Avantajele unei evidențe a timpului de lucru cât mai corecte

Angajatorii sunt obligați prin Codul muncii să țină o evidență zilnică a orelor de muncă prestate de salariați, obligația fiind reluată și în alte acte normative care reglementează relații aparte de muncă - cum este Legea internshipului. Indiferent de forma pe care o au evidențele, trebuie să includă neapărat ora de începere și ora de finalizare a muncii. De menționat că deși angajații pot fi desemnați să-și înregistreze orele de lucru sau, altfel spus, să se ponteze singuri, angajatorii rămân responsabili în continuare de aceste evidențe, așa cum prevede Codul muncii, ceea ce presupune oricum monitorizarea și păstrarea acestor înregistrări ale timpului de muncă - altfel spus, responsabilitatea „nu poate fi pasată” la angajați. 

Inspectorii de muncă cer inclusiv acordurile scrise cu privire la modul de ținere a evidențelor, atunci când legea prevede necesitatea unor atare acorduri - munca la domiciliu, telemunca sau în cazul salariaților mobili, de principiu. Cu acord scris sau nu, angajatorul nu poate „ține secret” modul de evidențiere a timpului de muncă în nicio situație, așa cum puncta Dan Năstase, consilier juridic specializat în relații de muncă, într-un material anterior. 

Pentru angajatori, implementarea unei politici clare de înregistrare a timpului de lucru este esențială, iar corectitudinea și transparența aduc multe beneficii. 

Vorbim, pe de o parte, de remunerarea corectă pe baza orelor înregistrate și evitarea suprapunerii unor drepturi greșite pe situațiile practice sau pontării eronate - să luăm câteva exemple:

• încadrarea corectă a absențelor de la muncă: de pildă, absențele pentru situațiile neprevăzute la care au dreptul angajații și care sunt plătite, cu recuperarea ulterioară conform acordului părților; înregistrarea lor ca absențe nemotivate sau motivate, dar fără plată reprezintă o încălcare a dreptului recunoscut chiar de Codul muncii; apropo de asta, am discutat într-un articol separat despre cât de importantă e distincția între orele suplimentare și orele de recuperare în cazul absențelor pentru aceste situații neprevăzute și despre cât de importante sunt pontajele în această discuție;
• efectuarea orelor suplimentare: de departe cel mai important aspect ce ar trebui reliefat în evidențele timpului de lucru e reprezentat de orele peste program; orice oră suplimentară trebuie să figureze în evidența timpului de lucru; o atenție deosebită ar trebui direcționată către angajații care lucrează de acasă, cu care evidența se ține oricum conform unui acord scris, deoarece în cazul acestora riscul de a ponta în minus ori în plus e cel mai mare; de reamintit că recompensarea orelor suplimentare prin oferirea de ore libere plătite, în mod corespunzător, este regula în ceea ce privește modul cum îi răsplătim pe angajați pentru acele ore peste program, pentru că doar așa își pot reface capacitatea de muncă; orele de recuperare, când angajatul termină programul mai repede sau are o zi întreagă de recuperat trebuie trecute în pontaje ca atare;
• respectarea repausului zilnic și săptămânal minim; 
• deplasările angajaților: în contractul individual de muncă trebuie precizat modul în care se desfășoară activitatea atunci când locul de muncă nu e fix și presupune și deplasări; pentru angajații mobili, evidența se ține tot în baza unui acord scris; 
• situația accidentelor de muncă: evidențele sunt deosebit de importante când vine vorba de accidentele de muncă sau de încadrarea unor evenimente ca atare;
• munca part time: evidențele sunt extrem de important în ceea ce privește limitarea prestării de ore peste norma convenită (munca suplimentară fiind interzisă aici).

Atenție! Încălcarea obligației de a ține evidența orelor de muncă poate fi  sancționată cu amendă cuprinsă între 1.500 și 3.000 de lei. Amenda e doar pentru evidențe în sine, dar ceea ce decurge din evidențele greșite sau necorespunzătoare realității atrage răspunderi de alte tipuri, în funcție de drepturile încălcate, inclusiv posibilitatea unor despăgubiri. Ca atare, evidențele de lucru nu ar trebui privite doar ca o formalitate cerută de lege, ci ca o formalitate ce poate fi extrem de utilă pentru a nu ajunge în situația de a datora sume de bani mult mai mari decât amenda de câteva mii de lei. 

O evidență precisă asigură plata corectă a salariilor, sporurilor, acordarea drepturilor prevăzute de lege pentru angajați, dar și consolidarea unei încrederi reciproce în relația cu angajații. O înregistrare corectă a orelor lucrate permite identificarea din timp a suprasolicitării angajaților și prevenirea consecințelor negative asupra sănătății. De pildă, dacă munca suplimentară ajunge să fie o constantă pentru unii dintre angajați, asta poate indica necesitatea de a reevalua norma de muncă, de a suplimenta schema de personal sau poate sugera faptul că angajatul nu e potrivit pentru locul de muncă tocmai din pricina timpului petrecut pe anumite sarcini.