Aspecte practice privind evidența timpului de lucru

Angajatorul are obligația de a ține, la locul de muncă, evidența orelor de muncă, cu marcarea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru.

Pentru salariații mobili, cei care își desfășoară activitatea la domiciliu sau în regim de telemuncă, condițiile în care se ține această evidență sunt stabilite printr-un acord scris cu salariații.

Tot prin acord scris vor fi stabilite și condițiile în care este ținută această evidență în cazul microîntreprinderilor, indiferent de tipul contractului individual de muncă încheiat cu salariații.

Acordul scris cu angajații, cerut de inspectori?

Avem practic trei situații diferite, iar în două dintre ele este necesar acordul scris încheiat între angajator și salariați, iar în cazul unui control putem aprecia că acest acord va fi solicitat de inspectori, fiind verificată legalitatea sa.

Observăm că într-o singură situație angajatorul ar putea stabili unilateral condițiile în care va ține evidența orelor de muncă, cea în care activitatea se desfășoară într-un loc de muncă organizat de el și numai atunci când nu este încadrat în categoria microîntreprinderilor.

În celelalte cazuri, salariatul va fi consultat, poate fi chiar și o negociere în acest sens, fiind încheiat în cele din urmă un acord în privința modului și/sau a condițiilor în care se ține evidența orelor de muncă.

Acordul ar putea fi inclus în contractul individual de muncă de la început sau ulterior, prin încheierea unui act adițional, fără a exclude și varianta în care el este un document de sine stătător, pentru că legea nu distinge în acest sens. Concluzia este că el ar trebui să existe, ținând cont de situația concretă în care se regăsesc părțile.

De ce solicită inspectorii condici de prezență, dacă ele nu sunt reglementate ca atare în lege?

Nefiind prevăzută o formă anume și nici o denumire expresă pentru evidență, constatăm că este important conținutul unui astfel de document, adică numărul de ore și orele de începere și de sfârșit ale programului.

Denumirea de „condică” nu este nici exclusă și nici impusă, iar intenția legiuitorului a fost de a lăsa la aprecierea părților atât forma, cât și denumirea unui astfel de document, însă o solicitarea din partea instituțiilor competente a „condicii”, fix sub această denumire, ar fi în afara cadrului legal.

Sigur că în cazul microîntreprinderilor intenția poate că a fost de „debirocratizare” și flexibilizare, însă efectul mi se pare mult mai eficient, adică legiuitorul a instituit clar cadrul în care salariatul este consultat și va cunoaște atât modul în care este ținută evidența, cât și condițiile, fiind mai facil accesul la aceste date.

Accesul la evidență

În cazul angajatorilor care nu intră în categoria „micro”, iar salariații își desfășoară activitatea într-un loc de muncă organizat de angajator, evidența orelor de muncă se ține la locul muncii, așa cum este el definit de art. 16¹ din Codul muncii și, ținând cont de principiul bunei-credințe, ar trebui să fie transparentă, adică să permită accesul salariatului la datele înregistrate.

Modul în care se ține evidența în aceste situații este stabilit de către angajator, iar salariaților ar trebui să li se comunice condițiile în care este evidențiat timpul de muncă și, de ce nu, chiar accesul la propria evidență.

Mai mult, nu văd niciun motiv care să justifice „secretizarea” modului și a condițiilor în care este ținută evidența timpului de muncă și nici de nu o pune la dispoziția salariaților, dacă într-adevăr părțile acționează cu bună-credință.

Astfel, fiind un element de care depinde calculul drepturilor salariale, modul de evidențiere a programului de lucru ar putea fi stabilit chiar prin regulamentul intern, iar acesta va fi adus obligatoriu la cunoștința salariaților, așa cum prevede Codul muncii.

În aceste condiții, în funcție de categoria în care se încadrează salariații și/sau angajatorii, avem în final două variante prin care sunt stabilite condițiile în care se ține evidența timpului de muncă:

1. Prin acord scris cu salariații mobili, cei care își desfășoară activitatea la domiciliu ori în regim de telemuncă și în cazul „microangajatorilor” care sunt exceptați de la întocmirea regulamentului intern
2. Prin regulament intern în celelalte cazuri sau, pentru că nu este expres prevăzut în Codul muncii, prin decizie internă care, tot pe baza principiului bunei credințe, ar trebui comunicată și salariaților

Constatăm că încălcarea obligației de a ține evidența orelor de muncă poate fi  sancționată cu  amendă cuprinsă între 1.500 și 3.000 de lei, legiuitorul nefăcând referire la o anumită formă sau denumire, deci îi putem spune, pur și simplu, chiar „evidența orelor de muncă” sau „orelor de muncă prestate”, fiind totuși importantă evidențierea orelor de început și sfârșit ale programului.

Accent pe lucrătorii part-time

Aceste precizări au relevanță atât în cazul contractelor de muncă cu normă întreagă, în privința muncii suplimentare și a timpului de muncă și de odihnă, dar mai ales în cazul celor cu timp parțial, unde, depășirea numărului de ore sau a programului prevăzut, după caz, intră sub incidența muncii nedeclarate, fiind în discuție și o altă sancțiune.

De altfel, avem în vedere aceleași aspecte și în cazul muncii subdeclarate sau chiar în cazul conflictelor individuale de muncă ajunse în instanță, evidența timpului de muncă fiind, de multe ori, o probă solicitată pentru soluționarea cauzei.

Au dreptul cei de la Inspecția Muncii să ceară explicații cu privire la modul de evidențiere a timpului de lucru?

Inspectorii de muncă pot solicita inclusiv declarații scrise, singuri sau în prezența martorilor, salariaților, angajatorilor și/sau, după caz, reprezentanților legali ai acestora, precum și altor persoane care pot da informații cu privire la obiectul controlului efectuat, așa cum prevede art. 19 lit. e) din Legea nr. 108/1999. 

Pe baza acestor declarații se poate constata dacă orele înscrise în respectiva evidență sunt sau nu reale, iar de aici concluzionăm că există chiar și un interes al angajatorului de a ține o evidență concretă, corectă și transparentă.

Ținând cont de faptul că legiuitorul nu a impus o anumită formă sau denumire, angajatorului nu i s-ar putea solicita explicații suplimentare privind alegerea unei denumiri sau a unei forme, nici acolo unde există acel acord și nici pentru salariații pentru care nu este prevăzut acest lucru, important este ca evidența să existe și să reflecte realitatea, dar și să corespundă cu declarațiile care pot fi solicitate salariaților.

Putem avea mai multe tipuri de evidențe la același loc de muncă?

Dacă același angajator are mai multe categorii de salariați, iar modul în care se ține evidența timpului de muncă este diferit, atunci va stabili, de comun acord sau unilateral acolo unde legea nu prevede acordul, moduri și condiții adecvate fiecărei categorii.

Concluzionând, denumirea, modul sau condițiile nu sunt impuse expres de lege, iar angajatorii au obligația de a ține evidența orelor de muncă și de a o prezenta inspectorilor de muncă atunci când le este solicitată.

De asemenea, în cazurile expres prevăzute de lege, modul și condițiile în care se ține evidența vor fi stabilite prin acord scris cu salariații, iar în toate situațiile ar trebui să fie  transparentă și accesibilă, chiar dacă legea nu impune direct acest lucru.

Timpul de muncă reprezintă baza contraprestației pe care angajatorul este dator să o plătească salariatului, deci nu se poate aprecia că angajatorul ar putea să o țină „la secret”.