rog indrumare pentru verificarea unei asociatii de proprietari

Buna ziua,
Am in fata mea situatia soldurilor elementelor de A si P si ma gandesc:
1. In momentul in care se emite o factura de utilitati aceasta devine o obligatie a asociatiei si se inregistreaza in P cu suma de 2000 ron de exemplu
2. Acesta factura este defalcata pe apartamente si se regaseste fragmentat in costul intretinerii estimat pentru fiecare apartament cost repartizat in functie de numarul de persoane sau de suprafata locuibila, conform legii. Impartirea pe apartamente a sumei cuprinsa in factura se afiseazaintr-un document care se numeste lista de intretinere si care devine creanta asociatiei fata de locatarii sai si se inregistreaza in A la postul 3 "sume neachitate de proprietarii din asoociatie pentru lista de plata curenta"-corect sau ma insel?
3.Postul 4 de A "restante existente la data intocmirii acestei situatii" se refera probabil la cotele de intretinere neincasate in luna precedenta sau lunile precedente cumulate sume care se desfasoara pe analitice pentru fiecare apartament. Aceste restante se consemneaza intr-un document, registru sau altceva?
4. Postul 5 de A"debitori, altii decat membrii asociatiei presupun ca face referire la eventualele chirii sau sume din publicitate datorate de terti asociatiei
5. Postul 6 de A"acte de plata pe luna in curs, nerepartizate proprietarilor(facturi de apa, gaze.....) nu stiu la ce face referire. Daca au fost emise de ce nu s-au repartizat sau mai bine zis, daca nu s-au repartizat cum devin creante?- aici avem un document justificativ?
6. Postul 7 face vorbire despre plati efectuate dar care nu s-au descarcat din obligatiile constituite in P?
Postul de P:
7. sold fond de rulment se extrage din registrul fondului de rulment;
8. Sold fond de reparatii:

(La fel si in cazul fondului de reparatii. Si acesta ar trebui sa-l determinati prin adunarea sumelor depuse de fiecare proprietar si existente in "Registrul fondului de reparatii".)

-multumesc domnului Adrian!;
9. sold sume speciale este similar Evenimentelor extraordinare " din contabilitatea financiara;
10. soldul altor fonduri legal stabilite... daca sunt in P sunt obligatii de plata ale asociatiei constand in penalizari de intarzieri de plata a facturilor, taxe judiciare pentru actionarea in judecata a reu platnicilor
11. furnizori pentru facturi neachitate... Aici se inregistreaza obligatia de plata a asociatiei pentru facturile de utilitati.

Factura de 2000 ron se inregistreaza in P la postul 5"facturi neachitate..."
Pe baza ei se intocmeste lista de intretinere care se inregistreaza in A postul 6 Acte de plata pe luna in curs... Aici ma contrazic la cele afirmate mai sus
P=+2000 ron,
A=+2000 ron.
Se incaseaza de la locatari suma de 1700 ron, suma care se scade di restante, incarce soldul casei cu aceeasi suma.
Din casa se retrage suma respectiva si se achita factura din P
Egalitatea A=P se mentine
Am gresit cu cava?
La fondul de reparatii trebuie sa ma mai gandesc.
Sper sa nu va plictisesc dar eu numai la asta ma gandesc.

Ati inteles!
3. E suma totala, neincasata inca, din lista de plata.
Atentie ca in aceste restante se afla si restante la F.R si la F.rep. si la F.penalizari din lunile precedente.
Aceste restante trebuie sa se regaseasca in P. (aici ma despart in pareri de @adriantot, dar in sfarsit, nu asta e important, dv. trebuie sa va faceti propriul scenariu = "daca se muta toata lumea din bloc, cum ajung la sfarsit la 0 lei?")

