru, precum și netransmiterea datelor care trebuie să se regăsească în registru constituie contravenție și se pedepsesc cu o amendă cuprinsă între 5.000 și 8.000 de lei. Totodată, completarea registrului cu date eronate sau incomplete se amendează cu 3.000 - 6.000 de lei.