rog indrumare pentru verificarea unei asociatii de proprietari

mulumesc elga50. Am vrut sa fiu pusa la treaba si acum am de "lucru"

teodora2 a scris:

Pe 01.01.N furnizorul de servicii de termoficare emite o factura in suma de X ron. Aceasta factura se inregistreaza intr-un registru probabil... Pana aici mi-am format o parere. Mai departe este ceata.

Felicitari!
Nimeni nu s-a nascut invatat iar dv aveti, din cate spuneti, experienta, dar nu in asociatii de proprietari. Ar fi mult mai greu pentru cineva care ar sti numai tabieturile contabile ale unei asociatii de proprietari sa tina contabilitatea sau sa verifice contabilitatea unui SRL, SA ori intr-o institutie publica.
Veniti cu probleme concrete si incecam sa le lamurim asa cum voi face acum cu problema citata.
Pentru factura emisa de un furnizor (ca pentru oricare furnizor), asociatia (administratorul de regula), inregistreaza factura intr-o situatie numita "Furnizori". Evidenta furnizorilor se tine pe "fise de operatiuni diverse". Fiecare furnizor are o fisa si-acestea toate se tion intr-un dosar sau pot forma un carnet legat, capsat...
Asa putem avea fisa furnizorului de gaz, de apa, de energie termica, de energie electrica, de service lift, de salubritate...
La primirea facturii, se inregistreaza in fisa, data emiterii, numarul facturii, termenul de plata, suma de plata (pe credit) si se stabileste soldul (debitor sau creditor) in functie de soldul consemnat pe randul de deasupra cumulat cu suma de pe factura actuala.
Daca peste 10 zile, de exemplu, achitam aceasta factura, inregistram pe aceeasi fisa, data platii, numarul chitantei, suma achita (pe debit) si stabilim iar soldul tinand cont de soldul anterior scris pe randul de deasupra si suma achiata acum.


Aceasta factura trebuie repartizata conform legii si rezultatele afisate pe lista de plata impreuna cu alte facturi, alte cheltuieli fara facturi (salarii, impozite, cheltuieli gospodaresti mici facute pe baza bonurilor fiscale...).
Aici trebuie studiat HG 1588/2007 si regulile stabilite, conform legii, la nivelul asociatiei respective, decizii ale comitetului executiv sau hotarari ale adunarii generale, deoarece legislatia permite, in anumite situatii o plaja de miscare (de exemplu repatizarea pierderilor de apa, aplicarea penalizarilor, scutirea unor proprietari de la plata energiei electrice cu liftul...).

O problema ar fi fondul de rulment si fondul de reparatii.
Ce documente ar trebui sa solicit pentru a verifica corectitudinea acestora. Presedintele suspecteaza ca fondul de rulment nu corespunde cu realitatea si ca in P au fost introduse sume fictive pentru a da egalitatea A=P

Registrul fondului de rulment, acolo unde se vad incasarile de la proprietari, fiecare incasare avand si numarul de chitanta care s-a eliberat, data incasarii.
Acestea trebuie sa corespunda cu aceleasi informatii din registrul de casa sau cu data incasarii prin banca (extrasul de cont) din ziua inregistrata in registrul fondului de rulment.

La fel si pentru fondul de reparatii cu specificarea ca pentru acesta nu se da chitanta separata, dar se poate identifica suma din marimea sumei fata in fata cu lista cotelor de intretinere din luna respectiva.

Corect!
Asa cum s-a spus mai sus, daca s-au facut inregistrarile in documentele asociatiei, o sa gasiti in registrul de evidenta al fondului de rulment, sumele depuse dintr-odata sau treptat si soldul fiecarui proprietar. Suma acestora se trece in pasivul situatiei.
La fel si in cazul fondului de reparatii. Si acesta ar trebui sa-l determinati prin adunarea sumelor depuse de fiecare proprietar si existente in "Registrul fondului de reparatii".
Aici, atentie, este de luat in seama doar soldul fondului, adica suma pozitiva si nu eventualele restante pentru reparatii, care de obicei se tin in acelasi registru.
In cazul cand unii nu au fond de reparatii si au restante la reparatii, acestea apar in registrul fondului de reparatii cu semnul minus sau in rosu. Faceti suma acestor restante si o inregistrati separat, in activul situatiei soldurilor. Acestea sunt sume debitoare, adica trebuiesc incasate de la proprietari, este averea asociatiei, spre deosebire de fondul de reparatii (sume pozitive) ce se inregistreaza in pasiv, fiind sume creditoare, semnificad ca proprietarii au creditat asociatia cu aceste sume.