Uffff, ce emotii am avut pana am primit mesajul...
Ma astept mereu sa-mi spuna cineva ceva de genul "nu stii nimic, vai de capul tau" dar vad ca nu este asa si este mereu cineva care-si pierde timpul cu mine. Maine dimineata am intalnire la asociatia de proprietari si am mari emotii. Voi vedea si va voi impartasi ceea ce am facut

In mare este cam, asa cum ati judecat. Probabil ca ati luat modelul (cod 14-6-30/d) din Anexa 2 a Ordinului nr. 1969 din 09/11/2007, privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial.
Bun, dar acesta este doar un model si acesta trebuie adaptat la fiecare asociatie. Dau un exemplu banal: la pozitia 2 din activ "Sold conturi la bănci" nu trebuie neaparat sa-l folosim daca asociatia nu are un cont in banca, nu lucreaza cu banca. Asa si cu celelalte pozitii din activ si din pasiv: asociatia poate sa nu sa aiba nevoie de toate acestea.
Sa luam cateva din punctele scrise de dv la care va pot raspunde, din ce stiu fara a scotoci prin documente si contabilitate:
1. Cand asociatia primeste factura de la furnizor o inregistreaza in fisa furnizorului (fiecare furnizor are cate o fisa, toate la un loc formand contul furnizori, daca vreti din contabilitatea in partida dubla). De-abia la sfarsitul lunii (cand se intocmeste situatia soldurilor, se poate inregistra in P la poz 5. "Furnizori facturi neachitate...", acea factura de 2000 lei daca nu s-a platit nimic din ea, sau numai ceea ce a mai ramas de plata.

2. Corect

3. Corect. Aceste sume se refera la cotele de intretinere si le luati din fisele individuale ale fiecarui proprietar (apartament) pe care se inregistreaza lunar, in debit, se contituie obligatia de plata a cotelor conform listei de plata si se crediteaza, se soldeaza cu sumele achitate prin casa sau banca de fiecare proprietar, fisele avand, de regula sold debitor (proprietarii sunt datori asociatiei), sold zero, iar cateodata pot avea sold creditor (sume in rosu sau cu minus cand proprietarul plateste o suma mai mare sau plata in avans).

4. Nu. Chiriile, publicitatea si alte asemenea venituri din alte surse, nu se inregistreaza in aceasta situatie. Acestea le tratam ca si "conturi in afara bilantului" in contabilitatea in partida dubla. Ca si atunci cand aveti intr-un magazin cu amanuntul marfuri in consignatie si nu sunt ale magazinului, avand doar o conventie, un contract cu depunatorul. De-abia la vanzarea marfurilor in consignatie, acestea intra in gestiunea magazinului, suma incasata inregistrandu-se in casa si venitul repartizandu-se catre deponent (care acum devine furnizor), catre bugetul statului cu partea de impozit retinuta la sursa si venitul magazinului...
Astfel ca in Postul 5 de A "debitori, altii decat membrii asociatiei..." cum ati scris dumneavoastra, acum imi vine in minte de exemplu, un onorariu achitat avocatului si pe care asociatia trebuie sa-l tina in evideta pana o sa-l recupereze de la cel actionat in instanta (proprietra, furnizor, institutie cu care asociatia se judeca). Acest onorariu a fost platit din casa, cont de activ si-atunci activul ar scade si-ar dezechilibra balanta neavand un corespondent in pasiv, deocamdata si nici in posturile de restante din activ scrise mai sus, nefiind inca o hotarare judecatoreasca in acest sens.
Formula contabila:
Reducerea înregistrata într-un cont de activ (casa) este egala cu cresterea înregistrata într-un alt cont de activ (debitori, altii..) A - X = A + X

5. Postul 6 de A"acte de plata pe luna in curs, nerepartizate proprietarilor(facturi de apa, gaze.....) se refera, de exemplu la o plata de 2500 lei facuta in 25 ianuarie pentru remedierea unei avarii sau plata in avans pentru a importa un chit de instalare a liftului. Plata se face in ianuarie dar la 31 ianuarie cand se intocmeste situatia soldurilor, aceasta plata nu este repartizata pe lista de plata deoarece aceasta se va intocmi pentru ianuarie deabia in 18 februarie.
Iar suma de 2500 lei trebuie evidentiata in situatia solduriloe ca in orice balanta pentru ca acesti bani au diminuat soldul casei. Crescand soldul de la poz 6 cu aceeasi suma, balanta ramane echilibrata.
Documente justificative pot fi chitanta sau ordinul de plata, care au in spate un contract, un deviz, o factura proforma, o factura fiscala sau alte asemenea documente primare, dupa caz.

