UPDATE: SAF-T în 2022: 18 întrebări și răspunsuri esențiale despre sistemul care a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie

Informațiile de mai jos despre fișierul SAF-T se bazează în principal pe regimul legal al sistemului -- mai precis, mă refer la regulile generale introduse în Codul de procedură fiscală prin OG 11/2021 și la regulile de aplicare stabilite prin Ordinul Fiscului 1.783/2021 --, dar și pe clarificările specialiștilor și ale autorităților. Obligativitatea raportării fișierului SAF-T se aplică de la 1 ianuarie 2022, însă treptat, astfel că, în primă fază, aceasta vizează numai marii contribuabili.

1. Ce este SAF-T? S-a făcut vreo testare de tip pilot pentru sistem?

SAF-T reprezintă un standard internațional pentru schimbul electronic de date contabile de la contribuabili la Fisc sau la auditori externi. Practic, autoritățile fiscale capătă acces electronic direct la actele fiscale și pot verifica în timp real dacă există probleme de conformare sau nu. Prin declarația 406, companiile raportează autorităților un volum considerabil de informații fiscale legate de activitatea lor comercială - printre altele, informații despre taxe, clienți, furnizori, stocuri, tranzacții și facturi. Sistemul SAF-T a fost testat în sistem pilot în ultimele luni din 2021, la contribuabilii mari care s-au oferit voluntari.

2. Ce entități sunt obligate să transmită fișierul SAF-T?

În esență, societățile. Așa cum reiese din normele SAF-T, vizate sunt societățile pe acțiuni, societățile în comandită pe acțiuni, societățile în comandită simplă, societățile în nume colectiv, societățile cu răspundere limitată sau societățile străine care sunt înregistrate la noi în scopuri de TVA. Însă lista cuprinde și alte tipuri de entități.

3. Ce entități NU au obligația de a transmite fișierul SAF-T?

Obligativitatea fișierului SAF-T NU se aplică, în esență, persoanelor fizice care desfășoară activități independente (PFA-uri, II-uri, IF-uri) sau anumitor profesioniști (avocați, notari, practicieni în insolvență). Pe listă mai sunt, de exemplu, asociațiile familiale, cabinetele medicale individuale, instituțiile publice și autoritățile administrative.

4. Deci, pentru cine devine obligatoriu fișierul SAF-T în 2022?

Pentru marii contribuabili, însă asta în două etape. De la 1 ianuarie 2022, transmiterea fișierului SAF-T e obligatorie pentru marii contribuabili care au fost încadrați la această categorie și în anul 2021 (și care, evident, rămân mai departe mari contribuabili). De la 1 iulie 2022, transmiterea fișierului SAF-T va fi obligatorie și pentru marii contribuabili care au intrat în această categorie de la 1 ianuarie 2022. Context: în pregătirea implementării SAF-T, Fiscul a actualizat pe final de 2021 regulile încadrării la categoria marilor contribuabili și a schimbat și lista marilor contribuabili.

5. Chiar toți contribuabilii mari depun fișierul SAF-T din 2022?

Unii nu depun fișierul SAF-T din 2022. Mai exact, băncile, IFN-urile, instituțiile financiare și asigurătorii încadrați (la 31 decembrie 2021) la categoria marilor contribuabili vor depune fișierul SAF-T abia de la 1 ianuarie 2023.

6. Și cu celelalte categorii de contribuabili ce se întâmplă - cei mijlocii și cei mici?

Transmiterea fișierului SAF-T va deveni obligatorie pentru contribuabilii mijlocii (încadrați astfel la 31 decembrie 2021) de la 1 ianuarie 2023, pe când obligația va interveni pentru contribuabilii mici de la 1 ianuarie 2025 (cei ce sunt încadrați astfel la 31 decembrie 2021). Ideea implementării treptate este tocmai pentru ca firmele cele mai numeroase (cele mici și cele medii) să învețe tot ce e știut despre SAF-T, din experiența marilor contribuabili, până să fie obligate să aplice și ele sistemul.

7. Bun, am înțeles ce se întâmplă cu firmele deja existente, dar cu cele nou-înființate de-acum în colo cum e?

Pentru contribuabilii nou-înregistrați sau nou-încadrați, obligația de a transmite fișierul SAF-T intervine de la momentul înregistrării sau încadrării, prin raportare, în funcție de dimensiune, la termenele de referință amintite mai sus (adică cele din anii 2022, 2023 și 2025).

8. Ce declarație se folosește și la ce termene se depune?

Perioada de raportare e stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - astfel, cei care au perioada la TVA luna vor transmite D406 tot lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul vor transmite D406 tot trimestrial. Cu toate acestea, firmele pentru care perioada la TVA este semestrul sau anul -- precum și firmele fără cod de TVA -- vor trebui să transmită D406 trimestrial. Termenul concret este ultima zi calendaristică a lunii de după perioada fiscală vizată (luna sau trimestrul). Raportarea lunară sau trimestrială este valabilă pentru toate informațiile din fișierul SAF-T, mai puțin secțiunea de stocuri și cea de active.

