Cum se poate profita din plin de avantajele facturării electronice

Avantajele facturării electronice 

Spre deosebire de facturile pe hârtie, facturile electronice conțin date în format digital. Acest sistem oferă, față de sistemul tradițional, avantaje cum ar fi efectuarea mai rapidă a plăților, mai puține erori, costuri reduse de tipărire și expediere și, îndeosebi, prelucrarea complet integrată.

O caracteristică distinctivă a facturării electronice este posibilitatea automatizării, mai ales în cazul în care factura este trimisă într-un format structurat. Astfel, facturile electronice pot fi generate și transferate automat și direct din sistemele de logistică financiară ale emitentului / furnizorului de servicii în cele ale beneficiarului.

Așadar, interesul economic al sistemului nu constă numai în economiile de costuri cu tipărirea și expedierea, ci și în posibilitatea partenerilor de afaceri de a automatiza și integra complet procesele, de la comandă până la efectuarea plății.

În prezent, derularea oricărui business de către companiile românești presupune realizarea anumitor operațiuni ce necesită susținere și prin documentație financiar-contabilă, în formatul și condițiile reglementate prin lege, astfel completate încât să întrunească și calitatea de documente justificative în contabilitate.

Articolul 319 al. (1) din Codul Fiscal conține repere legale referitoare la factură, fiind specificat faptul că sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, care îndeplinesc anumite condiții.

După cum se știe, evidența contabilă nu se va modifica din perspectiva facturilor electronice, acestea având aceeași valoare de document justificativ ca și facturile pe hârtie sau facturile emise în format electronic, însă este bine de reținut care sunt caracteristicile fiecărui tip.

Factura electronică

Factura electronică reprezintă echivalentul facturii clasice, însă în format digital. Informațiile legale conținute de factura clasică sunt transpuse în format electronic, semnate electronic și marcate temporal prin sisteme omologate.

Factura electronică este emisă și primită în format electronic, fiind necesar acceptul destinatarului pentru utilizare.

Serviciul de facturare electronică este oferit de furnizori acreditați care asigură managementul întregului ciclu de viață al facturării.

Pentru respectarea legislației privind facturile electronice, toate firmele care folosesc acest serviciu trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenței dintre informațiile din fișierul electronic original și documentul lizibil prezentat în cazul facturilor electronice.

Se cunoaște deja că există obligația fiecărei companii de a permite organelor fiscale de control  accesarea, descărcarea și utilizarea facturilor emise sau primite, stocate prin mijloace electronice. Se vor stoca prin mijloace electronice și datele care garantează autenticitatea originii și integritatea conținutului facturilor.

Condițiile pe care e obligatoriu să le îndeplinească o factură electronică, și care trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a facturii, sunt:

• Autenticitatea originii (asigurarea identității furnizorului sau a emitentului facturii);
• Integritatea conținutului (conținutul  facturii nu a fost modificat);
• Lizibilitatea facturii (calitatea textului de a fi ușor de citit și înțeles).

Fiecare persoană impozabilă stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură și o livrare de bunuri sau prestare de servicii.

În afară de controalele de gestiune, alte exemple de tehnologii care asigură autenticitatea originii și integrității conținutului facturii electronice sunt:

• o semnătură electronică avansată în sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru european pentru semnăturile electronice, bazată pe un certificat calificat și creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii în sensul art. 2 alin. (6) și (10) din Directiva 1999/93/CE;
• un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, în cazul în care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garantează autenticitatea originii și integritatea datelor.

Iată câteva repere ale emiterii facturii electronice:

• După achiziția serviciului de facturare electronică nu este necesară imprimarea exemplarului de factură pentru emitent;
• Exemplarul clientului va fi tipărit doar în cazul acelor subiecți care au refuzat să primească facturile în mediu electronic;
• Nu este necesară arhivarea facturilor pe suport de hârtie (după achiziția serviciului de facturare electronică, exemplarul propriu al facturii este emis și arhivat electronic);
• Clientul /Beneficiarul va primi un mail de atenționare referitor la emiterea facturii, care conține link-ul către aplicația de facturare. După logarea în aplicația de facturare clientul va putea să vizualizeze factura;
• Factura electronică are valoare de document probant în instanță;
• Stocarea prin mijloace electronice a facturilor. Stocarea datelor se face prin echipamente electronice de procesare (inclusiv compresia digitală) și de stocare, utilizând mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Factura emisă digital, dar fără semnătură electronică, nu este factură electronică

Serviciile diverselor programe de facturare online pot fi folosite cu succes în operațiunea de întocmire de facturi în format electronic. Facturile generate online pot fi transmise electronic (pe email, în format .pdf) și pot fi stocate electronic în baza de date a serviciului respectiv sau salvate local de emitent și/sau beneficiar în format .pdf.

Totuși, trebuie știut că o factură emisă digital (.pdf, .xml) care nu conține, însă, o semnătură electronică trebuie printată și arhivată fizic, pe suport hârtie, ea neavând statut de factură electronică.

Comisia Europeană  a trasat încă din anul 2010 obiectivele de atins, astfel încât statele europene să profite din plin de avantajele facturării electronice. Într-o comunicare a CE către Parlamentul European (Cum poate Europa să profite din plin de avantajele facturării electronice) este exprimată dorința comisiei ca facturarea electronică să devină metoda predominantă de facturare în Europa până în 2020.

Comisia se angajează să colaboreze strâns cu statele membre și cu toate părțile interesate, de la care se așteaptă să se implice în îndeplinirea acestui obiectiv și să creeze cadrul adecvat pentru introducerea pe scară largă a facturării electronice.

Strategia Europa 2020 prezintă o viziune asupra unei economii sociale de piață puternic competitive, adaptată cerințelor secolului XXI, și subliniază că este vital să se profite la maximum de avantajele economice și sociale oferite de societatea digitală. În acest context, facturarea electronică (e-facturarea) este parte a inițiativei emblematice a Comisiei Europene numită O agendă digitală pentru Europa, care acordă un rol important edificării pieței digitale unice și pledează pentru suprimarea obstacolelor tehnice și de reglementare care împiedică adoptarea în masă a facturării electronice.