Spuneti dumneavoastra ca:
6. Postul 7 face vorbire despre plati efectuate dar care nu s-au descarcat din obligatiile constituite in P?

Nu. Postul 7 din activ conform Anexei 2 a Ordinului nr. 1969 din 09/11/2007 este:
"Acte de plăţi pentru cheltuielile aferente fondurilor de reparaţii speciale, de penalizări care nu au fost încă scăzute din fondurile respective".
Dupa cum observati nu apare in acest post "obligatiile constituite in P", ci se refera la fondurile ce sunt sau ar trebui sa fie in pasiv: reparatii, speciale, penalizari..
Sa presupunem, de exemplu, ca asociatia are in activ 1500 lei in casa si 2500 lei in banca, total activ 4000 lei. La egalitate cu activul, in pasiv exista 4000 lei fond de rulment, fara fond de reparatii, fara alte fonduri.
Intervine o avarie si se plateste din casa suma de 1000 lei, deci scade activul cu 1000 lei, rezultand ca in activ raman 4000-1000=3000 lei. Dar atentie ca in pasiv nu avem fond de reparatii din care sa scadem cei 1000 lei si pasivul ar ramane cu 4000 lei fond de rulment neavand altceva in pasiv, asa cum am presupus de la inceput.
De aceea, pentru a pastra echilibrul balantei trebuie sa inregistram cei 1000 lei cu care am diminuat soldul casei si activul, sa-i inregistram in pozitia 7 "Acte de plati pentru cheltuieli..."
Asa activul ramane tot 4000 lei ca si pasivul pastrand echilibrul. Cand se va intocmi lista de pata acei 1000 lei se repartizeaza pe lista de plata si luna dsau lunile urmatoare vor apare in activ la pozitia 3 sau 4...
.....
10. soldul altor fonduri legal stabilite NU "sunt obligatii de plata ale asociatiei", ci sunt efectv sume incasate legal, asa cum sunt de exemplu penalizarile incasate de asociatie. Deci numai cele incasate si existente in sold la sfarsitul lunii cand se intocmeste situatia soldurilor pentru ca din totalul sumelor incasate poate s-au facut plati in cursul lunii care furnizori (achitarea unor penalizari facturate de furnizori) ori poate s-au transferat o parte din sumele incasate ca penalizari la reparatii sau alte cheltuieli administrative conform legii.

Am explicat cateva situatii concrete, dar in practica sunt multe alte situatii.
Orice incasare, plata, sold, datorie, creanta trebuie gandita si inregistrata in modelul dat de Ordinului nr. 1969 din 09/11/2007, dar acesta poate fi completat cu alte posturi sau din acesta pot lipsi anumite posturi. Va sugerez sa nu va chinuiti cu intelegerrea fiecarui post din acest model prezentat in ordin, ci sa incercati sa inregistrati doar ceea ce aveti in documentele asociatie.

Am intrat in posesia unei situatii a elementelor de A si P la 31.12.2010. Daca as inregistra toate aceste informatii intr-un program de contabilitate as avea in A:
1. casa-5311=5400 lei,
2. banca-5121=16700 lei,
3. clientii- 4111(sume neachitate inca...)=15500 lei,
4. cheltuieli in avans pentru actele de plata pentru luna in curs nerepartizate-471=23200 lei;
In P:
5. 1012-capital social(fond de rulment)=19600 lei,
6. 472-venituri in avans(fondul de reparatii)=23200 lei,
7. 401-furnizori=18000 lei.
A=P (60800 lei)
........................................................
As inregistra fiecare apartament pe analitic si la afisarea cotei de intretinere as inregistra factura. creanta se stinge la incasare.
Nu imi este foarte clar fondul de rulment si fondul de reparatii. Fiind in P ar trebui sa reflecte obligatie de plata a asociatiei. Dar am inteles ca sunt sume adunate distinct de la locatari...Offfff mai trebuie sa ma gandesc