Specialist: există dificultăți semnificative în obținerea formularelor A1, atât din punct de vedere al duratei, cât și al analizei criteriilor de eligibilitate

Despre emiterea cu dificultate a formularului A1 se plâng antreprenorii și consultanții lor încă de acum ceva ani. În 2021, de pildă, de la EY România aflam că CNPP refuza emiterile, deși acordase în trecut formularele unor solicitanți în fix aceleași condiții - explicația oferită de consultanți atunci era că autoritățile europene ar fi vrut să se asigure că salariații trimiși la muncă în străinătate beneficiază cu adevărat de condițiile trecute în legislația europeană.

Câțiva ani mai târziu, la început de 2024, mai precis, CNPP anunța operaționalizarea unui portal ce presupunea o procedură mult simplificată de obținere a formularelor A1. „RODPA1 promite o interconectare eficientă cu bazele de date ale instituțiilor cheie din România, precum ANAF, ONRC și Inspecția Muncii, pentru a oferi o experiență rapidă utilizatorilor săi. Aplicația va permite încărcarea cererilor online, pe platforma dedicată, evitând astfel deplasările și timpul pierdut în oficiile CNPP”, transmitea atunci instituția. 

Notă: Formularul A1 este un document extrem de important care atestă asigurarea unei persoane în sistemul de securitate socială din țara de origine, precum România, și faptul că legislația de securitate socială a acestei țări i se aplică în timp ce lucrează temporar în alte state membre ale Uniunii Europene. A1 este relevant atât pentru angajații detașați, cât și pentru cei care lucrează pe cont propriu, fiind valabil pentru o perioadă maximă de 24 de luni. 

Deși, teoretic, procesul de obținere a formularului A1 ar trebui să fie facil în contextul acestui portal, în practică, eliberarea acestuia durează foarte mult, uneori depășind chiar și zece luni. Aceste întârzieri afectează activitatea companiilor și creează incertitudine în practică, dat fiind faptul că acesta trebuie obținut înainte de plecarea salariaților detașați, a afirmat Gabriela Pleșa, fondatoare Global Mobility&Corporate Experts, invitată în cadrul unui eveniment recent organizat de avocatnet.ro pe tema detașărilor transfrontaliere. Chestiune confirmată, de altfel, și de alți participanți la eveniment. 

Sistemul electronic utilizat pentru eliberarea formularelor A1, RODA1, are algoritmi de verificare care nu permit identificarea specificului activității fiecărei companii, fiind, probabil, mult prea standardizat (una dintre condițiile analizate în eliberarea formularelor fiind legată de activitatea companiei - angajatorul care detașează lucrători salariați pe teritoriul altui stat membru desfășoară activitate semnificativa pe teritoriul României – fapt dovedit anterior prin prezentarea situațiilor financiare, a declarației privind cifra de afaceri si a contractelor de prestări servicii pe teritoriul României). Gabriela Pleșa a vorbit despre absența unui temei juridic solid pentru respingerea cererilor de emitere a formularelor A1, în special în cazul companiilor cu pluriactivitate, „analiza efectuată de CNPP fiind uneori eronată, mai ales în ceea ce privește companiile care desfășoară activitate industrială 100% pe teritoriul României și livrează produse către clienți din UE”. Altfel spus, se invocă faptul că nu există activitate relevantă în România, deși companiile au activitate semnificativă în țară.

La nivelul CNPP, spune specialistul, s-ar face o analiză a datelor fiscale în mod eronat concentrată pe declarația fiscală D300 (decontul de TVA) , formular utilizat pentru a declara TVA datorată în urma activităților economice desfășurate, fără a reflecta activitățile de producție efectuate exclusiv în România și livrarea producției, activitate care poate fi identificată prin declarația fiscala D394 (Declarație informativă privind livrările/prestările şi achizițiile efectuate pe teritoriul național, conform  Ordinului ANAF nr. 77/2022). Practic, singurul criteriu fiscal luat în considerare pentru determinarea activității semnificative a unei companii este originea TVA-ului. În practică însă, contextele economice ar fi mult mai complexe de atât, inclusiv din perspectiva tiparului de lucru și a sursei veniturilor (de pildă, sunt companii cu 100% activitate pe teritoriul României care au clienți doar din străinătate sau cu sursa unică de încasare  de la entități intra-grup).

Astfel, companiile întâmpină refuzuri repetate pentru obținerea formularelor A1, chiar și în situații în care îndeplinesc condițiile legale, iar răspunsurile primite de la CNPP nu sunt satisfăcătoare și nu clarifică motivele de refuz.

Refuzul eliberării formularelor A1 obligă companiile să facă demersuri de înregistrare/obținere a identificatorului fiscal pentru angajați și să plătească contribuții sociale în mai multe state membre UE, în contextul unor misiuni de detașare de scurtă durată, cu activitate profesională alternativă, atât în România, cât și în statele membre UE. Întârzierile de luni întregi în soluționarea cererilor generează nevoia unor explicații complicate atunci când vin organele de control din țările de detașare: „cum să le explicăm faptul că la noi durează atât, când sunt state unde formularul acesta se eliberează în 24 de ore?”, puncta Gabriela Pleșa în cadrul evenimentului avocatnet.ro. „Autoritățile române nu țin cont de specificul activității fiecărei companii, așa cum prevăd reglementările europene”, mai preciza aceasta.

Concret, spune Gabriela Pleșa, este destul de dificil de gestionat situația în care trebuie furnizate numeroase documente pentru a explica autorităților locale UE circumstanțele în care angajații provin, de exemplu, dintr-o companie de arhitectură/ management de proiecte industriale/ construcții/ IT , aflată în România, dar care are clienți majoritar sau exclusiv din afaceri externe. În plus, atunci când există necesitatea de a detașa angajații pentru perioade scurte, autoritățile locale nu consideră activitatea de producție sau alte activități profesionale desfășurate pe teritoriul României ca fiind relevante, atâta vreme cat informațiile din D300 indică sursa fiscală de încasare a veniturilor o sursă externă, chiar dacă pentru a realiza acea sursă de venit o parte semnificativă a activității angajaților se derulează pe teritoriul României.

Această situație creează dificultăți semnificative în a demonstra că activitatea desfășurată în România are o pondere considerabilă, conform cerințelor legale, conchide specialistul.

Puși față în față cu autoritățile din țările de detașare, antreprenorii au o singură soluție să nu fie sancționați: să prezinte dovada demersurilor întreprinse pentru obținerea formularului A1 (cererea cu semnătura electronică depusă în portalul CNPP, e-mailul de confirmare cu numărul de înregistrare al cererii, o copie a cererii încărcată în portalul CNPP). 

În anumite situații, pentru a evita sancțiunile severe aplicate în cadrul controalelor efectuate de autoritățile competente din statele membre UE, se solicită documente care să permită stabilirea procentului de activitate al angajaților pe teritoriul României, precum și determinarea dacă aceștia desfășoară activități semnificative în România în anumite intervale de referință (de regulă, între șase și 12 luni). Aceasta, explică Gabriela Pleșa pentru avocatnet.ro, are scopul de a elimina orice suspiciune de sustragere de la îndeplinirea obligațiilor de plată a contribuțiilor sociale în statele UE din partea companiilor românești cu activitate în aceste țări.