Trei îmbunătățiri implementate sau pregătite la e-Factura: Respingerea duplicatelor, transmiterea anexelor și autofacturarea

1. Duplicatele sunt respinse automat

Una dintre marile probleme descoperite de utilizatorii e-Factura este că uneori se ajungea la duplicarea sau chiar multiplicarea facturilor transmise în sistem. În acest sens, de câteva zile a fost implementată și o soluție - sistemul respinge automat facturile care au fost transmise deja.

„În aceea ce privește facturile transmise de mai multe ori în sistem, vă aduc o veste bună: a fost deja implementată soluția de respingere a facturilor duplicat”, a anunțat joi, la o conferință organizată de EY România, Doina Sandu, Consilier Superior, Biroul Elaborare Strategie și Informatizare, Unitatea de management a Informației, Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Informația a fost subliniată joi și printr-un comunicat de presă al Ministerului Finanțelor: „Din 16 ianuarie 2024, sistemul nu mai permite introducerea facturilor duplicat.”

Conform specialiștilor de la EY, problema duplicării (sau chiar multiplicării) facturilor transmise în sistem este una mai veche, dar aceasta s-a resimțit mai ales de la începutul anului 2024, după ce mai mulți operatori economici au început să folosească e-Factura.

„Asta este o veste extraordinară, pentru că, cel puțin în decursul ultimelor șase luni, acesta a fost unul dintre punctele critice ridicate de mediul de afaceri - cum ne asigurăm că, din eroare, nu încărcăm aceeași factură de mai multe ori în sistem, pentru că după aceea ar fi apărut probleme semnificative legate de modul de stornare. e-Factura este un canal de transmitere - emiterea XML-ului se întâmplă în prealabil la agentul economic și se încarcă ulterior în sistem”, a spus, la același eveniment, Georgiana Iancu, Partener și Coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală.

2. Anexele pot fi transmise în sistem dacă sunt încorporate în structura XML

Altă chestiune pe care autoritățile fiscale spun că au rezolvat-o este cea a anexelor de la facturile electronice. Potrivit reprezentantului ANAF, anexele trebuie încorporate în structura XML pentru a fi transmise în sistem (cine vrea asta, pentru că ele sunt opționale din perspectiva nevoilor autorităților).

„Atașamentul la factură este un element opțional în sistemul e-Factura. Dacă se alege opțiunea de a transmite documentele justificative sau atașamentele la factură prin sistem, condiția este ca acestea să fie încorporate în structura XML a facturii electronice”, a clarificat Doina Sandu.

Potrivit Georgianei Iancu, chestiunea este deja implementată și există operatori economici care au pus-o în practică: „Deci, acesta este modul în care ar trebui să citim acel ghid privind utilizarea e-Factura. Nu avem obligativitatea de a transmite toate documentele justificative prin e-Factura. Putem să le transmitem prin canalele de comunicare existente, însă, în măsura în care vrem să avem un pachet cu e-Factura XML și tot ce înseamnă documente justificative, atunci acestea vor fi integrate, din punct de vedere tehnic, în structura XML și ANAF a testat deja asta. Există agenți economici care își încarcă atașamentele prin e-Factura.”

Chestiunea transmiterii anexelor la facturile electronice în e-Factura era una dintre problemele semnalate de contribuabili. Specialiștii Deloitte România spuneau în noiembrie 2023 că încă se lucra la acest aspect.

3. În curând va fi posibilă și autofacturarea

În fine, a treia chestiune pe care o atingem în articolul de față încă este în lucru la nivelul autorităților. Însă cert este că în curând va fi posibilă transmiterea în e-Factura a facturilor emise de beneficiari în numele furnizorilor - altă chestiune semnalată de ceva vreme de specialiști.

„Dezvoltările avute în vedere vin ca urmare a solicitărilor din partea mediului de afaceri și vizează ajustarea unor procese și a unor drepturi în zona de primire a facturilor. Aici vorbim de facturile emise de către beneficiar în contul și pe seama furnizorului. Va fi implementată autofacturarea, cu dreptul de postare la cumpărător, nu la furnizor, astfel că facturile vor fi acceptate de sistem”, a declarat Doina Sandu de la ANAF, măsura fiind amintită și în comunicatul Ministerului Finanțelor, dar fără un termen concret.

„Și, atunci, înseamnă că avem vești bune și pentru societățile care utilizează această procedură de facturare în numele și pe seama funizorilor, în sensul în care cumpărătorii vor putea să încarce factura emisă în numele furnizorului în propriul cont din Spațiul Privat Virtual”, a precizat Georgiana Iancu de la EY.

Context: În relația B2B, în perioada 1 ianuarie - 30 iunie 2024, facturile trebuie doar raportate în e-Factura, dar se pot comunica și pe canalele clasice, conform Legii 296/2023. De la 1 iulie 2024, însă, e-Factura devine unicul canal de transmitere a facturilor în relația B2B. Nerespectarea termenelor de raportare în e-Factura poate fi amendată, însă nu în perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024, ci abia de la 1 aprilie.