UPDATE: e-Factura: Pe facturile transmise în sistem se aplică sigiliul electronic al MF, nu semnătura electronică. Cum se diferențiază acestea?

În esență, ideea de semnătură electronică a MF este înlocuită, în textul OUG 120/2021, cu ideea de sigiliu electronic al MF, așa cum reiese din Legea 139/2022. Deși noul act normativ se aplică din 20 mai 2022, este incert, momentan, când va fi implementată măsura din punct de vedere tehnic.

Asta înseamnă că pe facturile electronice transmise de contribuabili în e-Factura se aplică, mai nou, sigiliul electronic al MF, nu semnătura electronică a MF. Practic, diferența dintre sigiliu și semnătură ține de entitatea căreia i se asociază acestea, pentru că semnătura electronică se asociază unei persoane fizice, în timp ce sigiliul electronic se asociază unei persoane juridice sau instituții publice. În cazul nostru, existența sigiliului electronic al MF pe o factură electronică garantează că suntem în posesia documentului original.

„Sigiliul electronic și semnătura electronică sunt realizate folosind aceleași mecanisme tehnice - certificatele digitale. Diferența este că o semnătură electronică poate fi asociată unei persoane fizice (ce poate fi reprezentantul legal al unei persoane juridice), în timp ce un sigiliu este asociat doar unei persoane/entităţi juridice. Ca terminologie, când este folosită semnătura electronică, spunem că documentul este semnat electronic, iar când este folosit sigiliul, spunem că documentul este sigilat electronic.

Semnătura electronică reprezintă actul de voință al unei persoane și este opozabilă acesteia (semnătura electronică calificată are aceleași efecte precum semnătura olografă), în timp ce sigiliul electronic garantează că un document a fost emis de o anumită organizație. Astfel, sigiliul electronic este un instrument de semnătură electronică destinat persoanelor juridice (companii şi organizaţii din sectorul privat, autorităţi şi instituţii ale statului) prin care acestea se protejează împotriva riscului ca documentele emise să fie falsificate/modificate de altcineva”, a explicat, la solicitarea avocatnet.ro, Veronica Mitroi, Director Business Unit Servicii de Încredere la certSIGN.

Tehnic vorbind, semnătura electronică și sigiliul electronic arată asemănător atunci când le găsim aplicate pe documente electronice. Atunci când verificăm un document, în cazul sigiliului apare numele instituției și este specificat că este aplicat un sigiliu electronic, pe când în cazul semnăturii apare numele unei persoane și este specificat că este aplicată o semnătură electronică.

Așadar, exemplarul original al facturii electronice transmise prin e-Factura este fișierul căruia i s-a aplicat sigiliul electronic al MF. Până acum, OUG 120/2021 făcea referire la semnătura electronică a MF.

„În situația în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută (...), se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. (...) Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor”, este precizat în noua lege.

O potențială problemă a actului normativ este că nu se indică în mod expres ce tip de sigiliu se aplică facturilor electronice din e-Factura. Dacă nu se folosește un sigiliu calificat, specialista spune că ar putea apărea unele dificultăți.

„Trebuie făcută o precizare: am remarcat că (...) nu se menţionează tipul sigiliului (calificat sau alt tip de sigiliu). În cazul în care MF va folosi un sigiliu calificat, validarea semnăturilor din facturi se va face automat, deoarece pentru sigiliile și certificatele calificate se utilizează listele de încredere emise la nivelul Uniunii Europene, conform Regulamentului eIDAS. Folosirea altui tip de sigiliu nu va permite validarea automată a semnăturilor, va genera erori și va produce confuzie pentru contribuabili, deoarece trebuie să aibă încredere într-un document ce apare ca nefiind de încredere”, a atras atenția Veronica Mitroi.