9. Deci, pentru partea de active și pentru partea de stocuri sunt alte termene de raportare?

Da. Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului, iar pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului (într-un termen de minimum 30 de zile).

10. Unde găsesc declarația 406 și documentația tehnică pentru ea? Există și vreun ghid de completare?

Toate informațiile necesare raportării fișierului de control fiscal se regăsesc pe o pagină specială de pe site-ul Fiscului. Acolo sunt formularul 406, documentația tehnică pentru SAF-T, precum și forma finală a ghidului pentru declarație. Pentru că este posibil ca Fiscul să actualizeze periodic fișierele respective, recomandabil este ca firmele să monitorizeze constant pagina indicată de pe www.anaf.ro.

11. Există o perioadă de grație?

Da, firmele au o perioadă de grație la primele raportări, astfel că nu riscă amendarea pentru întârzieri. Pentru contribuabilii obligați să transmită lunar fișierul SAF-T, perioada de grație este de șase luni pentru prima raportare, cinci luni pentru a doua raportare, patru luni pentru a treia raportare, trei luni pentru a patra raportare și două luni pentru a cincea raportare. Pentru contribuabilii obligați să transmită trimestrial fișierul SAF-T, perioada de grație e de trei luni pentru prima raportare.

12. Ce se întâmplă dacă am un volum de date mai mare decât dimensiunea maximă a fișierului SAF-T admisă de sistemele autorităților?

Firmele cu activitate economică mare trebuie să transmită declarația 406 în mai multe „tranșe”, adică să facă ceea ce se numește raportare modală. Aceasta intervine atunci când formularul 406 depășește dimensiunea maximă acceptată de platformele de raportare ale statului (www.anaf.ro și www.e-Guvernare.ro) - în prezent, conform ghidului indicat mai sus, această dimensiune maximă e de 500 MB.

13. Cum procedez dacă am contabilitatea externalizată?

Cei cu contabilitatea externalizată trebuie să caute cea mai bună variantă pentru a se achita de obligația de transmitere a fișierului standard de control fiscal, conform specialiștilor. Asta înseamnă să identifice la cine sunt informațiile necesare completării declarației 406 și să stabilească, de comun acord cu furnizorul de servicii contabile, o procedură adecvată de lucru.

14. Ce amenzi riscă o firmă în contextul introducerii sistemului SAF-T?

Este vorba de nedepunerea la termenele-limită, care se poate amenda cu o sumă cuprinsă între 1.000 și 5.000 de lei, dar și de depunerea incorectă ori incompletă, care se poate amenda cu o sumă cuprinsă între 500 și 1.500 de lei.

15. Cum procedez dacă mi-am dat seama că am greșeli în D406?

Există două situații în care riscul amendării dispare: fie dacă firmele corectează fișierul SAF-T până la termenul legal de depunere a următorului fișier, fie dacă firmele, ulterior termenului legal de depunere, corectează fișierul ca urmare a unui fapt neimputabil lor. Astfel, dacă se identifică greșeli, se depun rectificative. Prima declarație depusă pentru o anumită perioadă fiscală este considerată declarație inițială. Dacă ulterior se depun alte formulare vizând respectiva perioadă, acestea sunt considerate automat declarații rectificative. Rectificativa trebuie să includă atât informațiile din declarația inițială, cât și informațiile corectate.

16. Va înlocui SAF-T anumite declarații fiscale?

Raportarea fișierului SAF-T ar putea înlocui, pe viitor, anumite declarații fiscale - în special cele de TVA, dar și altele, spun specialiștii. Însă acest lucru se va întâmpla numai după ce trece o perioadă considerabilă de utilizare a declarației 406, pentru ca autoritățile să-și dea seama concret la ce declarații vechi se poate renunța.

17. Ce avantaje are sistemul SAF-T?

Referitor la principalele avantaje pe care companiile le vor avea după implementarea SAF-T, vorbim, în esență, de scurtarea inspecțiilor fiscale și de rambursarea mai rapidă a TVA-ului. Pentru stat, sistemul va ajuta cel puțin la reducerea pierderilor anuale din colectarea TVA-ului și la eficientizarea controalelor fiscale.

18. Unde pot urmări noutățile despre fișierul SAF-T?

Redacția noastră scrie periodic despre noutățile legate de sistemul SAF-T, articolele fiind disponibile într-o secțiune specială. Totodată, trebuie urmărită și pagina specială a sistemului SAF-T de pe www.anaf.ro, despre care am scris mai sus.