UPDATE: Digitalizarea activității notarilor publici, aprobată de Senat. Proiectul ajunge acum la deputați pentru votul final

Proiectul de lege privind activitatea notarială electronică a fost aprobat în noiembrie 2024 de Executiv și luni seara a primit votul senatorilor, urmând să ajungă acum la Camera Deputaților pentru votul final. Proiectul vine ca o reacție la neajunsurile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale, care, deși a reprezentat un pas important la momentul adoptării, nu a reușit să se adapteze realităților actuale.

„Actul sau procedura notarială se întocmește de către notarul public fie pe suport hârtie, fie în formă electronică”, prevede proiectul, actul în format electronic producând aceleași efecte juridice ca actul juridic în format tipărit.

Proiectul prevede regimul juridic al actelor și procedurilor notariale efectuate electronic, utilizând platforma Top-not, care va asigura securitatea și integritatea datelor, platformă prin care notarii vor putea chiar interacționa cu instituțiile publice.

De notat că notarii publici vor putea alege să opereze electronic, nefiind, așadar, obligați să treacă forțat la digitalizare. Însă cei care optează pentru varianta digitală vor trebui să obțină o autorizație din partea Uniunii Naționale a Notarilor Publici. E destul de clar, însă, că cei care optează pentru digitalizare vor avea un avantaj major în piață. 

Proiectul de lege stipulează, însă, că actele ori procedurile notariale se pot desfășura electronic doar la sediul notarului, în prezența fizică a părților, care vor semna cu semnătură electronică calificată.

De asemenea, se prevede posibilitatea ca anumite acte sau proceduri să fie efectuate fără prezența fizică a solicitantului, precum consultațiile juridice scrise cu caracter notarial sau transmiterea cererilor către diverse instituții, darea de dată certă unor înscrisuri sau legalizarea semnăturilor, anumite operațiuni ce țin de succesiuni.

„Fără prezenţa fizică a solicitantului, notarul public poate solicita și obţine personal, prin mijloace electronice, documente din registrele electronice oficiale administrate de institutiile si autorităţile publice, necesare pentru îndeplinirea actelor şi procedurilor notariale prevăzute de lege”, mai prevede proiectul. Documentele astfel obținute vor putea fi „convertite” de notarul public în format hârtie, însoţite de o încheiere de certificare care atestă că documentele respective au luat naştere prin conversia iesirii din sistemul informatic al administraţiei publice în format hârtie şi că acestea sunt conforme cu conținutul ieșirii din sistemul informatic - această posibilitate a fost înscrisă în mod expres în proiect de către senatori. 

„Documentele astfel certificate de notarul public au aceeaşi for probantă ca înscrisuri originale şi pot fi utilizate în alte operaţiuni juridice, inclusiv pentru traduceri legalizate, în vederea dovedirii autenticitătii si validitătii acestora”, mai prevede proiectul. 

O noutate adusă de proiectul de lege ar mai fi mecanismul „E-duplicat”, care permite eliberarea unui duplicat electronic al unui act notarial original pe suport hârtie. Acest proces va simplifica accesul la documentele notariale pentru cei care au nevoie de ele. Totodată, proiectul abordează și procedura de eliberare a copiilor legalizate, stabilind că notarul poate oferi copii electronice ale înscrisurilor originale, dar și invers, asigurând astfel o mai bună integrare a formatelor electronice în activitatea notarială.

De asemenea, pentru a asigura conformitatea cu noile reglementări, proiectul de lege introduce și abateri disciplinare specifice pentru notarii care nu respectă prevederile legale.

Atenție! Ca să se aplice, proiectul de lege trebuie să treacă și de deputați, să fie promulgat prin decret prezidențial și publicat în Monitorul Oficial.