Adunarea generala anuala

Pentru ca suntem la inceput de an, dupa cum stiti, conform legii, trebuie ca pana la 31 martie sa organizam adunarea generala.
Sa incercam sa prezentam aici prin exemple concrete, experiente pozitive, din care putem sa ne inspiram in pregatirea si desfasurarea adunarii generale.
Iata cum procedam noi si probabil multe alte asociatii.
In sedinta de comitet din 16 ianuarie am stabilit ca adunarea generala va avea loc in martie, urmand ca data exacta sa o fixam in sedinta de comitet din 13 februarie.
Presedintele si administratorul au facut situatia fondurilor, casa, banca, furnizorii... si situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv la data de 31 decembrie 2011 ce se vor folosi in adunarea generala dar vor fi si raportate la primarie, fiind obligatorie la 31 decembrie.
Presedintele va intocmi un raport privitor la activitatea comitetului si in general a asociatiei in anul 2011, ce o sa-l prezinte in adunarea generala.
Presedintele impreuna cu administratorul lucreaza in aceste zile la bugetul de venituri si cheltuieli pe anul 2012.
Cenzorul verifica in aceste zile situatiile contabile si va intocmi un rapor pe aceasta tema.
Toate aceste materiale pregatite de presedinte, adnministrator si cenzor se vor discuta in comitetul executiv in sedinta din luna februarie, unde se pot aduce modificari ale acestora la prounerea membrilor comitetului.
Acestea vor fi apoi prezentate in adunarea generala din martie de catre presedinte (rapor si buget) si de catre cenzor (raport).
De obicei nu se intruneste cvorumul, asa ca la prima intalnire incheiem un PV si anuntam ca se suspenda adunarea si se reconvoaca exact peste 7 zile la aceeasi ora si in acelasi loc.
Dar pentru a valorifica si aceasta prima intalnire, pregatim mai multe exemplare ale acestor rapoarte, ale bugetului, ale ultimilor liste de plata, ale situatiilor fondurilor, ale legii 230/2007 si HG 1588/2007, ale sitemului propriu de penalizari..., pe care le dam participantilor. In acest fel vor avea si ei o sapatamana la dispozitie sa le studieze acasa si sa vina pregatiti la adunarea generala de saptamana urmatoare.
Anul acesta se implinesc doi ani de la ultimile alegeri si un punct distinct al ordinii de zi este alegerea presedintelui, comitetului si comisiei de cenzori. Nimeni nu se tine de scaun si proprietarii vor alege dintre actualii sau altii noi.
In asociatia noastra platim presedintele, administratorul, cenzorul si doi membri ai comitetului care muncesc efectiv (unul este casier si altul un mic gospodar al asociatiei). Platim permanent si un instalator. Avem contract de curatenie cu o firma specializata ce factureaza lunar, avem contract cu firma ce intretine lifturile.
Toate contractele intocmite se pot rezilia, suspenda, modifica usor avand clauze in acest sens.

Poate sunt lipsit de modestie dar toti acesti colaboratori ai mei, pot spune ca sunt profesionisti, adaptabili la pretentii, la schimbarile legislative, la pretentiile proprietarilor. Nu le este teama de schimbare, dar ar anunta imediat incetarea colaborarii ori si-ar da demisia chiar in adunarea generala daca s-ar hotara sa nu fie platiti. Nu ar accepta sa munceasca, sa poarte raspunderea, sa fie adeseori criticati, barfiti..., daca nu ar fi si platiti.
Din cei sapte membri ai comitetului trei sunt platiti lunar pentru activitatea lor iar celilalti patru sunt stimulati de doua ori pe an cand se repartizeaza veniturile asociatiei "din alte surse".

La adunarea generala din martie 2012 nu se pune problema ca vreunul sa-si dea demisia ori sa fie demis. Simplul fapt ca facem alegeri, pentru noi inseamna ne consideram demisi, ca intram in adunarea generala ca toti ceilalti proprietari avand dreptul sa votam, sa propunem, sa candidam, sa o mluam de la capat. De obicei nu candideaza nimeni si ne rugam de vecinii nostri sa se lase alesi in comitetul executiv ca membri sau presedinte si in comisia de cenzori, chiar daca stiu ca sunt platiti sau stimulati.
Vi se pare in regula cum procedam?
In alte asociatii cum procedati?